【Word 差し込み印刷まとめ】自分でできる!差し込み印刷4種類の方法

Word 差し込み印刷 まとめ💻まとめ集📖

こんにちはどこでもパソコン教室 四日市です。

今回の授業は、Word差し込み印刷の方法まとめて解説します!

Wordでできる『差し込み印刷』の便利さは分かります。

けれども、やり方を覚えるのが難しくて…。

そこで今回の授業は「差し込み印刷の方法」まとめました

リンクの詳細ページではお料理のレシピと同じように、図解入りで一歩ずつ手順を解説しています

いつも、パソコンに詳しい人を探したり、業者さんに頼んだりしていましたけれども、自分で挑戦してみます♪

差し込み印刷の一番の良さは、複数の宛先の手書きからの解放!です。

住所録と設定を一度しっかり作成すれば、あとは住所変更やデザインを部分的に修正するだけなので、メンテナンスも楽で末長く使用できます

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『差し込み印刷』とは

差し込み印刷について

🤔そもそも、差し込み印刷とは…

年賀状ソフトのように、あらかじめ作成しておいた住所録などのデータから、印刷するたびに情報を自動で差し込んでくれる機能です。

Wordでの設定場所は、下図のように[差し込み文書]タブ内にあります。

作業順序は基本的に一番左のグループから下記のように、グループを右へ辿たどっていくことで作業全体を把握しやすくなります。

[作成][差し込み印刷の開始][文書入力とフィールドの挿入][結果のプレビュー][完了]

Word 差し込み印刷 まとめ

差し込みできる情報

差し込みできる情報は基本的に次のものがあります。(作成した住所録の内容が反映されます。)

あいさつ文バーコード氏名連名敬称
会社部署役職電子メール_アドレス備考
郵便番号住所電話番号FAX番号 

使用できる「用紙の種類」

差し込み印刷に使う用紙を選びましょう!

使用できる用紙の種類は次のものがあります。

コピー用紙
はがき
封筒
ラベル

サイズも豊富もなうえ、自分で指定できる〝ユーザー設定〟もあります。

けれども、プリンターによって使用できる用紙が異なり、無理をして使用すると故障の原因にもなりますので、説明書などで確認するようにしましょう。

差し込み印刷とは別になりますけれども、Wordには「原稿用紙」の設定もあり、こちらも含めた用紙については下記で解説しています!

用紙について詳しくは、👇下記授業をご受講ください。

「住所録の作成」と「差し込みの設定」

差し込み印刷便利でになれる機能ですけれども、やはり何事も〝仕込み〟が必要です!

🎍お正月にゆっくり休むのために、年末に大掃除やおせち料理をがんばりますよね。
差し込み印刷も、これからののために「住所録の作成」という〝仕込み〟を頑張りましょう。 

住所録の作成に指定できるソフトウェアは次の3種類です。
パソコンにインストールされているソフトが使用できます。

Microsoft Word
Microsoft Excel
Microsoft Access

住所録は、さまざまな作成方法があります。

ここでは、差し込み印刷初心者の方でも実践しやすいように、「はがき宛名面印刷ウィザード」というWordにある設定を助けてくれる機能を使いながら住所録を作成する手順を解説しています。 

Excelなどで、ご自身ですでに作成している住所録を設定することもできます。

下図は「はがき宛名面印刷ウィザード」の使い方を解説したページの、「手順住所録の差し込みです。

ここで、次の住所録ファイルの中から選択することで、はがきと住所録がつながります

標準の住所録ファイル
既存の住所録ファイル
使用しない

差し込み印刷のための住所録の作り方

差し込み印刷の住所録作成手順について詳しくは、👇下記授業をご受講ください。

『あいさつ文』の挿入

複数の宛先に送るビジネス文書送付状お知らせなど、次のことでお困りではありませんか?

ビジネス文書向けの丁寧な「あいさつ文」自信がない…。
毎月送る書類の複数の「宛名」宛先ごとに手書きしていて大変…。

そんなときに役に立つ機能Wordにあります!

「あいさつ文の挿入」機能で、丁寧な時候の挨拶クリックで書くことができます!
さらに、本文はそのままで、宛先のみを印刷するたびに変える「宛名の差し込み印刷」もできます。

ビジネス文書の基本的な構成は次の通りで、赤文字の箇所にあいさつ文を挿入できます

宛先」は差し込み印刷の設定ができます。

発信日宛先差出人件名頭語あいさつ文
起こし言葉本文結び言葉結語記書き 

Word 差し込み印刷・レター

あいさつ文と宛名を差し込む方法について詳しくは、👇下記授業をご受講ください。

『はがき印刷』「宛名面」と「文面」の作成方法

はがき宛名面印刷ウィザード

はがき宛名差し込み印刷といえば、年賀状」「暑中見舞いですね。

Wordには、「はがき宛名面印刷ウィザード」という、対話形式で魔法のようにはがき宛名面の設定ができる機能があります。

対話形式とは、画面の質問に対して、クリックまたは入力で答えるという形で、設定をサポートしてくれる機能です。

いずれのはがきも、スタート ゴール!の手順で進むと完成します。

はがき宛名面印刷ウィザード

はがき宛名面印刷ウィザードでは、次の4種類の宛名面作成ができます。

年賀/暑中見舞い
通常はがき
エコーはがき
往復はがき

はがき宛名面印刷ウィザード

「はがき宛名面印刷ウィザード」の使い方について詳しくは、👇下記授業をご受講ください。
  はがき宛名面作成手順を、はがき4種類の種類ごとに解説しています!

はがき宛名面のレイアウト調整 ➡ 印刷

「はがき宛名面印刷ウィザード」で宛名面を作成すると、基本的な出来上がりになります。

すると、次のような問題が出てきます。

不要なフィールドがある
必要なフィールドがない
位置がずれている
文字の大きさを変えたい
住所録が差し込まれていない

 
そこで必要となる作業は、

フィールドの削除
フィールドの挿入
フィールドの位置調整
Word普段使っている機能で調整
宛名に住所録を差し込む

 
下図のように、丁寧にレイアウトの調整をします

差し込み印刷・はがき宛名面

そして、レイアウトが完成したら、いよいよ印刷です!

結果のプレビュー」で確認 テスト印刷 本番印刷 👉 完成!となります。

差し込み印刷・はがき宛名面

★「はがき宛名面印刷ウィザード」で設定後に必要な、はがき宛名面のレイアウトの調整 印刷方法について詳しくは、👇下記授業をご受講ください。

はがき文面印刷ウィザード

Wordには、はがき文面の作成をサポートしてくれる「はがき文面印刷ウィザード」もあります。

題字イラストあいさつ文を使って、クリックだけで作成できますし、図形や写真を挿入して、お好みのオリジナルデザインもできます!

作成できる文面は次の4種類です。

年賀状
暑中/残暑見舞い
招待状
その他の挨拶状

はがき文面印刷ウィザード

Wordではがき文面を作成するメリットは、使い慣れている機能で編集できることです。

フォント、フォントサイズ
文字の効果と体裁
写真や図形、テキストボックスの挿入
オブジェクトの移動 etc…

上記の機能などを使うと、下図のようなオリジナル作品も作れます!

はがき文面印刷ウィザード

「はがき文面印刷ウィザード」の使い方について詳しくは、👇下記授業をご受講ください。

 

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『封筒の宛名印刷』「縦書き」「横書き」どちらも作成できます

毎月のように送る、封筒の宛名を手書きしていませんか?

封筒も年賀状ソフトのように、住所録から差し込み印刷ができます。

選択できるサイズは40種類以上あり、さらに自分でできる〝ユーザー設定〟もあります。

けれども、プリンターによって使用できるサイズが異なりますので、説明書などで確認するようにしましょう。

差し込み印刷ウィザードでは、封筒の宛名は横書きしかありません
けれども、縦書きにしたいときもありますよね。 

そこで、ここまでの横書き 👉 縦書きに変更する形でご紹介します。

題して!
〝横書きバージョン〟〝縦書きバージョン〟どちらも作ってしまおう作戦!』です。
(そのまんまやん🤭)

封筒と住所録がつながっているため、そのまま活用できます。

封筒の差し込み印刷の手順について詳しくは、👇下記授業をご受講ください。

『ラベル印刷』「宛名ラベル」「名刺」「名札」も作れます!

ラベル印刷は、「やってみたいけど、よく分からないからあきらめていました…。」
とおっしゃる受講生様が多くいらっしゃいます。

できるようになられると、お仕事からプライベートまで、宛名ラベル・名刺・名札など、ざまな場面で活用されています!

ラベル印刷も、差し込み印刷ウィザードがありますのでサポートしてもらいながら作成しましょう!

「ラベル印刷」宛名・名刺・名札の作成手順について詳しくは、👇下記授業をご受講ください。

宛名ラベル

ラベルシールなどに印刷した宛名ラベルは、はがき封筒宅配物に貼り付けるなど幅広い用途があります。

作成手順は次の通りです。

宛名ラベルの差し込み印刷の手順

1. 差し込み印刷のための住所録を作成
2. ラベル用紙の種類とサイズを選択
3. 差し込み印刷ウィザードで住所録を差し込む
4. 書式と位置を設定して体裁を整える
5. 宛名ラベルの内容をすべてのラベルに反映する
6. テスト印刷と本番印刷

Word 差し込み印刷 まとめ

宛名ラベルの作成手順について詳しくは、👇下記授業をご受講ください。

名刺

差し込み印刷とは少し違いますけれども、ラベル印刷機能を使って、名刺の作成もできます!

😅ちょっと個性が強いかもしれませんけれども、下図のような名刺も作成できます。

差し込み印刷・ラベル

この名刺で使用しているオブジェクト(画像・図形など)は次の5種類です。
お料理の材料のようなものですね。🍖🐡🥬

差し込み印刷・ラベル

作成手順は次の通りです。

名刺作成の手順

1. ラベル用紙の種類とサイズを選択
2. 名刺をデザインする
3. デザインをすべてのラベルに反映する
4. テスト印刷と本番印刷

あなただけの名刺を作成してみましょう!

名刺の作成手順について詳しくは、👇下記授業をご受講ください。

名札

宛名の差し込み印刷 + 名刺作成でのデザインで、名札も作成できます!

メンバー変更があったときも、ラベル本体の修正は必要なく住所録を変更するだけでOK!です。

作成手順は次の通りです。

名札作成の手順

1. 差し込み印刷のための住所録を作成
2. ラベル用紙の種類とサイズを選択
3. 差し込み印刷ウィザードで住所録を差し込む
4. 氏名フィールドの挿入デザインをする
5. デザインをすべてのラベルに反映する
6. テスト印刷と本番印刷

差し込み印刷・ラベル

名札の作成手順について詳しくは、👇下記授業をご受講ください。

 

まとめ

今回の授業は、Word差し込み印刷の方法まとめて解説しました!

あいさつ文はがき印刷封筒ラベル差し込み印刷が、すべて同じ住所録でできます

用途に合わせて、それぞれ別の住所録を差し込むこともできます

「やり方を覚えなくては、、、」と、ご自身にプレッシャーをかけなくても、「このページを見ながら作れば大丈夫!」と、ご安心いただければと思いまとめました。

ご活用いただければ幸いです♪

😄ご受講お疲れさまでした

 

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