【ファイルの保存方法】名前を付けて保存・上書き保存・別名で保存の使い分け3種類!

ファイルの保存方法💻PCの"困った😔"を安心・楽しい😄へ!
この記事は約13分で読めます。

ファイルの「名前を付けて保存」「上書き保存」の違い

がよく分かりません…

実は、今回の授業でご紹介する『ファイルの保存方法』3種類を理解されると、大切なファイルの“名前”と“場所”を自在に保存できるようになります!

せっかく作成したファイルを保存し忘れて、もう一回作り直したことがあります。😅

私も、6時間かけて作成した文書を、保存を忘れていて消してしまったということが2回もあります。😱

保存の大切さが身に染みています~。

 

今回の授業では、WordExcelPowerPoint 共通で使用できる
『ファイルの保存方法』3種類と、さらに番外編としまして「図として保存」という“技”もご紹介しますので、どうぞ最後までご受講ください!

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新規ファイルに名前を付けて保存する

初めて名前を付けるとき

いきなりですけれども、赤ちゃんが生まれたら名前をつけますよね。👶🐶😺

ファイル📄も、生まれたら名前を付けてあげましょう!


★ファイル新規作成のショートカットキー
Ctrl+Nを活用していきましょう!☟


新規ファイル
名前を付けて保存する方法を、Wordで解説します!

  1. 新規ファイルを作成しましたら、[ファイル]タブ🖱クリックします。
     
    ファイルの保存方法


  2. [名前を付けて保存]🖱クリックします。
    すると、次のような保存できる場所が表示されます。

    <保存できる場所>
    最近使ったアイテム……最近使用したフォルダが表示されます。
    OneDrive*……クラウド(インターネット)に保存できるサービスです。
     *OneDriveについて詳しくは、こちらをご参考ください。☞Microsoft|楽しもうOffice OneDriveとは
    このPC……上記「最近使ったアイテム」とほぼ同じ表示です。
    場所の追加……保存場所を追加して、クラウドに保存できるようにします。
    参照……「名前を付けて保存」ダイアログボックスが起動します。

    ファイルの保存方法

  3. <保存できる場所>の中から、今回は[参照]🖱クリックしましょう。
    「名前を付けて保存」ダイアログボックスが起動しますので、保存したい場所を指定します。

    今回は、デスクトップにある「名前を付けて保存しました!」フォルダに、名前を付けて保存します!というファイル名で保存します。

    次の手順で指定しましょう

    1. 保存する場所を選択します。
    2. 保存するフォルダ「名前を付けて保存しました!」🖱ダブルクリックして開きます。
    3. ファイルに名前名前を付けて保存します!を付けます。
    4.保存]ボタンを🖱クリックします。

    ファイルの保存方法


  4. 名前を付けてファイルの保存ができました!
    ファイルの「タイトルバー」にも、付けた名前「名前を付けて保存します!」が表示されています。
    ファイルの保存方法 
「同じ場所」「同じファイル名」を付けて保存することはできません。
1文字でも違えば、保存できますよ!

連番だけ変えて同じ名前を付けたいときの“プチ技”

ドラマの“シリーズもの”などは、番号だけ変えて、同じ名前を付けたいですよね。

上記、💡POINTでもお伝えしたように、
「同じ場所」「同じファイル名」を付けて保存することはできません。

このような時、「名前を付けて保存」ダイアログボックスを起動してから、
次の手順で一部分のみ入力し直すだけなので、“楽に”名前を付けることができます。

1. 保存場所を指定した後、付けたい名前に近いファイル名を🖱クリックします。
2. ダイアログボックスの「ファイル名」にいったんそのファイル名が入ります。
3. ファイル名の一部を変えます
4.[保存]ボタンを🖱クリックして完了です!

ファイルの保存方法

上書き保存とその復元方法

上書き保存方法

名前を付けて保存したファイルの編集をがんばって進めていて、
そのファイルが何かの拍子に……⁉ 消えた😭という経験はありませんか?

私も何度もあります……😅

そこで、編集中にコンスタントにしていただきたいのが“上書き保存”です。

上書き保存とは、ファイル名を変更せずに、編集内容をその時点の状態で上書きして保存する機能です。

上書き保存の手順を、Excelで解説します!

  1. 「男女別総人口推移」を2014年~2019年の6年間作成したいと思います。

    新規ファイルにデータの半分、2014年~2016年まで入力して、デスクトップにある「名前を付けて保存しました!」フォルダに、「総人口推移」いう名前を付けて保存しました。

    ファイルの保存方法※データはこちらを参考にしています。☞ 統計局HP/人口推計(2019年(令和元年)10月1日現在)


  2. 編集を進めて、2019年まで入力しました。
    上書き保存したいと思います。左上の[上書き保存]ボタンを🖱クリックでOK!です。

    もう1つ、次の手順でも上書き保存できます

    1.[ファイル]タブ🖱クリックします。
    2.[上書き保存]🖱クリックします。

    ファイルの保存方法 


     
    上書き保存は、編集前編集後ファイル名は同じです。
    ファイルの保存方法

上書き保存のショートカットキー

コンスタントに実行していきたい“上書き保存”には、便利なショートカットキーがあります。

Ctrl+Sです。Sは”Save”を意味します。

上書き保存ショートカットキーですけれども、ファイルを新規作成直後で、名前を付けて保存する前にCtrl+Sを押すと、「名前を付けて保存」ダイアログボックスが起動します。

赤ちゃん👶🐶😺も、ファイル📄も、生まれたら名前を付けてあげましょうということですね。

 ショートカットキーCtrl+Sの実践的な使い方を解説しています!お時間のある時にどうぞご受講ください。☟

上書き保存後の復元

便利な上書き保存ですけれども、間違って保存してしまったときに、諦めていませんか?

実は、前の状態に戻す方法があります!

いくつかある上書き保存後の復元方法のうち、簡単にできる2種類をご紹介していますので、
詳しくはこちらをご受講ください。☟

別名で保存する

別の名前を付けて保存するという、機能名としては「別名で保存」という方法があります。

たとえば、支店別の売上報告をしたいときに、支店ごとにファイルを新規作成していたら、とても時間がかかってしまいます

そこで、基礎となるテンプレートを作成しておいて、そこにデータを入力します。

ここで気を付けなければならないのが、そのまま上書き保存をしてしまうと、別の支店のデータを入力するたびに、毎回データを消去しなければならないということです。

そこで、「別名で保存」することで、テンプレートはそのまま次の入力がスムーズに行えます
 

別名で保存する手順を、PowerPointで解説します!

  1. 支店」「支店」「支店」の売上報告書を作成します。

    まず、新規で支店名やデータは未入力「支店別売上報告書テンプレート」を作成して、名前を付けて保存します。

    上記「新規ファイルに名前を付けて保存する」と同じ手順で、デスクトップ「名前を付けて保存しました!」フォルダに保存しましょう。

    ファイルの保存方法


  2. 「支店別売上報告書テンプレート」直接「支店」のデータを入力します。

    支店」のデータを入力していますけれども、ファイル名は「支店別売上報告書テンプレート」のままです。

    ファイルの保存方法


  3. デスクトップにある「名前を付けて保存しました!」フォルダに、支店売上報告書」という名前を付けて保存しましょう。

    すると、入力をしていた「支店別売上報告書テンプレート」とは別に、支店売上報告書」ができました。

    ファイルの保存方法


  4. 続いて、同じように「支店別売上報告書テンプレート」に入力をして、支店売上報告書」「支店売上報告書」も作成しましょう。
  5. 最終的に、次の4つのファイルが出来上がりました。

    支店別売上報告書テンプレート
    支店売上報告書
    支店売上報告書
    支店売上報告書

    このように、テンプレートから別名で保存することで、作業効率UPはもちろんですけれども、資料全体の統一化もできます!

    ファイルの保存方法

名前を付けて保存のショートカットキー

別名で保存のときに使用する“名前を付けて保存”には、ファンクションキーF12が便利です。

 F12キーについて詳しくは、ぜひこちらをご受講ください。☟

番外編:「図として保存」をしてみましょう!

保存方法の番外編としまして、「図として保存」をご紹介します。
図の扱うことのお好きな方へおすすめな機能です!

図の種類は、図形、アイコン、テキストボックスなどがあり、組み合わせてグループ化することができます
けれども、コピー・貼り付け移動拡大・縮小をすると、形が崩れてしまうことがあります。

そこで、次の方法で「図」として貼り付けると、形が崩れてしまうことを防げます
さらに、「図として保存」することで、他のファイルでも使用できるようになります!

  1. 好きな図形などを組み合わせてみましょう。
    今回は、角丸四角形テキストボックスを組み合わせて、パソコンのキーを作りました。
    ファイルの保存方法


  2. 拡大すると、図形と文字のバランスが崩れてしまいます
     
    ファイルの保存方法


  3. 図形をすべて選択して、次の手順で一旦、図として貼り付けます
    拡大しても、図形と文字のバランスが崩れません

    🖱右クリックコピー(マウスの位置をずらして)🖱右クリック「図」

    ファイルの保存方法


  4. 「図」を他のファイルでも使用できるように、次の手順で「図として保存」します。
    ファイルの保存方法

    1.「図」を選択して、🖱右クリックします。
    2.表示されたメニューの中から「図として保存」🖱クリックします。
    3.「名前を付けて保存」ダイアログボックスが起動します。
    4.「ファイルの種類」を選択します。
     (「JPEGファイル インターチェンジ形式」がバランスが良くておすすめです。)
    5.「ファイル名」を付けます。
    6.保存🖱クリックします。
     

さまざまなファイルで、あなたが作成した、オリジナルの図を活用してみましょう!

挿入した図の扱い方に困ったときは、ぜひ下記の方法をご参考ください。

 文字列と図の関係を自由に扱える方法について、詳しくはこちらをご受講ください。☟


 思うように図がつかめないときの対処法について詳しくはこちらをご受講ください。☟

まとめ

今回の授業は、「保存」「上書き保存」「別名で保存」の実践的な使い方について解説しました。

  • 新規ファイルに名前を付けて保存
  • 上書き保存
  • 別名で保存して、テンプレートファイルを保持する
  • 番外編:図として保存

頑張って作成した、大切な作品や書類が泡と消えた…..。o○っとなりませんように、
特に、上書き保存は、気づいたタイミングでコンスタントに実行されるといいですね。
 

大切な作品やデータを、パソコンの故障や買い替え時に備えて、
外付けハードディスクにも保存されることをおすすめしています!

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