【ファイルの保存方法】「名前を付けて保存」「上書き保存」「別名で保存」の使い分け!

ファイルの保存方法💻PCの"😔困った"を"😄安心・楽しい"へ!

こんにちはどこでもパソコン教室 四日市です。

今回の授業は、『ファイルの保存方法』3種類とその実用的な使い方を解説します!

<ファイルの保存方法3種類>

  1. 名前を付けて保存
  2. 上書き保存
  3. 別名で保存

番外編:あなたの作品図として保存
 他のファイルでも保存した図を使用できるようになる

ファイルの「名前を付けて保存」「上書き保存」の違い

がよく分かりません…

実は、今回の授業で解説します『ファイルの保存方法』3種類を理解されますと、大切なファイルの〝名前〟〝場所〟を自在に保存できるようになれます

ファイルの保存をうっかり忘れてしまって、もう一回作り直したことが何度もありますねー。😅

私も、6時間かけて作成した文書を、保存を忘れて消してしまったっということが2回あります。(←1回でりてない…😅)

保存の大切さが身に染みています~。

今回の授業では、WordExcelPowerPoint 共通で使用できる
『ファイルの保存方法』3種類と、さらに番外編としまして「図として保存」という〝技〟も解説します。

どうぞ最後までご受講ください

ファイルもお部屋の収納と同じように、「この名前のフォルダーには○○ファイルをしまっておこう」など、大切に整理整頓できますね

スポンサーリンク

新規ファイルは「名前を付けて保存」する

初めて名前を付けるとき

赤ちゃんが生まれたら名前を付けますよね。👶🐶😺

📄ファイルも生まれたら名前を付けてあげましょう!

新規ファイル作成ショートカットキー CtrlNを活用していきましょう。

 
新規ファイル
名前を付けて保存する方法を、Wordで解説します!

  1. 新規ファイルを作成しましたら、[ファイル]タブ🖱クリックします。
     
    ファイルの保存方法


  2. [名前を付けて保存]🖱クリックします。
     
    すると、次のような保存できる場所が表示されます。

    <保存できる場所>
    最近使ったアイテム……最近使用したフォルダーが表示されます。
    OneDrive*……クラウド(インターネット)に保存できるサービスです。
    OneDriveについて詳しくは、こちらをご参考ください。👉Microsoft|楽しもうOffice OneDriveとは
    このPC……上記「最近使ったアイテム」とほぼ同じ表示です。
    場所の追加……保存場所を追加して、クラウドに保存できるようにします。
    参照……「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されます。

    ファイルの保存方法

  3. <保存できる場所>の中から、今回は[参照]🖱クリックしましょう。
     
    「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されますので、保存したい場所を指定します。

    今回は、デスクトップにある「名前を付けて保存しました!」フォルダー名前を付けて保存します!というファイル名で保存します。

    次の手順で指定しましょう
     
    ファイルの保存方法

    1.保存する場所を選択します。
    2.保存するフォルダー「名前を付けて保存しました!」🖱ダブルクリックして開きます。
    3.ファイルに名前名前を付けて保存します!を付けます。
    4.保存ボタンを🖱クリックします。

  4. 名前を付けてファイルの保存ができました。
     
    タイトルバーにも、付けた名前「名前を付けて保存します!が表示されています。
     
    ファイルの保存方法 
「同じ場所」「同じファイル名」で保存することはできません。
1文字でも違えば保存できますよ!

連番だけを変えて同じ名前を付けたいときの〝プチ技〟

ドラマの〝シリーズもの〟などは、番号だけを変えて同じ名前を付けたいですよね。

上記💡 POINT」でもお伝えしましたように、「同じ場所」「同じファイル名」を付けて保存することはできません

このような時、「名前を付けて保存」ダイアログボックスを表示してから、次の手順で一部分のみ入力し直すだけなので〝楽に〟名前を付けることができます。

ファイルの保存方法

1.保存場所を指定した後、付けたい名前に近いファイル名🖱クリックします。
2.ダイアログボックスの「ファイル名」一旦同じファイル名が入ります
3.「ファイル名」一部を変えます
4.保存ボタンを🖱クリックします。
5.連番を作成できました。

「上書き保存」の方法と間違えて保存してしまったときの「復元」方法

上書き保存方法

名前を付けて保存したファイルの編集作業中、ファイルが何かの拍子に……⁉😭消えた。。。

という経験はありませんか?(私は何度もあります……😅)

そこで、編集中にコンスタントに実行していただきたいのが〝上書き保存〟です。

上書き保存とは、「ファイル名」を変更せず編集内容をその時点の状態で上書きして保存する機能です。

上書き保存の手順を、Excelで解説します!

  1. 「男女別総人口推移」2014年~2019年の6年間を作成したいと思います。
     
    新規ファイルにデータの半分、2014年~2016年まで入力して、デスクトップ「名前を付けて保存しました!」フォルダー「総人口推移」いう名前を付けて保存します。
     
    ファイルの保存方法※データはこちらを参考にしています。👉 統計局HP/人口推計(2019年(令和元年)10月1日現在)


  2. 編集を進めて、2019年まで入力しました。
     
    上書き保存したいと思います。
    左上の[上書き保存]ボタンを🖱クリックでOK!です。
     
    ファイルの保存方法
    他にも、次の手順上書き保存できます。

    1.[ファイル]タブ🖱クリックします。
    2.[上書き保存]🖱クリックします。

     
    上書き保存は、編集前編集後ファイル名は同じです。
     
    ファイルの保存方法

上書き保存のショートカットキー

コンスタントに実行していきたい〝上書き保存〟には、便利なショートカットキーがあります。

 CtrlSです。Sは”Save”を意味します。

上書き保存ショートカットキーですけれども、ファイルを名前を付けて保存する前にCtrlSを押すと、「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されてファイル名のつけ忘れを防いでくれます。

👶🐶😺赤ちゃんも、📄ファイルも、生まれたら名前を付けてあげましょう!ということですね。
 

ショートカットキー  CtrlSの、
実践的な使い方を解説しています!

上書き保存後の復元

便利な上書き保存ですけれども、間違って保存してしまったときに諦めていませんか?

実は、前の状態に戻す方法があります!

いくつかある上書き保存後の復元方法のうち、簡単にできる2種類をご紹介していますので、
詳しくはこちらをご受講ください。👇

 

🍵ちょっと一息🍡
👩‍🏫パソコンインストラクターが選ぶ
〝パソコンライフお役立ちグッズ〟
日常的に保存に使用することで、パソコンの買い替え時故障に備えてバックアップにもなる「外付けハードディスク」です。

「別名で保存」する

別の名前を付けて保存するという、「別名で保存」という方法があります。

手順は名前を付けて保存と同じです。

例えば、支店別の売上高報告をしたいときに支店ごとにファイルを新規作成していたら、とても時間がかかってしまいます

そこで、基礎となるテンプレートを作成しておいて、そこにデータを入力します。

ここで気を付けなければならないのが、そのまま上書き保存をしてしまうと、別の支店のデータを入力するたびに毎回データを消去しなければならないということです。

「別名で保存」することで、テンプレートはそのままで続きの入力がスムーズに行えます

別名で保存する手順を、PowerPointで解説します!

  1. 支店」「支店」「支店」売上高報告書を作成します。

    新規で支店名やデータは未入力「支店別売上高報告書テンプレート」を作成して名前を付けて保存します。

    上項目「新規ファイルに名前を付けて保存する」と同じ手順で、デスクトップ「名前を付けて保存しました!」フォルダーに保存しましょう。
     
    ファイルの保存方法


  2. 「支店別売上高報告書テンプレート」直接「支店」のデータを入力します。
     
    支店」のデータを入力していますけれども、ファイル名「支店別売上高報告書テンプレート」のままです。
     
    ファイルの保存方法


  3. デスクトップにある「名前を付けて保存しました!」フォルダーに、支店売上高報告書」という名前を付けて保存しましょう。
     
    すると、入力をしていた「支店別売上高報告書テンプレート」とは別に支店売上高報告書」ができました。
     
    ファイルの保存方法


  4. 他の支店も同じように「支店別売上高報告書テンプレート」に入力をして、支店売上高報告書」「支店売上高報告書」を作成しましょう。
  5. 最終的に、次の4つのファイルが出来上がりました。

    支店別売上高報告書テンプレート
    支店売上高報告書
    支店売上高報告書
    支店売上高報告書

    このように、テンプレートから別名で保存することで作業効率UPはもちろん資料のファイル名全体の統一化もできます!
     
    ファイルの保存方法

名前を付けて保存のショートカットキー

別名で保存のときに使用する〝名前を付けて保存〟には、ファンクションキー F12が便利です。

F12キーについて詳しく解説しています。

番外編:「図として保存」をしてみましょう!

保存方法の番外編としまして、WordPowerPointでできる「図として保存」をご紹介します。

図を扱うことの好きな方オススメの機能です!

図の種類は、図形アイコンテキストボックスなどがあり、組み合わせて〝グループ化できます。

けれども、コピー・貼り付け移動拡大・縮小をすると形が崩れてしまうことがあります。

そこで、「図」として貼り付けすることで形が崩れてしまうことを防ぎ、さらに「図として保存」すると他のファイルでも使用できるようになります!

今回は、図形(四角形:角を丸くする)テキストボックス組み合わせてキーボードのキーを作ってみたいと思います。

👇「図」として貼り付け「図として保存」を実際に一緒にやってみましょう。

  1. 次の順に🖱クリックして、図形四角形:角を丸くするを挿入します。

    「挿入」タブ 「図」グループ [図形][四角形:角を丸くする]

    ファイルの保存方法


  2. 次の順に🖱クリックして、図形任意の書式を設定します。

    「描画ツール|図形の書式」タブ 「図形のスタイル」グループ [図形の塗りつぶし][図形の枠線][図形の効果]
    <今回の設定>
    図形の塗りつぶし薄い緑
    図形の枠線枠線なし
    図形の効果面取り▶角度

    ファイルの保存方法


  3. テキストボックスを挿入「Ctrl」と入力して任意の書式を設定します。

    <今回の設定>
    フォントHGP創英角ゴシックUB
    文字の塗りつぶしオレンジ、アクセント2、黒+基本色50%
    図形の枠線…枠線なし

    ファイルの保存方法

    テキストボックスの挿入方法など、詳しく解説している授業です。

  4. 図形テキストボックスを選択して、次の順に🖱クリックして位置を中央に揃えます

    「描画ツール|図形の書式」タブ 「配置」グループ [配置][左右中央揃え][上下中央揃え]

    ファイルの保存方法※少しずれてしまう場合は、選択して矢印キーで微調整できます。


  5. 図形テキストボックスを選択して、次の順に🖱クリックして1つの図形にします。

    「描画ツール|図形の書式」タブ 「配置」グループ [グループ化]

    ファイルの保存方法


  6. 「○」ハンドルを外向きに🖱ドラッグして拡大すると、図形と文字のバランスが崩れてしまいます
    ファイルの保存方法


  7. 図形をすべて選択して、次の手順で一旦図として貼り付けます

    🖱右クリック [コピー](マウスの位置をずらして)🖱右クリック 「図」

    ファイルの保存方法


  8. 「○」ハンドルを外向きに🖱ドラッグして拡大しても図形と文字のバランスが崩れなくなります
    ファイルの保存方法


  9. 「図」他のファイルでも使用できるように次の手順「図として保存」します。
     
    ファイルの保存方法

    1.「図」を選択して、🖱右クリックします。
    2.表示されたメニューの中から「図として保存」🖱クリックします。
    3.「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されます。
    4.「ファイルの種類」を選択します。
     (「JPEGファイル インターチェンジ形式」がバランスが良くておすすめです。)
    5.「ファイル名」を付けます。
    6.[保存]🖱クリックします。

さまざまなファイルで、あなたが作成したオリジナルの図を活用してみましょう!

Officeソフトで背景の削除ができます。
削除後は、図として保存しましょう。

 
挿入した図の扱い方に困ったとき
は、ぜひ下記の授業で解説している方法をお試しください。

文字列と図の関係を自由に扱える方法を解説しています。

 

まとめ

今回の授業は、『ファイルの保存方法』3種類とその実用的な使い方を解説しました!

おさらいをしましょう。

  1. 新規ファイルは、名前を付けて保存
  2. 名前が付いているファイルは、上書き保存
  3. 名前が付いているファイル別名で保存して、テンプレートファイルを保持 

番外編あなたの作品図として保存
 他のファイルでも保存した図を使用できるようになる

頑張って作成した、大切な作品や書類が泡と消えた…..。o○っとなりませんように、とくに上書き保存は、気づいたタイミングでコンスタントに実行されるといいですね。

😄ご受講お疲れさまでした

 

\抜群の価格競争力と製品の信頼性で高い支持あり/
デルオンラインストア
デル株式会社
\パソコントラブル全国対応!最短即日で駆けつける/
ドクター・ホームネット
仕組みを理解すると、自信をもってパソコンを選べます💻💡
 ★スキルを活かして働き方を選べる時代です★ 

パソコンスキルを身に付けて、ステップアップ就・転職副業フリーランスを目指しませんか
当教室での授業が、皆様のスキルアップの一助となれましたら幸いです

アルバイト・パート 派遣社員 正社員 契約社員 フリーランスと、さまざまな働き方の経験を持ちます私から、働き方の選択肢をご紹介します

【すべて『登録無料』/就・転職サイト・エージェントは「利用も無料」、副業・フリーランスは「システム利用料が必要」】
 👇各サービスの詳細は、下記のリンクを💻クリック or 📱タップでご覧いただけます。
企業の評判、口コミ就活ノート転職会議で企業情報を見極めながら活動する
転職活動サポート:職務経歴書の作成からプロの手厚いサポートが受けられる JAC Recruitment、自分の市場価値を見いだしてフィットしたオファーを受け取る ミイダス
派遣・紹介予定派遣マイナビスタッフ派遣のお仕事探しはジョブリンクで、希望やスキルに合ったお仕事を紹介してもらう
副業・フリーランスランサーズクラウドワークスでクラウドソーシングや在宅ワークをする
女性のお仕事探し:はたらく選択肢の幅が広い女性に寄り添う お仕事探し・求人紹介 ラシーク
リゾートバイト【リゾートバイト.net】で、リゾートホテル、旅館、スキー場、農家、キャンプ場、テーマパークなどさらに視野と行動範囲を広げる

お仕事でパソコン操作に困られたときは、当教室サイト「どこでもパソコン教室 四日市」をまた見に来てくださいね。一緒に頑張りましょう

コメント

タイトルとURLをコピーしました