こんにちは！どこでもパソコン教室 四日市です。
今回の授業は、『ファイルの保存方法』3種類とその実用的な使い方を解説します！
＜ファイルの保存方法3種類＞
- 名前を付けて保存
- 上書き保存
- 別名で保存
♦ 番外編：あなたの作品を図として保存。
他のファイルでも「図として保存」した図を使用できるようになる
ファイルの「名前を付けて保存」と「上書き保存」の違い
がよく分かりません…？
実は、今回の授業で解説します『ファイルの保存方法』3種類を理解されますと、大切なファイルの〝名前〟と〝場所〟を自在に保存できるようになれます！
ファイルの保存をうっかり忘れてしまって、もう一回作り直したことが何度もありますねー😅
私も、6時間かけて作成した文書を保存を忘れて消してしまった！っということが2回あります。（←1回で懲りてない…😅）
保存の大切さが身に染みています～。
今回の授業では、Word・Excel・PowerPoint 共通で使用できる
『ファイルの保存方法』3種類と、さらに番外編としまして「図として保存」という〝技〟も解説します。
どうぞ最後までご受講ください！
ファイルもお部屋の収納と同じように「この名前のフォルダーには○○ファイルをしまっておこう」など、大切に整理整頓できますね♪
新規ファイルは『名前を付けて保存』する
初めて名前を付けるとき
赤ちゃんが生まれたら名前を付けますよね。👶🐶😺
📄ファイルも生まれたら名前を付けてあげましょう！
新規ファイルに名前を付けて保存する方法を、Wordで解説します！
- 新規ファイルを作成しましたら、［ファイル］タブを🖱クリックします。
- ［名前を付けて保存］を🖱クリックします。
すると、次のような保存できる場所が表示されます。＜保存できる場所＞
● 最近使ったアイテム……最近使用したフォルダーが表示されます。
● OneDrive*……クラウド（インターネット上）に保存できるサービスです。
＊OneDriveについて詳しくは、こちらをご参考ください👉 Microsoft 公式サイト：OneDrive とは – 楽しもう Office
● このPC……上記「最近使ったアイテム」とほぼ同じ表示です。
● 場所の追加……保存場所を追加して、クラウドに保存できるようにします。
● 参照……「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されます。
- ＜保存できる場所＞の中から、今回は［参照］を🖱クリックしましょう。
「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されますので、保存したい場所を指定します。今回は、デスクトップにある「名前を付けて保存しました！」フォルダーに「名前を付けて保存します！」というファイル名で保存します。
次の手順で指定しましょう。
1⃣ 保存する場所を選択します。
2⃣ 保存するフォルダー「名前を付けて保存しました！」を🖱ダブルクリックして開きます。
3⃣ ファイルに名前「名前を付けて保存します！」を付けます。
4⃣［保存］ボタンを🖱クリックします。
- 名前を付けてファイルの保存ができました。
タイトルバーにも、付けた名前「名前を付けて保存します！」が表示されています。
1文字でも違えば保存できますよ！
連番だけを変えて同じ名前を付けたいときの〝プチ技〟
ドラマの〝シリーズもの〟などは、番号だけを変えて同じ名前を付けたいですよね。
上記「💡 POINT」でもお伝えしましたように、「同じ場所」に「同じファイル名」を付けて保存することはできません。
このような時、「名前を付けて保存」ダイアログボックスを表示してから、次の手順で一部分のみ入力し直すだけなので〝楽に〟名前を付けることができます。
2⃣ ダイアログボックスの「ファイル名」に一旦同じファイル名が入ります。
3⃣「ファイル名」の一部を変えます。
4⃣［保存］ボタンを🖱クリックします。
5⃣ 連番を作成できました。
『上書き保存』の方法と間違えて保存してしまったときの「復元」方法
上書き保存方法
名前を付けて保存したファイルの編集作業中、ファイルが何かの拍子に……⁉ 😭消えた。。。
という経験はありませんか？（私は何度もあります……😅）
そこで、編集中にコンスタントに実行していただきたいのが〝上書き保存〟です。
上書き保存とは、「ファイル名」を変更せずに編集内容をその時点の状態で上書きして保存する機能です。
上書き保存の手順を、Excelで解説します！
- 「男女別総人口推移」を2014年～2019年の6年間を作成したいと思います。
新規ファイルにデータの半分2014年～2016年まで入力して、デスクトップの「名前を付けて保存しました！」フォルダーに「総人口推移」という名前を付けて保存します。
※データはこちらを参考にしています。👉 統計局HP/人口推計（2019年（令和元年）10月1日現在）
- 編集を進めて、2019年まで入力しました。
上書き保存したいと思います。
左上の［上書き保存］ボタンを🖱クリックでOK！です。
他にも、次の手順で上書き保存できます。1⃣［ファイル］タブを🖱クリックします。
2⃣［上書き保存］を🖱クリックします。
上書き保存は、編集前も編集後もファイル名は同じです。
上書き保存のショートカットキー
コンスタントに実行していきたい〝上書き保存〟には、便利なショートカットキーがあります。
Ctrl＋Sです。Sは”Save”を意味します。
上書き保存のショートカットキーですけれども、ファイルを名前を付けて保存する前にCtrl＋Sを押すと、「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されてファイル名のつけ忘れを防いでくれます。
👶🐶😺赤ちゃんも、📄ファイルも、生まれたら名前を付けてあげましょう！ということですね。
実践的な使い方を解説しています！
上書き保存後の復元
便利な上書き保存ですけれども、間違って保存してしまったときに諦めていませんか？
実は、前の状態に戻す方法があります！
いくつかある上書き保存後の復元方法のうち簡単にできる2種類をご紹介していますので、
詳しくはこちらをご受講ください。👇
👩🏫パソコンインストラクターが選ぶ！〝パソコンライフお役立ちグッズ〟
外付けハードディスク「バッファロー HD-TDA6U3-B」
• 日常的に保存に使用することで、パソコンの買い替え時や故障に備えてバックアップ
• 地上デジタルの録画時間に例えると約720時間可能の6TB。
• 幅×高さ×奥行は 114×33×171mm
『別名で保存』する
別の名前を付けて保存するという、「別名で保存」という方法があります。
手順は名前を付けて保存と同じです。
例えば、支店別の売上高報告をしたいときに、支店ごとにファイルを新規作成していたらとても時間がかかってしまいます。
そこで、基礎となるテンプレートを作成しておいて、そこにデータを入力します。
ここで気を付けなければならないことは、そのまま上書き保存をしてしまうと、別の支店のデータを入力するたびに毎回データを消去しなければならないということです。
「別名で保存」することで、テンプレートはそのままで続きの入力がスムーズに行えます。
別名で保存する手順を、PowerPointで解説します！
- 「松支店」「竹支店」「梅支店」の売上高報告書を作成します。
新規で支店名やデータは未入力の「支店別売上高報告書テンプレート」を作成して名前を付けて保存します。
上項目「新規ファイルに名前を付けて保存する」と同じ手順で、デスクトップの「名前を付けて保存しました！」フォルダーに保存しましょう。
- 「支店別売上高報告書テンプレート」に直接「松支店」のデータを入力します。
「松支店」のデータを入力していますけれども、ファイル名は「支店別売上高報告書テンプレート」のままです。
- デスクトップにある「名前を付けて保存しました！」フォルダーに、「松支店売上高報告書」という名前を付けて保存しましょう。
すると、入力をしていた「支店別売上高報告書テンプレート」とは別に「松支店売上高報告書」ができました。
- 他の支店も同じように「支店別売上高報告書テンプレート」に入力をして、「竹支店売上高報告書」「梅支店売上高報告書」を作成しましょう。
- 最終的に、次の4つのファイルが出来上がりました。
● 支店別売上高報告書テンプレート
● 松支店売上高報告書
● 竹支店売上高報告書
● 梅支店売上高報告書このように、テンプレートから別名で保存することで、作業効率UPはもちろん資料のファイル名全体の統一化もできます！
名前を付けて保存のショートカットキー
別名で保存のときに使用する〝名前を付けて保存〟には、ファンクションキー F12が便利です。
番外編：「図として保存」をしてみましょう！
保存方法の番外編としまして、WordとPowerPointでできる「図として保存」をご紹介します。
図を扱うことの好きな方にオススメの機能です！
図の種類は、図形・アイコン・テキストボックスなどがあり、組み合わせて〝グループ化〟できます。
けれども、コピー・貼り付け、移動、拡大・縮小をすると形が崩れてしまうことがあります。
そこで、「図」として貼り付けすることで形が崩れてしまうことを防ぎ、さらに「図として保存」すると他のファイルでも使用できるようになります！
今回は、図形（四角形：角を丸くする）とテキストボックスを組み合わせて、キーボードのキーを作ってみたいと思います。
👇「図」として貼り付けと「図として保存」を実際に一緒にやってみましょう。
- 次の箇所を順に🖱クリックして、図形の四角形：角を丸くするを挿入します。
●「挿入」タブ ➡「図」グループ ➡［図形］➡［四角形：角を丸くする］
- 次の箇所を順に🖱クリックして、図形に任意の書式を設定します。
●「描画ツール｜図形の書式」タブ ➡「図形のスタイル」グループ ➡［図形の塗りつぶし］［図形の枠線］［図形の効果］＜今回の設定＞
• 図形の塗りつぶし…薄い緑
• 図形の枠線…枠線なし
• 図形の効果…面取り▶角度
- テキストボックスを挿入、「Ctrl」と入力して任意の書式を設定します。
＜今回の設定＞
• フォント…HGP創英角ゴシックUB
• 文字の塗りつぶし…オレンジ、アクセント2、黒＋基本色50％
• 図形の枠線…枠線なし
テキストボックスの挿入方法など、詳しく解説している授業です。 -
図形とテキストボックスを選択して、次の箇所を順に🖱クリックして位置を中央に揃えます。
●「描画ツール｜図形の書式」タブ ➡「配置」グループ ➡［配置］➡［左右中央揃え］［上下中央揃え］
※少しずれてしまう場合は、選択して矢印キーで微調整できます。
- 図形とテキストボックスを選択して、次の箇所を順に🖱クリックして1つの図形にします。
●「描画ツール｜図形の書式」タブ ➡「配置」グループ ➡［グループ化］
- 「○」ハンドルを外向きに🖱ドラッグして拡大すると、図形と文字のバランスが崩れてしまいます。
- 図形をすべて選択して、次の手順で一旦図として貼り付けます。
● 🖱右クリック ➡［コピー］➡（マウスの位置をずらして）🖱右クリック ➡「図」
- 「○」ハンドルを外向きに🖱ドラッグして拡大しても図形と文字のバランスが崩れなくなります。
- 「図」を他のファイルでも使用できるように、次の手順で「図として保存」します。
1⃣「図」を選択して、🖱右クリックします。
2⃣ 表示されたメニューの中から「図として保存」を🖱クリックします。
3⃣「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されます。
4⃣「ファイルの種類」を選択します。
（※「JPEGファイル インターチェンジ形式」がバランスが良くておすすめです。）
5⃣「ファイル名」を付けます。
6⃣［保存］を🖱クリックします。
さまざまなファイルで、あなたが作成したオリジナルの図を活用してみましょう！
削除後は、図として保存しましょう。
挿入した図の扱い方に困ったときは、ぜひ👇下記の授業で解説している方法をお試しください。
まとめ
今回の授業は、『ファイルの保存方法』3種類とその実用的な使い方を解説しました！
おさらいをしましょう。
- 新規ファイルは、名前を付けて保存
- 名前が付いているファイルは、上書き保存
- 名前が付いているファイルを別名で保存して、テンプレートファイルを保持
♦ 番外編：あなたの作品を図として保存。
他のファイルでも「図として保存」した図を使用できるようになる
頑張って作成した大切な作品や書類が泡と消えた…😭っとなりませんように、とくに上書き保存は気づいたタイミングでコンスタントに実行されるといいですね。
😄ご受講お疲れさまでした！
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