【ファイルの保存方法】「名前を付けて保存」「上書き保存」「別名で保存」の使い分け!

ファイルの保存方法💻PCの"😔困った"を"😄安心・楽しい"へ!
この記事は約14分で読めます。

こんにちはどこでもパソコン教室 四日市です。

今回の授業は、『ファイルの保存方法』3種類とその実用的な使い方を解説します!

<ファイルの保存方法3種類>

  1. 名前を付けて保存
  2. 上書き保存
  3. 別名で保存

ファイルの「名前を付けて保存」「上書き保存」の違い

がよく分かりません…

実は、今回の授業でご紹介する『ファイルの保存方法』3種類を理解されますと、大切なファイルの〝名前〟〝場所〟を自在に保存できるようになれます

せっかく作成したファイルを保存し忘れて、もう一回作り直したことがあります。😅

私も、6時間かけて作成した文書を、保存を忘れて消してしまったっということが2回あります。(←1回でりていない…😅)

保存の大切さが身に染みています~。

今回の授業では、WordExcelPowerPoint 共通で使用できる
『ファイルの保存方法』3種類と、さらに番外編としまして「図として保存」という〝技〟もご紹介します。

どうぞ最後までご受講ください

ファイルも部屋の収納と同じように、「この名前のフォルダーには○○ファイルをしまっておこう」など、大切に整理整頓ができますね

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新規ファイルは「名前を付けて保存」する

初めて名前を付けるとき

いきなりですけれども、赤ちゃんが生まれたら名前をつけますよね。👶🐶😺

📄ファイルも、生まれたら名前を付けてあげましょう!


★ファイル新規作成のショートカットキー
Ctrl+Nを活用していきましょう!👇


新規ファイル
名前を付けて保存する方法を、Wordで解説します!

  1. 新規ファイルを作成しましたら、[ファイル]タブ🖱クリックします。
     
    ファイルの保存方法


  2. [名前を付けて保存]🖱クリックします。
    すると、次のような保存できる場所が表示されます。

    <保存できる場所>
     最近使ったアイテム……最近使用したフォルダーが表示されます。
     OneDrive*……クラウド(インターネット)に保存できるサービスです。
    OneDriveについて詳しくは、こちらをご参考ください。☞Microsoft|楽しもうOffice OneDriveとは
     このPC……上記「最近使ったアイテム」とほぼ同じ表示です。
     場所の追加……保存場所を追加して、クラウドに保存できるようにします。
     参照……「名前を付けて保存」ダイアログボックスが起動します。

    ファイルの保存方法

  3. <保存できる場所>の中から、今回は[参照]🖱クリックしましょう。
    「名前を付けて保存」ダイアログボックスが起動しますので、保存したい場所を指定します。

    今回は、デスクトップにある「名前を付けて保存しました!」フォルダーに、名前を付けて保存します!というファイル名で保存します。

    次の手順で指定しましょう

    1. 保存する場所を選択します。
    2. 保存するフォルダー「名前を付けて保存しました!」🖱ダブルクリックして開きます。
    3. ファイルに名前名前を付けて保存します!を付けます。
    4.保存ボタンを🖱クリックします。

    ファイルの保存方法


  4. 名前を付けてファイルの保存ができました!
    ファイルの「タイトルバー」にも、付けた名前「名前を付けて保存します!」が表示されています。
    ファイルの保存方法 
「同じ場所」「同じファイル名」を付けて保存することはできません。
1文字でも違えば保存できますよ!

連番だけ変えて同じ名前を付けたいときの〝プチ技〟

ドラマの〝シリーズもの〟などは、番号だけ変えて、同じ名前を付けたいですよね。

上記、💡 POINT」でもお伝えしましたように、「同じ場所」「同じファイル名」を付けて保存することはできません。

このような時、「名前を付けて保存」ダイアログボックスを起動してから、次の手順で一部分のみ入力し直すだけなので、〝楽に〟名前を付けることができます。

1. 保存場所を指定した後、付けたい名前に近いファイル名を🖱クリックします。
2. ダイアログボックスの「ファイル名」にいったんそのファイル名が入ります。
3. ファイル名の一部を変えます
4.[保存]ボタンを🖱クリックして完了です!

ファイルの保存方法

「上書き保存」と間違えて保存してしまったときの復元方法

上書き保存方法

名前を付けて保存したファイルの編集をがんばって進めていて、そのファイルが何かの拍子に……⁉😭消えた。という経験はありませんか?

私は何度もあります……😅

そこで、編集中にコンスタントにしていただきたいのが〝上書き保存〟です。

上書き保存とは、ファイル名を変更せずに、編集内容をその時点の状態で上書きして保存する機能です。

上書き保存の手順を、Excelで解説します!

  1. 「男女別総人口推移」を2014年~2019年の6年間作成したいと思います。

    新規ファイルにデータの半分、2014年~2016年まで入力して、デスクトップにある「名前を付けて保存しました!」フォルダーに、「総人口推移」いう名前を付けて保存しました。

    ファイルの保存方法※データはこちらを参考にしています。☞ 統計局HP/人口推計(2019年(令和元年)10月1日現在)


  2. 編集を進めて、2019年まで入力しました。
    上書き保存したいと思います。左上の[上書き保存]ボタンを🖱クリックでOK!です。

    もう1つ、次の手順でも上書き保存できます

    1.[ファイル]タブ🖱クリックします。
    2.[上書き保存]🖱クリックします。

    ファイルの保存方法


     
    上書き保存は、編集前編集後ファイル名は同じです。
    ファイルの保存方法

上書き保存のショートカットキー

コンスタントに実行していきたい〝上書き保存〟には、便利なショートカットキーがあります。

Ctrl+Sです。Sは”Save”を意味します。

上書き保存ショートカットキーですけれども、ファイルを新規作成直後で、名前を付けて保存する前にCtrl+Sを押すと、「名前を付けて保存」ダイアログボックスが起動します。

👶🐶😺赤ちゃんも、📄ファイルも、生まれたら名前を付けてあげましょう!ということですね。
 

ショートカットキー  Ctrl+Sの、
実践的な使い方を解説しています!

上書き保存後の復元

便利な上書き保存ですけれども、間違って保存してしまったときに、諦めていませんか?

実は、前の状態に戻す方法があります!

いくつかある上書き保存後の復元方法のうち、簡単にできる2種類をご紹介していますので、
詳しくはこちらをご受講ください。👇

 

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「別名で保存」する

別の名前を付けて保存するという、機能名としては「別名で保存」という方法があります。

たとえば、支店別の売上報告をしたいときに、支店ごとにファイルを新規作成していたら、とても時間がかかってしまいます

そこで、基礎となるテンプレートを作成しておいて、そこにデータを入力します。
 

ここで気を付けなければならないのが、そのまま上書き保存をしてしまうと、別の支店のデータを入力するたびに、毎回データを消去しなければならないということです。

「別名で保存」することで、テンプレートはそのまま次の入力がスムーズに行えます

別名で保存する手順を、PowerPointで解説します!

  1. 支店」「支店」「支店」の売上報告書を作成します。

    まず、新規で支店名やデータは未入力「支店別売上報告書テンプレート」を作成して、名前を付けて保存します。

    上記「新規ファイルに名前を付けて保存する」と同じ手順で、デスクトップ「名前を付けて保存しました!」フォルダーに保存しましょう。

    ファイルの保存方法


  2. 「支店別売上報告書テンプレート」直接「支店」のデータを入力します。

    支店」のデータを入力していますけれども、ファイル名は「支店別売上報告書テンプレート」のままです。

    ファイルの保存方法


  3. デスクトップにある「名前を付けて保存しました!」フォルダーに、支店売上報告書」という名前を付けて保存しましょう。

    すると、入力をしていた「支店別売上報告書テンプレート」とは別に、支店売上報告書」ができました。

    ファイルの保存方法


  4. 続いて、同じように「支店別売上報告書テンプレート」に入力をして、支店売上報告書」「支店売上報告書」も作成しましょう。
  5. 最終的に、次の4つのファイルが出来上がりました。

    支店別売上報告書テンプレート
    支店売上報告書
    支店売上報告書
    支店売上報告書

    このように、テンプレートから別名で保存することで、作業効率UPはもちろんですけれども、資料全体の統一化もできます!

    ファイルの保存方法

名前を付けて保存のショートカットキー

別名で保存のときに使用する〝名前を付けて保存〟には、ファンクションキーF12が便利です。
 

F12キーについて詳しく解説しています。

番外編:「図として保存」をしてみましょう!

保存方法の番外編としまして、「図として保存」をご紹介します。
図の扱うことのお好きな方オススメの機能です!

図の種類は、図形、アイコン、テキストボックスなどがあり、組み合わせてグループ化することができます

けれども、コピー・貼り付け移動拡大・縮小をすると、形が崩れてしまうことがあります。

そこで、次の方法で「図」として貼り付けると、形が崩れてしまうことを防げます

さらに、「図として保存」することで、他のファイルでも使用できるようになります!

  1. 好きな図形などを組み合わせてみましょう。
    今回は、角丸四角形テキストボックスを組み合わせて、パソコンのキーを作りました。
    ファイルの保存方法


  2. 拡大すると、図形と文字のバランスが崩れてしまいます
     
    ファイルの保存方法


  3. 図形をすべて選択して、次の手順で一旦、図として貼り付けます
    拡大しても、図形と文字のバランスが崩れません

    🖱右クリックコピー(マウスの位置をずらして)🖱右クリック「図」

    ファイルの保存方法


  4. 「図」を他のファイルでも使用できるように、次の手順で「図として保存」します。
    ファイルの保存方法

    1.「図」を選択して、🖱右クリックします。
    2.表示されたメニューの中から「図として保存」🖱クリックします。
    3.「名前を付けて保存」ダイアログボックスが起動します。
    4.「ファイルの種類」を選択します。
     (「JPEGファイル インターチェンジ形式」がバランスが良くておすすめです。)
    5.「ファイル名」を付けます。
    6.保存🖱クリックします。

 
さまざまなファイルで、あなたが作成したオリジナルの図を活用してみましょう!

Officeソフトで背景の削除ができます。
削除後は、図として保存しましょう。

 
挿入した図の扱い方に困ったとき
は、ぜひ下記の授業で解説している方法をご参考ください。

文字列と図の関係を自由に扱える方法を解説しています。

 

まとめ

今回の授業は、『ファイルの保存方法』3種類とその実用的な使い方を解説しました!

おさらいをしましょう。

  1. 新規ファイルは、名前を付けて保存
  2. 名前が付いているファイルは、上書き保存
  3. 名前が付いているファイル別名で保存して、テンプレートファイルを保持 

 番外編ご自身の作品図として保存
 他のファイルでも保存した図を使用できるようになる

頑張って作成した、大切な作品や書類が泡と消えた…..。o○っとなりませんように、特に、上書き保存は、気づいたタイミングでコンスタントに実行されるといいですね。

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