こんにちは！どこでもパソコン教室 四日市です。
今回の授業は、「はがき宛名面のレイアウト」と「差し込む住所録」の作成後、いよいよ最終作業となります印刷『差し込み印刷・はがき宛名面』を解説します！
前回の授業での住所録作成は、宛先入力がなかなか大変でした…😅
今回の授業で、実際に差し込み印刷をすることで、住所録作成の苦労が報われますよ。
なぜなら、複数の宛先の印刷が、ボタンを2回押すだけでできてしまうからです！
あと、宛名面をプレビューで見ると、表示されていない項目もありますけれど…？
項目（フィールド）の追加・削除や位置の調整方法も、図解入りで丁寧に解説しますので、ご安心ください♪
住所録の差し込み確認
2.【差し込み印刷の住所録の作り方】
この順で作成できていれば、すでに住所録の差し込みが完了しています。
確認してみましょう！
「結果のプレビュー」で確認
住所録の差し込みが完了していれば、［結果のプレビュー］ボタンを🖱クリックするたびに、フィールド名表示と実際の印刷表示が切り替わります。
◆［差し込み文書］タブ ➡［結果のプレビュー］グループ ➡［結果のプレビュー］
［結果のプレビュー］グループにある他のツールの機能も見てみましょう。
- A.「先頭・前・次・最後」…住所録内を移動して、表示を変更できます。
- B.「宛先の検索」➡「フィールド内検索」…住所録内を検索できます。
- C.「エラーのチェック」➡「エラーの確認方法」…エラーの出たときに対処を選択します。
住所録が差し込まれていなかったら？宛名に住所録を差し込む方法
もしも、住所録が差し込まれていなかったり、使用する住所録を変更したいという場合は、次の方法で設定しましょう！
- ［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［宛先の選択］➡［既存のリストを使用］を🖱クリックします。
- 「データファイルの選択」ダイアログボックスが起動します。
1. 使用したい住所録を選択します。
2.［開く］を🖱クリックします。
はがき宛名面のフィールドの削除・追加・位置調整
フィールドの削除
不要なフィールドは、Delete or Back space で削除します。
今回は、プライベート用の年賀状として、会社情報のフィールドを削除します。
- 文字を削除：
🖱クリックで、文字の前後いずれかに「|」カーソルを置いて、Delete or Back space を押します。
- テキストボックスを削除：
枠を🖱クリックで選択して、Delete or Back space を押します。
フィールドの挿入
宛名面に必要なフィールドは、［差し込みフィールドの挿入］ボタンを🖱クリックして、表示されるリストのフィールド名を🖱クリックして挿入します。
- 今回は、《連名》の左側に《電子メールアドレス》を挿入します。
《連名》から改行して挿入する場所を作り、「|」カーソルを置きます。
- ［差し込み文書］タブ ➡［文章入力とフィールドの挿入］グループ ➡［差し込みフィールドの挿入］➡［電子メール_アドレス］の順に🖱クリックすると、挿入されます。
フィールドの位置調整2つの方法
Wordの普段使っている機能で調整
宛名面はテキストボックスになっていますので、拡大・縮小・移動など、Word自体の機能で調整できます。
下図では《氏名》と“様”がかくれています。
《電子メール_アドレス》のフォントサイズもちょっと大きめです。
以下の調整をしました。
●テキストボックスを拡大・移動
●フォントサイズを調整
レイアウトの微調整
「レイアウトの微調整」という機能もあります。
テスト印刷した後、ずれている位置をミリ単位で調整できます。
- ［はがき宛名面印刷］タブ ➡［編集］グループ ➡［レイアウトの微調整］を🖱クリックします。
- 「レイアウト」ダイアログボックスが起動します。
- テスト印刷の結果を見ながら「縦位置」と「横位置」を再現します。
- ［印刷位置の調整値を保存する］に、🖱クリックで✔チェックを入れます。
- ［OK］を🖱クリックします。
再度、テスト印刷をして、ピッタリと位置が揃えば調整完了です！
差し込み印刷の最終手順 ➡ 完成！
いよいよ印刷本番です！ ここまでくれば、あと一歩で完成です。
●［はがき宛名面印刷］タブ ➡［印刷］グループ ➡［すべて印刷］ボタン ➡「プリンターに差し込み」ダイアログボックスの［OK］を🖱クリック ☞ 完成！
●さらに、印刷に便利な機能をご紹介します。
◆［はがき宛名面印刷］タブ ➡［データ］グループ
A. 先頭のレコード・前のレコード・次のレコード・最後のレコード
オーディオ機器の早送り・巻き戻しのように、🖱クリックで住所録内を移動できます。
B. フィールド/値の表示（結果のプレビュー）
🖱クリックするたびに、フィールド名表示と実際の印刷表示が切り替わります。
◆［はがき宛名面印刷］タブ➡［印刷］グループ
C. 表示中のはがきを印刷
🖱クリックすると「印刷」ダイアログボックスが起動して、表示中のはがきをすぐに印刷できます。
D. すべて印刷
「プリンターに差し込み」という画面が表示されます。
“すべて印刷”というボタンですけれども、印刷したい範囲の設定もできます。
E. 新規文書へ差し込み
「新規文書へ差し込み」という画面が表示されます。
選択した範囲をはがきの表示で、ずらっとWordの新しい文書に差し込んで縦に並びます。
設定保存後、次回起動時に表示されるメッセージについて
差し込み印刷の設定をした文書ファイルを保存して、次にファイルを開いたときに、
「この文書を開くと、次のSQLコマンドが実行されます。」
というメッセージが表示されて、「どうしたらいいですか！！」と驚いて質問される方が多くいらっしゃいます。😅
大丈夫です！安心してください。😄
メッセージをよく見ると、頑張って作成した住所録のファイル名があります。
見覚えはありませんか？
つまり、「住所録ファイルを差し込みますけれどいいですか？」と聞いてきているということなのです。
ぜひとも、［はい］を🖱クリックしてあげましょう！
※ファイル名に見覚えがないときは、確認してから選択するようにしましょう。
まとめ
今回の授業は、「はがき宛名面のレイアウト」と「差し込む住所録」の作成後、いよいよ最終作業となります印刷『差し込み印刷・はがき宛名面』を解説しました！
2.【差し込み印刷の住所録の作り方】
■この順で作成できていれば、すでに住所録の差し込みが完了していますので、確認してみましょう。
●［差し込み文書］タブ ➡［結果のプレビュー］グループ ➡［結果のプレビュー］
■確認したところ、もしも住所録が差し込まれていなかったり、使用する住所録を変更したいという場合は、次の方法で設定しましょう。
●［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［宛先の選択］➡［既存のリストを使用］の順に🖱クリック
●続いて、「データファイルの選択」ダイアログボックスが起動、使用したい住所録を選択して、［開く］を🖱クリック
■はがき宛名面の、フィールド体裁（バランス）を整える方法は4つあります。
●フィールドの削除
●フィールドの挿入
●フィールドの位置調整
・Wordの普段使っている機能で調整
・「レイアウトの微調整」機能を使う
■差し込み印刷の出力は3種類+1あります。
●表示中のはがきを印刷
●すべて印刷
✓すべて印刷機能の中に、範囲を指定できる機能もあります
●新規文書へ差し込み
今回ご紹介した内容で、住所録の差し込む方法とその確認ができるようになります。
そして「はがき宛名面印刷ウィザード」で設定したあとの、あなただけのオリジナルになる宛名配置の方法！となります。
手順を丁寧に踏んでいくと、必ずできるようになれますので、ぜひ、挑戦してみましょう！
😄ご受講お疲れさまでした！
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