前回の授業での住所録作成は、宛先入力がなかなか大変でした…😅
今回の授業で、実際に差し込み印刷をすることで、住所録作成の苦労が報われますよ。
なぜなら、複数の宛先の印刷が、ボタンを2回押すだけでできてしまうからです！
あと、宛名面をプレビューで見ると、表示されていない項目もありますが？
項目（フィールド）の追加・削除や位置の調整方法も、図解入りで丁寧に解説しますので、ご安心ください♪
住所録の差し込み確認
1.【はがき宛名面印刷ウィザード】
2.【差し込み印刷の住所録の作り方】
この順で作成できていれば、すでに住所録の差し込みが完了しています。
確認してみましょう！
「結果のプレビュー」で確認
住所録の差し込みが完了していれば、[結果のプレビュー]ボタンを🖱クリックするたびに、
フィールド名表示と実際の印刷表示が切り替わります。
◆[差し込み文書]タブ ➡[結果のプレビュー]グループ ➡[結果のプレビュー]
[結果のプレビュー]グループにある他のツールの機能も見てみましょう。
- A.「先頭・前・次・最後」…住所録内を移動して、表示を変更できます。
- B.「宛先の検索」➡「フィールド内検索」…住所録内を検索できます。
- C.「エラーのチェック」➡「エラーの確認方法」…エラーの出たときに対処を選択します。
住所録が差し込まれていなかったら？宛名に住所録を差し込む方法
もしも、住所録が差し込まれていなかったり、使用する住所録を変更したいという場合は、
次の方法で設定しましょう！
- [差し込み文書]タブ ➡[差し込み印刷の開始]グループ ➡ [宛先の選択]
➡[既存のリストを使用]を🖱クリックします。
- 「データファイルの選択」ダイアログボックスが起動します。
1. 使用したい住所録を選択します。
2. [開く]を🖱クリックします。
はがき宛名面のフィールドの削除・追加・位置調整
フィールドの削除
不要なフィールドは、Delete or Back space で削除します。
今回は、プライベート用の年賀状として、会社情報のフィールドを削除します。
- 文字を削除：
🖱クリックで、文字の前後いずれかにカーソル「|」を置き、
Delete or Back space を押します。
- テキストボックスを削除：
枠を🖱クリックで選択して、Delete or Back space を押します。
Delete と Back space について使い方の“コツ”がありますので、ご興味のある方はこちらをご覧ください。☟
フィールドの挿入
宛名面に必要なフィールドは、[差し込みフィールドの挿入]ボタンを🖱クリックして、
表示されるリストのフィールド名を🖱クリックして挿入します。
- 今回は、《連名》の左側に《電子メールアドレス》を挿入します。
《連名》から改行して挿入する場所を作り、カーソル「|」を置きます。
- [差し込み文書]タブ ➡[文章入力とフィールドの挿入]グループ ➡
➡[差し込みフィールドの挿入]➡[電子メール_アドレス]の順に🖱クリックすると、
挿入されます。
フィールドの位置調整2つの方法
Wordの普段使っている機能で調整
宛名面はテキストボックスになっていますので、
拡大・縮小・移動など、Word自体の機能で調整ができます。
下図では《氏名》と“様”がかくれています。
《電子メール_アドレス》のフォントサイズもちょっと大きめです。
以下の調整をしました。
- テキストボックスを拡大・移動
- フォントサイズを調整
レイアウトの微調整
「レイアウトの微調整」という機能もあります。
テスト印刷した後、ずれている位置をミリ単位で調整できます。
- [はがき宛名面印刷]タブ ➡[編集]グループ ➡[レイアウトの微調整]を🖱クリックします。
- 「レイアウト」ダイアログボックスが起動します。
- テスト印刷の結果を見ながら「縦位置」と「横位置」を再現します。
- [印刷位置の調整値を保存する]に🖱クリックで✔チェックを入れます。
- [OK]を🖱クリックします。
再度、テスト印刷をしてびったりと位置が揃えば調整完了です！
差し込み印刷の最終手順 ➡ 完成！
いよいよ印刷本番です！ ここまでくれば、あと一歩で完成です。
●[はがき宛名面印刷]タブ ➡[印刷]グループ ➡[すべて印刷]ボタン ➡
➡「プリンターに差し込み」ダイアログボックスの[OK]を🖱クリック☞ 完成！
●さらに、印刷に便利な機能をご紹介します。
◆[はがき宛名面印刷]タブ ➡[データ]グループ
A. 先頭のレコード・前のレコード・次のレコード・最後のレコード
オーディオ機器の早送り・巻き戻しのように、🖱クリックで住所録内を移動できます。
B. フィールド/値の表示（結果のプレビュー）
🖱クリックするたびに、フィールド名表示と実際の印刷表示が切り替わります。
◆[はがき宛名面印刷]タブ➡[印刷]グループ
C. 表示中のはがきを印刷
🖱クリックすると「印刷」ダイアログボックスが起動して、
表示中のはがきをすぐに印刷できます。
D. すべて印刷
「プリンターに差し込み」という画面が表示されます。
“すべて印刷”というボタンですけれども、印刷したい範囲の設定もできます。
E. 新規文書へ差し込み
「新規文書へ差し込み」という画面が表示されます。
選択した範囲をはがきの表示で、ずらっとWordの新しい文書に差し込んで縦に並びます。
設定保存後、次回起動時に表示されるメッセージについて
差し込み印刷の設定をした文書ファイルを保存して、次にファイルを開いたときに、
「この文書を開くと、次のSQLコマンドが実行されます。」
というメッセージが表示されて、
「どうしたらいいですか！！」と驚いて質問される方が多くいらっしゃいます。😅
大丈夫です！安心してください。😄
メッセージをよく見ると、頑張って作成した住所録のファイル名があります。
見覚えはありませんか？
つまり、「住所録ファイルを差し込みますけれどいいですか？」
と聞いてきているということなのです。
ぜひとも、[はい]を🖱クリックしてあげましょう！
※ファイル名に見覚えがないときは、確認してから選択するようにしましょう。
まとめ
■今回の授業は、
前々回：【はがき宛名面印刷ウィザード】
前 回：【差し込み印刷の住所録の作り方】
の続きで最終手順となります【差し込み印刷・はがき宛名面】でした。
この順で作成できていれば、すでに住所録の差し込みが完了しています。
■もしも、住所録が差し込まれていなかったり、使用する住所録を変更したいという場合は、
次の方法で設定しましょう。
■はがき宛名面の、フィールド体裁（バランス）を整える方法は4つあります。
■差し込み印刷の出力は3種類+1あります。
今回ご紹介した内容で、住所録の差し込む方法とその確認ができるようになります。
そして「はがき宛名面印刷ウィザード」で設定したあとの、
あなただけのオリジナルになる宛名配置の方法！となります。
手順を丁寧に踏んでいくと、必ずできるようになれますので、ぜひ、挑戦してみましょう！
☟専用ソフトをご利用になりたい方はこちらがおすすめです。
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