Word 差し込み印刷で宛名を一括印刷する方法｜はがき宛名面の印刷手順を初心者向けに解説

こんにちは！ どこでもパソコン教室 です。

今回の授業は、「はがき宛名面のレイアウト作成」と「差し込み印刷用の住所録作成」が完了したあと、いよいよ最後の仕上げです！
Wordの差し込み印刷を使って、住所録の内容をはがき宛名面へ差し込み、一括で印刷する方法をご紹介します。

 

 

住所録の差し込み状況を確認しよう

差し込み印刷では、印刷前に住所録が正しく読み込まれているか確認することが大切です。

印刷してから気付くと、はがきを無駄にしてしまうこともあります。
まずは プレビュー で確認しましょう。

1. 【はがき宛名面のレイアウト作成】
2. 【差し込み印刷用の住所録作成】

この順番で作成できていれば、 住所録の差し込み作業はすでに完了 しているはずです。
さっそく、正しく差し込まれているかを確認してみましょう！

 

結果のプレビューで確認する方法

差し込み印刷が正しく設定されていれば、［結果のプレビュー］ボタンを🖱️クリックするたびに、宛名欄が「フィールド名表示」⇔「印刷イメージ」に切り替わります。

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さらに、 このグループにある便利なツール も確認しておきましょう。

	ツール名	機能概要
Ａ	「先頭・前・次・最後」	住所録のデータを順に切り替えて表示できます。
Ｂ	「宛先の検索」➡「フィールド内検索」	指定した宛先やキーワードを検索できます。
Ｃ	「エラーのチェック」➡「エラーの確認方法」	差し込み時の不具合を検出し、対処が選べます。

 

 

住所録が差し込まれない場合の対処法

ファイルを 別の📁フォルダーへ移動した場合 や、 住所録の名前を変更した場合 は、Wordが住所録を見つけられなくなることがあります。

また、 差し込みがうまくいかない場合 や、 別の住所録を使用したい場合 も、以下の手順で住所録を再設定しましょう。

 操作手順 

1. 次の順に🖱️クリックします。
   ●「差し込み文書」タブ ➡「差し込み印刷の開始」グループ ➡［宛先の選択］➡［既存のリストを使用］

   

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2. 「データ ファイルの選択」ダイアログボックスが表示されたら、使いたい住所録を選びます。
   　
   
3. ［開く］を🖱️クリックすれば、住所録の差し込み完了です！
   

 

フィールド編集・レイアウト調整

差し込み印刷は、一度作成したあとでも自由に編集できます。
家族向け、会社向けなど用途に合わせてレイアウトを変更してみましょう。

 

不要なフィールドを削除

こんなときに便利

 会社名を表示しない場合に便利です。

 不要な項目は以下の方法で削除 できます。

 

フィールド追加

仕事で使う場面

などではメールアドレスや部署名を追加するケースもあります。

 必要なフィールドは、以下の手順で追加 します。

 

 操作手順 

今回は《連名》の左側に《電子メールアドレス》を挿入します

1. 《連名》から改行してスペースを作成 →「|」カーソルを配置します。
2. 次の順で🖱️クリックします。
   ●「差し込み文書」タブ ➡「文章入力とフィールドの挿入」グループ ➡［差し込みフィールドの挿入］➡［電子メール_アドレス］

   

 

レイアウト微調整

 テスト印刷 は普通紙で行うのがおすすめです。
はがきを何枚も無駄にせず確認できます。

 

方法①：Wordの基本機能で調整

宛名面はテキストボックス形式なので、普段の操作で簡単に調整可能です。
以下のような場面で使えます。

・《氏名》と「様」が枠外に出てしまっている
・《電子メール_アドレス》の文字サイズが大きすぎる

👇実際に行った調整です。

方法②：「レイアウトの微調整」機能を使う

 テスト印刷 後の ズレを、ミリ単位で調整できる 便利な機能です。

1. 次の順に🖱️クリックします。
   ●「はがき宛名面印刷」タブ ➡「編集」グループ ➡［レイアウトの微調整］
2. 「レイアウト」ダイアログボックスが表示されます。
   　
   

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3.  印刷の結果 を見ながら、［縦位置］と［横位置］を微調整します。
4. 「印刷位置の調整値を保存する」に、「✓」チェックを入れます。　
5. ［OK］を🖱️クリックします。
    再度 テスト印刷 して、ピッタリ合えば調整完了です！
   　
   

 

印刷

いよいよ印刷本番です！ここまで準備ができていれば、完成まであと一歩。
以下の手順で、 はがき宛名面の印刷を仕上げましょう 。

 

 

印刷の手順

ここまでくれば〝あともう少し〟で完成です。

1. 次の順に🖱️クリックします。
   ●「はがき宛名面印刷」タブ ➡「印刷」グループ ➡［すべて印刷］

   

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2. 「プリンターに差し込み」ダイアログボックスが表示されたら、［OK］を🖱️クリックします。
3. 続いて「印刷」ダイアログボックスが表示されるので、［OK］を🖱️クリックします。
   　
   

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4. 完成！お疲れさまでした🙌
   　
   

 

「データ」グループ
	機　能	説　明
Ａ	先頭・前・次・最後のレコード	住所録内の宛先を順番に切り替えて表示できます。 まるで早送り・巻き戻しのような感覚です。
Ｂ	フィールド／値の表示（結果のプレビュー）	🖱️クリックするたびに、フィールド名と実際の印刷イメージが切り替わります。

「印刷」グループ
	機　能	説　明
Ｃ	表示中のはがきを印刷	現在表示されている1枚だけを印刷できます。 すぐに確認したいときに便利です。
Ｄ	すべて印刷	「プリンターに差し込み」画面が表示され、住所録全体を一括印刷できます。 印刷範囲の設定も可能です。
Ｅ	新規文書へ差し込み	選択した宛名データをWordの新規文書に差し込み、縦に一覧表示できます。 印刷前の確認や編集にも便利です。

 

 

SQLメッセージ

差し込み印刷の設定をしたWord文書を保存し、次回開いたときに――

「この文書を開くと、次のSQLコマンドが実行されます。」

というメッセージが表示されて、「えっ！何か間違えた？」と驚かれる方がよくいらっしゃいます。

でも、 大丈夫です！ご安心ください。

このメッセージは、作成時に設定した住所録（データファイル）を再び差し込もうとしているだけなので、よく見ると見覚えのある住所録のファイル名が表示されています。

つまりこれは、
「この住所録を使って差し込み印刷を続けますが、よろしいですか？」
と確認しているだけなんです。

 

FAQ

Q. 差し込み印刷で一部の宛名だけ印刷できますか？

A. はい。
　「すべて印刷」を選ぶと印刷範囲を指定できるため、一部だけ印刷することも可能です。

 

Q. 住所録を修正したら自動で反映されますか？

A. 保存した住所録を使用している場合は、再度開くことで最新の内容が反映されます。

 

Q. テスト印刷は必要ですか？

A. おすすめです。
　 位置のズレや文字サイズを確認できるため、本番用のはがきを無駄にせずに済みます。

 

まとめ

今回の授業は、「はがき宛名面のレイアウト作成」と「差し込み印刷用の住所録作成」が完了したあと、いよいよ最後の仕上げでした！
Wordの差し込み印刷を使って、住所録の内容をはがき宛名面へ差し込み、一括で印刷する方法をご紹介しました。

 印刷前にプレビューで確認 し、必要に応じてフィールドやレイアウトを調整すれば、自分好みの宛名面を作成できます。

一度設定してしまえば、🎍年賀状や🎐暑中見舞い、📄DMなども効率よく印刷できるようになります。

ぜひ今回の手順を活用して、差し込み印刷を便利に使ってみてください。

😄ご受講お疲れさまでした！