こんにちは！どこでもパソコン教室 四日市です。
今回の授業は、「はがき宛名面のレイアウト」と「差し込む住所録」の作成後、いよいよ最終作業となります印刷『差し込み印刷・はがき宛名面』を解説します！
前回の授業での住所録作成は、宛先入力がなかなか大変でした…😅
今回の授業での実際の差し込み印刷で、住所録作成のご苦労が報われますよ。😊
なぜなら、複数の宛先の印刷が、ボタンを2回押すだけでできてしまうからです！
あと、はがき宛名面をプレビューで見ると、表示されていない項目もありますけれど…？
項目（フィールド）の追加・削除や位置の調整方法も、図解入りで丁寧に解説しますので、ご安心ください♪
住所録の差し込み確認
この順で作成できていれば、すでに住所録の差し込みが完了しています。
確認してみましょう！
「結果のプレビュー」で確認
住所録の差し込みが完了していれば、［結果のプレビュー］ボタンを🖱クリックするたびに、フィールド名表示と実際の印刷表示が切り替わります。
［結果のプレビュー］グループにある他のツールの機能も見てみましょう。
| ツール | 機 能 | |
|---|---|---|
| A | 「先頭・前・次・最後」 | 住所録内を移動して、表示を変更できます。 |
| B | 「宛先の検索」➡「フィールド内検索」 | 住所録内を検索できます。 |
| C | 「エラーのチェック」➡「エラーの確認方法」 | エラーの出たときに対処を選択します。 |
住所録が差し込まれていなかったら？宛名に住所録を差し込む方法
もしも、住所録が差し込まれていなかったり、使用する住所録を変更したいという場合は、次の方法で設定しましょう！
- 次の箇所を順に🖱クリックします。［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［宛先の選択］➡［既存のリストを使用］
- 「データファイルの選択」ダイアログボックスが起動します。
1. 使用したい住所録を選択します。
2.［開く］を🖱クリックします。
はがき宛名面のフィールドの削除・追加・位置調整
フィールドの削除
不要なフィールドは、Delete or Back space で削除します。
今回は、プライベート用の年賀状として、会社情報のフィールドを削除します。
🖱クリックで、文字の前後いずれかに「|」カーソルを置いて、Delete or Back space を押します。
• テキストボックスを削除：
枠を🖱クリックで選択して、Delete or Back space を押します。
がありますので、ぜひご受講ください。
フィールドの挿入
宛名面に必要なフィールドは、［差し込みフィールドの挿入］ボタンを🖱クリックして、表示されるリストのフィールド名を🖱クリックして挿入します。
• 挿入したい箇所を改行で空ける
• 挿入したい箇所にテキストボックスを挿入する
• 挿入したい箇所に「|」カーソルを置く
- 今回は、《連名》の左側に《電子メールアドレス》を挿入します。
《連名》から改行して挿入する場所を作り、「|」カーソルを置きます。
- 次の箇所を順に🖱クリックすると、挿入されます。［差し込み文書］タブ ➡［文章入力とフィールドの挿入］グループ ➡［差し込みフィールドの挿入］➡［電子メール_アドレス］
フィールドの位置調整2つの方法
Wordの普段使っている機能で調整
宛名面はテキストボックスになっていますので、拡大・縮小・移動など、Word自体の機能で調整できます。
下図では《氏名》と“様”がかくれています。
《電子メール_アドレス》のフォントサイズもちょっと大きめです。
以下の調整をしました。
• テキストボックスを拡大・移動
• フォントサイズを調整
レイアウトの微調整
「レイアウトの微調整」という機能もあります。
テスト印刷した後、ずれている位置をミリ単位で調整できます。
- 次の箇所を順に🖱クリックします。［はがき宛名面印刷］タブ ➡［編集］グループ ➡［レイアウトの微調整］
- 「レイアウト」ダイアログボックスが起動します。
- テスト印刷の結果を見ながら「縦位置」と「横位置」を再現します。
- ［印刷位置の調整値を保存する］に、🖱クリックで「✔」チェックを入れます。
- ［OK］を🖱クリックします。
再度、テスト印刷をして、ピッタリと位置が揃えば調整完了です！
差し込み印刷の最終手順 ➡ 完成！
いよいよ印刷本番です！ ここまでくれば、あと一歩で完成です。
●［はがき宛名面印刷］タブ ➡［印刷］グループ ➡［すべて印刷］ボタン ➡「プリンターに差し込み」ダイアログボックスの［OK］を🖱クリック ☞ 完成！
● さらに、印刷に便利な機能をご紹介します。
◆［はがき宛名面印刷］タブ ➡［データ］グループ
A. 先頭のレコード・前のレコード・次のレコード・最後のレコード
オーディオ機器の早送り・巻き戻しのように、🖱クリックで住所録内を移動できます。
B. フィールド/値の表示（結果のプレビュー）
🖱クリックするたびに、フィールド名表示と実際の印刷表示が切り替わります。
◆［はがき宛名面印刷］タブ➡［印刷］グループ
C. 表示中のはがきを印刷
🖱クリックすると「印刷」ダイアログボックスが起動して、表示中のはがきをすぐに印刷できます。
D. すべて印刷
「プリンターに差し込み」という画面が表示されます。
“すべて印刷”というボタンですけれども、印刷したい範囲の設定もできます。
E. 新規文書へ差し込み
「新規文書へ差し込み」という画面が表示されます。
選択した範囲をはがきの表示で、ずらっとWordの新しい文書に差し込んで縦に並びます。
設定保存後、次回起動時に表示されるメッセージについて
差し込み印刷の設定をした文書ファイルを保存して、次にファイルを開いたときに、
「この文書を開くと、次のSQLコマンドが実行されます。」
というメッセージが表示されて、「どうしたらいいですか！！」と驚いて質問される方が多くいらっしゃいます。😅
大丈夫です！安心してください。😄
メッセージをよく見ると、頑張って作成した住所録のファイル名があります。
見覚えはありませんか？
つまり、「住所録ファイルを差し込みますけれどいいですか？」と聞いてきているということなのです。
ぜひとも、［はい］を🖱クリックしてあげましょう！
※ファイル名に見覚えがないときは、確認してから選択するようにしましょう。
まとめ
今回の授業は、「はがき宛名面のレイアウト」と「差し込む住所録」の作成後、いよいよ最終作業となります印刷『差し込み印刷・はがき宛名面』を解説しました！
♦ この順で作成できていれば、すでに住所録の差し込みが完了していますので確認してみましょう。
●［差し込み文書］タブ ➡［結果のプレビュー］グループ ➡［結果のプレビュー］
♦ 確認したところ、もしも住所録が差し込まれていなかったり、使用する住所録を変更したいという場合は、次の方法で設定しましょう。
●［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［宛先の選択］➡［既存のリストを使用］の順に🖱クリック
● 続いて、「データファイルの選択」ダイアログボックスが起動、使用したい住所録を選択して、［開く］を🖱クリック
♦ はがき宛名面の、フィールド体裁（バランス）を整える方法は4つあります。
● フィールドの削除
● フィールドの挿入
● フィールドの位置調整
• Wordの普段使っている機能で調整
•「レイアウトの微調整」機能を使う
♦ 差し込み印刷の出力は3種類あります。
● 表示中のはがきを印刷
● すべて印刷
✓すべて印刷機能の中に、範囲を指定できる機能もあります
● 新規文書へ差し込み
今回ご紹介した内容で、住所録の差し込む方法とその確認ができるようになります。
そして「はがき宛名面印刷ウィザード」で設定したあとの、あなただけのオリジナルになる宛名配置の方法！となります。
手順を丁寧に踏んでいくと、必ずできるようになれますので、ぜひ、挑戦してみましょう♪
😄ご受講お疲れさまでした！
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