【Word 差し込み印刷・はがき宛名面】「宛名」に「住所録」を差し込み印刷する方法

差し込み印刷・はがき宛名面💻PCの"😔困った"を"😄安心・楽しい"へ!

こんにちはどこでもパソコン教室 四日市です。

今回の授業は、「はがき宛名面のレイアウト」と「差し込む住所録」の作成後、いよいよ最終作業となります印刷Word 差し込み印刷・はがき宛名面』を解説します!

前々回授業のはがき宛名面印刷ウィザード

前回授業の差し込み印刷のための住所録の作り方

そして今回の授業【差し込み印刷・はがき宛名面】で、はがき宛名面の差し込み印刷を完全マスターです!

前回の授業での住所録作成は、宛先入力がなかなか大変でした…😅

今回の授業での実際の差し込み印刷で、住所録作成のご苦労が報われますよ😊

なぜなら、複数の宛先の印刷が、ボタンを2回押すだけでできてしまうからです

あと、はがき宛名面プレビューで見ると、表示されていない項目もありますけれど…

項目(フィールド)の追加・削除位置の調整方法も、図解入りで丁寧に解説しますので、ぜひ最後までご受講ください

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住所録の差し込み確認

  1. はがき宛名面印刷ウィザード
  2. 差し込み印刷の住所録の作り方

この順で作成できていれば、すでに住所録の差し込みが完了しています。
確認してみましょう!

「結果のプレビュー」で確認

住所録の差し込みが完了していれば、結果のプレビュー]ボタンを🖱クリックするたびに、フィールド名表示実際の印刷表示が切り替わります。

[差し込み文書]タブ [結果のプレビュー]グループ 結果のプレビュー]

差し込み印刷のための住所録の作り方


[結果のプレビュー]グループにあります、他のツールの機能も見てみましょう。

差し込み印刷・はがき宛名面

 ツール機 能
「先頭・前・次・最後」住所録内を移動して、表示を変更できます。
「宛先の検索」「フィールド内検索」住所録内を検索できます。
「エラーのチェック」「エラーの確認方法」エラーの出たときに対処を選択します。

住所録が差し込まれていなかったら?宛名に住所録を差し込む方法

もしも、住所録が差し込まれていなかったり、使用する住所録を変更したいという場合は、次の方法で設定しましょう!

  1. 次の箇所を順に🖱クリックします。

    [差し込み文書]タブ [差し込み印刷の開始]グループ [宛先の選択]既存のリストを使用]

    差し込み印刷のための住所録の作り方


  2. 「データ ファイルの選択」ダイアログボックスが起動しますので、使用したい「住所録」🖱クリックで選択します。
     
    差し込み印刷・はがき宛名面
  3. 開く]🖱クリックします。

 

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はがき宛名面のフィールドの削除・追加・位置調整

フィールドの削除

不要なフィールドは、Deleteキー or Back spaceキー削除します。

今回は、プライベート用の年賀状として、会社情報のフィールドを削除します。

テキストボックス内で部分的に削除
🖱クリック削除したいフィールドの前後いずれかに|カーソルを置いて、Deleteキー or Back spaceキーを押します。
テキストボックスごと削除
🖱クリックで選択して、Deleteキー or Back spaceキーを押します。
差し込み印刷・はがき宛名面
DeleteキーBack spaceキーには使い方の〝コツ〟
がありますので、ぜひご受講ください。

フィールドの挿入

宛名面に必要なフィールドは、差し込みフィールドの挿入]🖱クリックして、表示されるリストのフィールド名を🖱クリックして挿入します。

<フィールドの挿入前の準備>
挿入したい箇所を改行で空ける
挿入したい箇所にテキストボックスを挿入する
挿入したい箇所に「|」カーソルを置く
  1. 今回は、《連名》の左側に《電子メールアドレス》を挿入します。
    《連名》から改行して挿入する場所を作り「|」カーソルを置きます
     
  2. 次の箇所を順に🖱クリックすると挿入されます。

    [差し込み文書]タブ [文章入力とフィールドの挿入]グループ [差し込みフィールドの挿入]電子メール_アドレス]

    差し込み印刷・はがき宛名面

フィールドの位置調整2つの方法

Wordの普段使っている機能で調整

宛名面テキストボックスになっていますので、拡大縮小移動など、Wordの機能で調整できます。

下図では《氏名》〝様〟がかくれています。
《電子メール_アドレス》のフォントサイズもちょっと大きめです。

👇次の調整をしました。

テキストボックスを拡大移動
フォントサイズを調整
差し込み印刷・はがき宛名面

レイアウトの微調整

レイアウトの微調整という機能もあります。

テスト印刷した後、ずれている位置をミリ単位で調整できます。

印刷の手順は、下記項目『差し込み印刷の最終作業「印刷」 ➡ 完成!』で解説しています。

  1. 次の箇所を順に🖱クリックします。

    [はがき宛名面印刷]タブ [編集]グループ レイアウトの微調整]
  2. 「レイアウト」ダイアログボックスが起動します。
     
    差し込み印刷・はがき宛名面


  3. テスト印刷の結果を見ながら、ずれているイメージ[縦位置][横位置]を調整して再現します。 
  4. 印刷位置の調整値を保存する]に、🖱クリック」チェックを入れます。 
  5. OK]🖱クリックします。
    もう一度テスト印刷をして、ピッタリと位置が揃えば調整完了です!
     
    差し込み印刷・はがき宛名面

差し込み印刷の最終作業「印刷」 ➡ 完成!

印刷の手順

いよいよ印刷本番です! ここまでくれば〝あともう少し〟で完成です。

  1. 次の箇所を順に🖱クリックします。

    [はがき宛名面印刷]タブ [印刷]グループ [すべて印刷]

    差し込み印刷・はがき宛名面


  2. 「プリンターに差し込み」ダイアログボックスが表示されますので、[OK]🖱クリックします。
  3. 「印刷」ダイアログボックスが表示されますので、[OK]🖱クリックします。
     
    差し込み印刷・はがき宛名面


  4. 完成です!お疲れ様でした。
     
    差し込み印刷・はがき宛名面

印刷に便利な機能

「はがき宛名面印刷」タブ内、「データ」グループ「印刷」グループにあります印刷に便利な機能をご紹介します。

差し込み印刷・はがき宛名面

データ]グループ
先頭のレコード前のレコード次のレコード最後のレコードオーディオ機器の早送り・巻き戻しのように、🖱クリックで住所録内を移動できます。
Bフィールド/値の表示(結果のプレビュー)🖱クリックするたびに、フィールド名表示実際の印刷表示が切り替わります。
[印刷]グループ
C表示中のはがきを印刷🖱クリックすると「印刷」ダイアログボックスが起動して、表示中のはがきをすぐに印刷できます
Dすべて印刷「プリンターに差し込み」という画面が表示されます。
すべて印刷というボタンですけれども、印刷したい範囲の設定もできます
E新規文書へ差し込み「新規文書へ差し込み」という画面が表示されます。
選択した範囲をはがきの表示で、ずらっとWord新しい文書に差し込んで縦に並びます

設定保存後、次回起動時に表示されるメッセージについて

差し込み印刷の設定をした文書ファイルを保存して、次にファイルを開いたときに

「この文書を開くと、次のSQLコマンドが実行されます。」

というメッセージが表示されて、「どうしたらいいですか!!」と驚いて質問される方が多くいらっしゃいます。😅

差し込み印刷・はがき宛名面

大丈夫です!安心してください。😄

メッセージをよく見ると、頑張って作成した住所録のファイル名があります。
見覚えはありませんか?

つまり、「住所録ファイルを差し込みますけれどいいですか?」と聞いてきているということなのです。

ぜひとも、はい]🖱クリックしてあげましょう!

※ファイル名に見覚えがないときは、確認してから選択するようにしましょう。

 

まとめ

今回の授業は、「はがき宛名面のレイアウト」と「差し込む住所録」の作成後、いよいよ最終作業となります印刷Word 差し込み印刷・はがき宛名面』を解説しました!

今回ご紹介した内容で、住所録の差し込み方法とその確認ができます。

さらに「はがき宛名面印刷ウィザード」で設定した後の、あなただけのオリジナルになる宛名配置の方法!を理解していただけます。

手順を丁寧に踏んでいくことで必ずできるようになれますので、ぜひ挑戦してみましょう

😄ご受講お疲れさまでした

 

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