【差し込み印刷・はがき宛名面】Wordで年賀状・暑中見舞い印刷手順

差し込み印刷・はがき宛名面💻PCの"😔困った"を"😄安心・楽しい"へ!
この記事は約16分で読めます。

こんにちはどこでもパソコン教室 四日市です。

今回の授業は、「はがき宛名面のレイアウト」と「差し込む住所録」の作成後、いよいよ最終作業となります印刷『差し込み印刷・はがき宛名面』を解説します!

前々回授業の【はがき宛名面印刷ウィザード】

前回授業の【差し込み印刷の住所録の作り方】

そして今回の授業【差し込み印刷・はがき宛名面】で、はがき宛名面の差し込み印刷を完全マスターです!

前回の授業での住所録作成は、宛先入力がなかなか大変でした…😅

今回の授業で、実際に差し込み印刷をすることで、住所録作成の苦労が報われますよ。

なぜなら、複数の宛先の印刷が、ボタンを2回押すだけでできてしまうからです

あと、宛名面をプレビューで見ると、表示されていない項目もありますけれど…

項目(フィールド)の追加・削除位置の調整方法も、図解入りで丁寧に解説しますので、ご安心ください

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住所録の差し込み確認

1.【はがき宛名面印刷ウィザード】

2.【差し込み印刷の住所録の作り方】
 
この順で作成できていれば、すでに住所録の差し込みが完了しています。
確認してみましょう!

「結果のプレビュー」で確認

住所録の差し込みが完了していれば、結果のプレビュー]ボタンを🖱クリックするたびに、フィールド名表示実際の印刷表示が切り替わります。

[差し込み文書]タブ [結果のプレビュー]グループ 結果のプレビュー]

差し込み印刷のための住所録の作り方 

[結果のプレビュー]グループにある他のツールの機能も見てみましょう。

差し込み印刷・はがき宛名面
  • A.「先頭・前・次・最後」…住所録内を移動して、表示を変更できます。
  • B.「宛先の検索」「フィールド内検索」…住所録内を検索できます。
  • C.「エラーのチェック」「エラーの確認方法」…エラーの出たときに対処を選択します。

住所録が差し込まれていなかったら?宛名に住所録を差し込む方法

もしも、住所録が差し込まれていなかったり、使用する住所録を変更したいという場合は、次の方法で設定しましょう!

  1. [差し込み文書]タブ [差し込み印刷の開始]グループ [宛先の選択]既存のリストを使用]🖱クリックします。
     
    差し込み印刷で既存のリストを使用


  2. 「データファイルの選択」ダイアログボックスが起動します。 
    1. 使用したい住所録を選択します。
    2.開く]🖱クリックします。
     
    差し込み印刷・はがき宛名面

はがき宛名面のフィールドの削除・追加・位置調整

フィールドの削除

不要なフィールドは、Delete or Back space削除します。

今回は、プライベート用の年賀状として、会社情報のフィールドを削除します。

  • 文字を削除
    🖱クリックで、文字の前後いずれかに|カーソルを置いて、Delete or Back space を押します。
     
  • テキストボックスを削除
    🖱クリックで選択して、Delete or Back space を押します。
差し込み印刷・はがき宛名面

 

DeleteBack space について使い方の“コツ”がありますので、ぜひご受講ください。

フィールドの挿入

宛名面に必要なフィールドは、差し込みフィールドの挿入]ボタンを🖱クリックして、表示されるリストのフィールド名を🖱クリックして挿入します。

<フィールドの挿入前の準備>
  • 挿入したい箇所を改行で空ける
  • 挿入したい箇所にテキストボックスを挿入する
  • 挿入したい箇所に「|」カーソルを置く
  1. 今回は、《連名》の左側に《電子メールアドレス》を挿入します。
    《連名》から改行して挿入する場所を作り、「|」カーソルを置きます
     
  2. [差し込み文書]タブ [文章入力とフィールドの挿入]グループ [差し込みフィールドの挿入]電子メール_アドレス]の順に🖱クリックすると、挿入されます。
     
    差し込み印刷・はがき宛名面

フィールドの位置調整2つの方法

Wordの普段使っている機能で調整

宛名面はテキストボックスになっていますので、拡大縮小移動など、Word自体の機能で調整できます。

下図では《氏名》と“”がかくれています。
《電子メール_アドレス》のフォントサイズもちょっと大きめです。

以下の調整をしました。

テキストボックスを拡大・移動
フォントサイズを調整

差し込み印刷・はがき宛名面

レイアウトの微調整

レイアウトの微調整という機能もあります。

テスト印刷した後、ずれている位置をミリ単位で調整できます。

  1. [はがき宛名面印刷]タブ [編集]グループ レイアウトの微調整]🖱クリックします。 
  2. 「レイアウト」ダイアログボックスが起動します。
     
    差し込み印刷・はがき宛名面


  3. テスト印刷の結果を見ながら「縦位置」「横位置」を再現します。 
  4. 印刷位置の調整値を保存する]に、🖱クリックチェックを入れます。 
  5. OK]🖱クリックします。
    再度、テスト印刷をして、ピッタリと位置が揃えば調整完了です!
     
    差し込み印刷・はがき宛名面

差し込み印刷の最終手順 ➡ 完成!

いよいよ印刷本番です! ここまでくれば、あと一歩で完成です。

[はがき宛名面印刷]タブ [印刷]グループ [すべて印刷]ボタン 「プリンターに差し込み」ダイアログボックスの[OK]を🖱クリック 完成!

差し込み印刷・はがき宛名面


 

さらに、印刷に便利な機能をご紹介します。 

差し込み印刷・はがき宛名面 

[はがき宛名面印刷]タブ データ]グループ

A. 先頭のレコード前のレコード次のレコード最後のレコード
オーディオ機器の早送り・巻き戻しのように、🖱クリックで住所録内を移動できます。

B. フィールド/値の表示(結果のプレビュー)
🖱クリックするたびに、フィールド名表示実際の印刷表示が切り替わります。
 

[はがき宛名面印刷]タブ印刷]グループ

C. 表示中のはがきを印刷
🖱クリックすると「印刷」ダイアログボックスが起動して、表示中のはがきをすぐに印刷できます

D. すべて印刷
「プリンターに差し込み」という画面が表示されます。
すべて印刷というボタンですけれども、印刷したい範囲の設定もできます

E. 新規文書へ差し込み
「新規文書へ差し込み」という画面が表示されます。
選択した範囲をはがきの表示で、ずらっとWordの新しい文書に差し込んで縦に並びます。

差し込み印刷・はがき宛名面

設定保存後、次回起動時に表示されるメッセージについて

差し込み印刷の設定をした文書ファイルを保存して、次にファイルを開いたときに

「この文書を開くと、次のSQLコマンドが実行されます。」

というメッセージが表示されて、「どうしたらいいですか!!」と驚いて質問される方が多くいらっしゃいます。😅

差し込み印刷・はがき宛名面

大丈夫です!安心してください。😄

メッセージをよく見ると、頑張って作成した住所録のファイル名があります。
見覚えはありませんか?

つまり、「住所録ファイルを差し込みますけれどいいですか?」と聞いてきているということなのです。

ぜひとも、はい]🖱クリックしてあげましょう!

※ファイル名に見覚えがないときは、確認してから選択するようにしましょう。

まとめ

今回の授業は、「はがき宛名面のレイアウト」と「差し込む住所録」の作成後、いよいよ最終作業となります印刷『差し込み印刷・はがき宛名面』を解説しました!

1.【はがき宛名面印刷ウィザード】

2.【差し込み印刷の住所録の作り方】
 
この順で作成できていれば、すでに住所録の差し込みが完了していますので、確認してみましょう。

住所録の差し込み確認方法

[差し込み文書]タブ 結果のプレビュー]グループ [結果のプレビュー]

 
確認したところ、もしも住所録が差し込まれていなかったり、使用する住所録を変更したいという場合は、次の方法で設定しましょう。

住所録の差し込み方法

[差し込み文書]タブ [差し込み印刷の開始]グループ [宛先の選択][既存のリストを使用]の順に🖱クリック
 
続いて、「データファイルの選択」ダイアログボックスが起動、使用したい住所録を選択して、[開く]🖱クリック

 
はがき宛名面の、フィールド体裁(バランス)を整える方法は4つあります。

フィールド体裁を整える方法

フィールドの削除
フィールドの挿入
フィールドの位置調整
 ・Wordの普段使っている機能で調整
 ・「レイアウトの微調整」機能を使う

 
差し込み印刷の出力は3種類+1あります。

差し込み印刷の出力選択

表示中のはがきを印刷
すべて印刷
 ✓すべて印刷機能の中に、範囲を指定できる機能もあります
新規文書へ差し込み

 
今回ご紹介した内容で、住所録の差し込む方法とその確認ができるようになります。

そして「はがき宛名面印刷ウィザード」で設定したあとのあなただけのオリジナルになる宛名配置の方法!となります。

手順を丁寧に踏んでいくと、必ずできるようになれますので、ぜひ、挑戦してみましょう!
 

専用ソフトでも、今回のノウハウを活用できます!こちらが三大年賀状ソフトです。

😄ご受講お疲れさまでした

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