【差し込み印刷・レター】ビジネス文書へ宛名とあいさつ文を差し込む!

宛名・あいさつ文の挿入💻PCの"困った😔"を安心・楽しい😄へ!
この記事は約9分で読めます。

毎月、複数の同じ取引先に見積書と請求書を送ります。

送付状を付けるのに、あいさつ文に自信がありません…

「あいさつ文」は、インターネット検索でも調べられますけれども、Wordには「あいさつ文の挿入」機能がありまして、丁寧な時候の挨拶🖱クリックで書くことができます!

それと、いつも手書きの宛先を、宛先のみを変えて印刷出来たら便利ですよね

送付状によく使用されるA4・B5などの用紙にも、年賀状ソフトのように印刷するたびに宛名が変わる「差し込み印刷」ができます

「差し込み印刷」って、はがき封筒宛名ラベルにもできる機能ですね

今回の授業を最後までご受講いただくと、宛名の差し込みビジネス文書のあいさつ文を、自信をもって作成できるようになれますよ

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差し込み印刷のための住所録を作成

文書(レター)に年賀状ソフトのような、印刷するたびに宛名が変わる
「差し込み印刷」をするためには、まず、住所録(宛先リスト)を作成します

住所録作成に使用できるファイルは次の3種類です。
パソコンにインストールされているソフトが使用できます。

  • MicrosoftWord
  • MicrosoftExcel
  • MicrosoftAccess

住所録の作り方を、ファイルの種類ごとに解説していますので、
手順については、こちらをご覧ください!☟

あいさつ文の差し込み方法

丁寧なあいさつ文を挿入しましょう。
🖱クリック操作と、相手を思いやる心があれば大丈夫です!

あいさつ文を差し込む箇所

ビジネス文書の基本的な構成は次の通りです。赤文字の箇所にあいさつ文を挿入できます

宛先は後半で、「差し込み印刷の設定」をしますので、どうぞ最後までご覧ください。

発信日宛先差出人件名頭語➏あいさつ文
➐起こし言葉本文➒結び言葉結語記書き 
宛名・あいさつ文の挿入

頭語と結語の挿入

頭語とうご結語けつごには、次のようなものがあります。

頭語
「こんにちは」にあたる言葉
結語
「さようなら」にあたる言葉
拝啓敬具
急啓草々
拝復敬具
再啓敬具
前略草々

参考:日本郵便HP「手紙の基礎知識 頭語と結語」

 
頭語を入力 Enterで改行  自動的に結語が表示されます。

この機能のことを入力オートフォーマットといいます。
オート=オートマチック(自動)ですね!

宛名・あいさつ文の挿入

あいさつ文の種類

[差し込み文書]タブ [作成]グループ [あいさつ文]の順に🖱クリックして、
次の3種類の中からさらに🖱クリックで選択します。

差し込む箇所には、あらかじめ「|」カーソルを置いておくのがポイントです!

宛名・あいさつ文の挿入

あいさつ文の挿入

次の手順で、🖱クリックのみで「あいさつ文」を挿入できます!

  1. 頭語の後ろに「全角スペース」をひとつ入れて、「|」カーソルを置きます
     
  2. 「あいさつ文の挿入」ダイアログボックスを起動します。
     
  3. 送りたい「月」にします。(最初は現在の「月」になっています。)
     
  4. 「季節のあいさつ」を選びます。
     
  5. 「安否のあいさつ」を選びます。
     
  6. 「感謝のあいさつ」を選びます。
     
  7. 「OK」🖱クリックすると、あいさつ文が挿入されました!
     
    宛名・あいさつ文の挿入

起こし言葉

次の手順で、🖱クリックのみで「起こし言葉」を挿入できます!

  1. あいさつ文の後ろから改行、行頭から1文字分字下げして「|」カーソルを置きます
     
  2. 「起こし言葉」ダイアログボックスを起動します。
     
  3. 「挿入する起こし言葉」を選びます。
    一覧にないときは、ボックス内に入力して追加もできます
     
  4. 「OK」🖱クリックすると、起こし言葉が挿入されました!
    ※今回は「さて」と「つきましては」の2つ使用しています。
     
    宛名・あいさつ文の挿入

結び言葉

次の手順で、🖱クリックのみで「結び言葉」を挿入できます!

  1. 本文の後ろから改行、行頭から1文字分字下げして、「|」カーソルを置きます
     
  2. 「結び言葉」ダイアログボックスを起動します。
     
  3. 「挿入する結び言葉」を選びます。
    一覧にないときは、ボックス内に入力して追加もできます
     
  4. 「OK」🖱クリックすると、結び言葉が挿入されました!
     
    宛名・あいさつ文の挿入

「記書き」書き方のコツ

記書きがとは、伝えたい内容を、箇条書きで具体的に記載したものです。

で始まり、以上で締めくくります。

この記書きも、上記の頭語結語のときと同じ入力オートフォーマット機能が働きます。
 

  1. 結び言葉の後ろから改行して、「記」を入力します。
     
  2. Enterを押します自動的に「記」が中央揃えに、「以上」が右揃えに表示されます。
     

記書きの内容で文字列を揃えるときにに、スペースキー連打😱される方が多いです…。

ぜひ、タブ設定を使ってみてください。文字列がピッタリ揃って説得力UPしますよ!
 

 タブ設定について詳しくは、こちらをご受講ください。☟

 
宛名・あいさつ文の挿入

宛名の差し込み方法

「差し込み印刷ウィザード」で宛名を設定

差し込み印刷に便利な「差し込み印刷ウィザード」で設定しましょう!

  1. [差し込み文書]タブ [差し込み印刷の開始]グループ [差し込み印刷の開始]ボタン [差し込み印刷ウィザード]🖱クリックします。
     
    宛名・あいさつ文の挿入

  2. 画面右側に[差し込み印刷ウィザード]が起動して、[文書の種類を選択]が表示されます。
     
    「文書の種類を選択してください。」のところで、レターが選択されています。
     
    手順 1/6というのは「6つの手順で完成しますよ!」ということです。
    ➔次へ:ひな形の選択🖱クリックして進みましょう。
     
    宛名・あいさつ文の挿入 
  3. [ひな形の選択]が表示されます。
     
    「レターを設定する方法を指定してください。」のところで、
    [現在の文書を使用]チェック⦿が入っている状態にします。
     
    2つ目の手順ができました。
     

    次へ:宛先の選択🖱クリックして進みましょう。
     
    ここで←戻る:文書の種類の選択🖱クリックして、
    ひとつ前の手順に戻ることもできます。
     
    宛名・あいさつ文の挿入


  4. [宛先の選択]が表示されます。
     
    1.[既存のリストを使用]チェック⦿が入っている状態にします。
     
    2.「既存のリストを使用」のところで、[参照]🖱クリックすると、
     「データファイルの選択」が開きます。
     
     データファイルの中から、作成しておいた住所録を🖱クリックで選択して、
     [開く]🖱クリックします。
     
    3. 住所録がExcelの場合、「テーブルの選択」が表示されますので、
     [OK]🖱クリックします。
     
    4. 住所録がExcelの場合は、続いて「差し込み印刷の宛先」も表示されますので、
     [OK]🖱クリックします。
     
    5. 3つ目の手順ができました。
     
     →次へ:レターの作成🖱クリックして進みましょう。
     
      ここで←戻る:ひな形の選択🖱クリックして、
      ひとつ前の手順に戻ることもできます。
     
    宛名・あいさつ文の挿入 
  5. [レターの作成]が表示されます。
     
    「レターに宛先の情報を追加するには…」のところで、
    宛先を表示する箇所に、🖱クリックで「|」カーソルを置いてから
    差し込みフィールドの挿入🖱クリックします。
     
    フィールド選択して[挿入]🖱クリックすると、「|」カーソルのある箇所に挿入されます。
     
    今回は、≪住所≫ ≪氏名≫ ≪敬称≫ を挿入しましょう。
     

    差し込みフィールドの挿入で、カーソルの位置を変更したいときは、ちょっと面倒ですけれども、その都度閉じる」ボタンを🖱クリックする必要があります。

    4つ目の手順ができました。

    →次へ:レターのプレビュー表示🖱クリックして進みましょう。
     
    ここで←戻る:宛先の選択🖱クリックして、
    ひとつ前の手順に戻ることもできます。
     
    宛名・あいさつ文の挿入


  6. [レターのプレビュー表示]が表示されます。
     
    「宛先」両側の[<<]or[>>]🖱クリックすると、
    差し込まれた住所録が、プレビュー表示されます。

    5つ目の手順ができました。

    →次へ:差し込み印刷の完了🖱クリックして進みましょう。
     
    ここで←戻る:レターの作成🖱クリックして、
    ひとつ前の手順に戻ることもできます。
     
    宛名・あいさつ文の挿入


  7. [差し込み印刷の完了]が表示されます。
     
    1.「差し込み印刷」のところで、[印刷]🖱クリックします。
     
     「プリンターに差し込み」が表示されます。
      次の中から選択して[OK]🖱クリックします。
      
      初めて印刷するときは「現在のレコード」を選択して、テスト印刷をしましょう。
     

     すべて…住所録の宛先すべてを印刷します。
     現在のレコード…プレビュー表示されている宛先のみを印刷します。
     最初のレコード:最後のレコード…印刷する範囲を指定して印刷します。
     
    2.[印刷]ダイアログボックスが起動します。
     
      設定を確認後、[OK]🖱クリックして、印刷 完成です!
     
    宛名・あいさつ文の挿入

まとめ

今回の授業は、ビジネス文書やお知らせなどの作成に役立つ、あいさつ文の挿入方法と、
「差し込み印刷ウィザード」を使用して、宛名の差し込み印刷についてご紹介しました。

あいさつ文の挿入方法
  1. 頭語結語の挿入
  2. あいさつ文の挿入
  3. 起こし言葉の挿入
  4. 結び言葉の挿入
  5. 記書きについて
レター(ビジネス文書・お知らせ etc…)の宛名の差し込み印刷の手順
  1. 差し込み印刷のための住所録を作成
  2. 差し込み印刷ウィザードで住所録を差し込む
  3. 書式と位置を確認して体裁を整える
  4. テスト印刷と本番印刷

 
あいさつの挿入
は、丁寧で気持ちを込めた文書の作成ができ、とても幅広い用途に使用できます。

宛名の差し込み印刷は、書類の送り状で使われることも多いです。
 

普段、宛先を毎回手書き or入力している書類がありましたら、
「宛名とあいさつ文の差し込み印刷」にリニューアルされてはいかがでしょうか?

楽になるのはもちろん、なぜか達成感も味わえますよ

今回の【差し込み印刷・レター】を含めた“まとめ”ページです。差し込み印刷を極めちゃいましょう!


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