こんにちは！どこでもパソコン教室 四日市です。
今回の授業は、文書内へ「宛名」と「あいさつ文」を挿入できる『Word 差し込み印刷～レター～』の作成方法を解説します！
毎月、複数の同じ取引先に見積書と請求書を送ります。
送付状を付けるのに、あいさつ文に自信がありません…。
「あいさつ文」は、インターネット検索でも調べられますけれども、Wordには「あいさつ文の挿入」機能があり、丁寧な時候のあいさつも🖱クリックで書くことができます！
それと、いつも✋手書きの宛先を、💻パソコンで宛先のみを変えて印刷出来たら便利ですよね？
送付状によく使用されるA4・B5などの用紙にも、年賀状ソフトのように印刷するたびに宛名が変わる「差し込み印刷」ができます！
今回の授業を最後までご受講いただくと、宛名の差し込みとビジネス文書のあいさつ文を自信をもって作成できるようになれますよ♪
差し込み印刷のための住所録を作成
文書（レター）に、年賀状ソフトのような宛先が印刷するたびに変わる「差し込み印刷」をするための住所録（宛先リスト）を作成しましょう。
住所録作成に使用できるファイルは次の3種類です。
パソコンにインストールされているソフトが使用できます。
● Microsoft Excel
● Microsoft Access
「あいさつ文」の差し込み方法
丁寧なあいさつ文を挿入しましょう。
🖱クリック操作と、相手を思いやる心があれば大丈夫です😉
「あいさつ文」を差し込む箇所
ビジネス文書の基本的な構成は次の通りです。
赤文字の箇所にあいさつ文を挿入できます。
「❷ 宛先」は後半で「差し込み印刷の設定」をしますので、どうぞ最後までご覧ください。
| ➊ 発信日 | ➋ 宛先 | ➌ 差出人 | ➍ 件名 | ➎ 頭語 | ➏ あいさつ文 |
| ➐ 起こし言葉 | ➑ 本文 | ➒ 結び言葉 | ➓ 結語 | ⓫ 記書き |
「頭語」と「結語」の挿入
頭語と結語には、次のようなものがあります。
| 頭語 「こんにちは」にあたる言葉 | 結語 「さようなら」にあたる言葉 |
|---|---|
| 拝啓 | 敬具 |
| 急啓 | 草々 |
| 拝復 | 敬具 |
| 再啓 | 敬具 |
| 前略 | 草々 |
頭語を入力 ➡ Enterキーで改行 ➡ 自動的に結語が表示されます。
この機能のことを「入力オートフォーマット」といいます。
オート＝オートマチック（自動）ですね！
挿入できる「あいさつ文の種類」は3種類
あいさつ文の種類は3種類です。
● あいさつ文の挿入
● 起こし言葉
● 結び言葉
次の箇所を順に🖱クリックで選択します。
差し込む箇所には、あらかじめ「|」カーソルを置いておくのがポイントです。
あいさつ文の挿入
次の手順で、🖱クリックのみで「あいさつ文」を挿入できます。
- 頭語の後ろに「全角スペース」をひとつ入れて、「|」カーソルを置きます。
- 「あいさつ文の挿入」ダイアログボックスを起動します。
- 送りたい「月」にします。（最初は現在の「月」になっています。）
- 「○月のあいさつ」を選びます。
- 「安否のあいさつ」を選びます。
- 「感謝のあいさつ」を選びます。
- ［OK］を🖱クリックすると、あいさつ文が挿入されました。
起こし言葉
次の手順で、🖱クリックのみで「起こし言葉」を挿入できます。
- あいさつ文の後ろから改行、行頭から1文字分字下げして「|」カーソルを置きます。
- 「起こし言葉」ダイアログボックスを起動します。
- 「挿入する起こし言葉」を選びます。
一覧にないときは、ボックス内に入力して追加もできます。 - ［OK］を🖱クリックすると、起こし言葉が挿入されました。
※今回は「さて」と「つきましては」の2つ使用しています。
結び言葉
次の手順で、🖱クリックのみで「結び言葉」を挿入できます。
- 本文の後ろから改行、行頭から1文字分字下げして、「|」カーソルを置きます。
- 「結び言葉」ダイアログボックスを起動します。
- 「挿入する結び言葉」を選びます。
一覧にないときは、ボックス内に入力して追加もできます。 - ［OK］を🖱クリックすると、結び言葉が挿入されました。
「記書き」書き方のコツ
記書きとは伝えたい内容を、箇条書きで具体的に記載したもので、「記」で始まり、「以上」で締めくくります。
この記書きも、上記の頭語と結語のときと同じ「入力オートフォーマット」機能が働きます。
- 結び言葉の後ろから改行して、「記」を入力します。
- Enterキーを押します。
自動的に「記」が中央揃えになり、「以上」が右揃えで表示されます。
記書きの内容で文字列を揃えるときにに、スペースキーを連打😱される方が多いです…。
ぜひ、タブ設定や箇条書き・段落番号を使いましょう。
文字列がピッタリ揃って説得力UPしますよ！
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宛名の差し込み方法
「差し込み印刷ウィザード」で宛名を設定
差し込み印刷をサポートしてくれる機能「差し込み印刷ウィザード」で設定しましょう。
- 次の箇所を順に🖱クリックで選択します。 ●［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［差し込み印刷の開始］ボタン ➡［差し込み印刷ウィザード］
- 画面右側に［差し込み印刷ウィザード］が起動して、［文書の種類を選択］が表示されます。
「文書の種類を選択してください。」のところで、〝レター〟を選択します。
「手順 1/6」というのは「６つの手順で完成しますよ！」ということです。
「➔次へ：ひな形の選択」を🖱クリックして進みましょう。 - ［ひな形の選択］が表示されます。
「レターを設定する方法を指定してください。」のところで、［現在の文書を使用］にチェック⦿が入っている状態にします。
2つ目の手順ができました。
「→次へ：宛先の選択」を🖱クリックして進みましょう。ここで「←戻る：文書の種類の選択」を🖱クリックして、ひとつ前の手順に戻ることもできます。
- ［宛先の選択］が表示されます。
次の1～5の設定をしましょう。
1.［既存のリストを使用］にチェック⦿が入っている状態にします。
2.「既存のリストを使用」のところで、［参照］を🖱クリックすると、「データファイルの選択」が開きます。
データファイルの中から、作成しておいた住所録を🖱クリックで選択して、［開く］を🖱クリックします。
3. 住所録がExcelの場合、「テーブルの選択」が表示されますので、［OK］を🖱クリックします。
4. 住所録がExcelの場合は、続いて「差し込み印刷の宛先」も表示されますので、［OK］を🖱クリックします。
5. 3つ目の手順ができました。
「→次へ：レターの作成」を🖱クリックして進みましょう。ここで「←戻る：ひな形の選択」を🖱クリックして、ひとつ前の手順に戻ることもできます。
- ［レターの作成］が表示されます。
「レターに宛先の情報を追加するには…」のところで、宛先を表示する箇所に、🖱クリックで「|」カーソルを置いてから、［差し込みフィールドの挿入］を🖱クリックします。
フィールド選択して［挿入］を🖱クリックすると、「|」カーソルのある箇所に挿入されます。
今回は、≪住所≫ ≪氏名≫ ≪敬称≫ を挿入しましょう。
4つ目の手順ができました。
「→次へ：レターのプレビュー表示」を🖱クリックして進みましょう。
ここで「←戻る：宛先の選択」を🖱クリックして、ひとつ前の手順に戻ることもできます。 - ［レターのプレビュー表示］が表示されます。
「宛先」両側の［<<］or［>>］を🖱クリックすると、差し込まれた住所録が、プレビュー表示されます。
5つ目の手順ができました。
「→次へ：差し込み印刷の完了」を🖱クリックして進みましょう。ここで「←戻る：レターの作成」を🖱クリックして、ひとつ前の手順に戻ることもできます。
- ［差し込み印刷の完了］が表示されます。
次の1、2の設定をしましょう。
1.「差し込み印刷」のところで、［印刷］を🖱クリックします。
「プリンターに差し込み」が表示されます。
次の中から選択して［OK］を🖱クリックします。
初めて印刷するときは「現在のレコード」を選択して、テスト印刷をしましょう。● すべて…住所録の宛先すべてを印刷します。
● 現在のレコード…プレビュー表示されている宛先のみを印刷します。
● 最初のレコード：最後のレコード…印刷する範囲を指定して印刷します。2.［印刷］ダイアログボックスが起動します。
設定を確認後、［OK］を🖱クリックして印刷します。6つ目の手順ができました。完成！です
まとめ
今回の授業は、文書内へ「宛名」と「あいさつ文」を挿入できる『Word 差し込み印刷～レター～』の作成方法を解説しました！
あいさつの挿入は、丁寧で気持ちを込めた文書の作成ができ、とても幅広い用途に使用できます。
宛名の差し込み印刷は、書類の送り状で使われることも多いです。
普段、宛先を毎回「手書き」 or「入力している」書類がありましたら、「宛名とあいさつ文の差し込み印刷」にリニューアルされてはいかがでしょうか？
楽になるのはもちろん〝なぜか〟達成感も味わえますよ😉
😄ご受講お疲れさまでした！
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