【差し込み印刷・レター】ビジネス文書へ宛名とあいさつ文を差し込む!

宛名・あいさつ文の挿入💻PCの"😔困った"を"😄安心・楽しい"へ!
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こんにちはどこでもパソコン教室 四日市です。

今回の授業は、🖱クリックで丁寧なあいさつ文が作成ができる『差し込み印刷・レター』の作成手順を解説します!

毎月、複数の同じ取引先に見積書と請求書を送ります。

送付状を付けるのに、あいさつ文に自信がありません…

「あいさつ文」は、インターネット検索でも調べられますけれども、Wordには「あいさつ文の挿入」機能がありまして、丁寧な時候の挨拶🖱クリックで書くことができます!

それと、いつも手書きの宛先を、宛先のみを変えて印刷出来たら便利ですよね

送付状によく使用されるA4・B5などの用紙にも、年賀状ソフトのように印刷するたびに宛名が変わる「差し込み印刷」ができます

「差し込み印刷」って、はがき封筒宛名ラベルにもできる機能ですね

今回の授業を最後までご受講いただくと、宛名の差し込みビジネス文書のあいさつ文を、自信をもって作成できるようになれますよ

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差し込み印刷のための住所録を作成

文書(レター)に年賀状ソフトのような、印刷するたびに宛名が変わる「差し込み印刷」をするためには、まず、住所録(宛先リスト)を作成します

住所録作成に使用できるファイルは次の3種類です。
パソコンにインストールされているソフトが使用できます。

MicrosoftWord
MicrosoftExcel
MicrosoftAccess
 

住所録の作り方を、ファイルの種類ごとに解説していますので、手順については、こちらをご覧ください!

あいさつ文の差し込み方法

丁寧なあいさつ文を挿入しましょう。
🖱クリック操作と、相手を思いやる心があれば大丈夫です!

あいさつ文を差し込む箇所

ビジネス文書の基本的な構成は次の通りです。赤文字の箇所にあいさつ文を挿入できます

宛先は後半で、「差し込み印刷の設定」をしますので、どうぞ最後までご覧ください。

発信日宛先差出人件名頭語➏あいさつ文
➐起こし言葉本文➒結び言葉結語記書き 
宛名・あいさつ文の挿入

頭語と結語の挿入

頭語とうご結語けつごには、次のようなものがあります。

頭語
「こんにちは」にあたる言葉
結語
「さようなら」にあたる言葉
拝啓敬具
急啓草々
拝復敬具
再啓敬具
前略草々

参考:日本郵便HP「手紙の基礎知識 頭語と結語」

 
頭語を入力 Enterで改行  自動的に結語が表示されます。

この機能のことを入力オートフォーマットといいます。
オート=オートマチック(自動)ですね!

宛名・あいさつ文の挿入

挿入できる「あいさつ文の種類」は3種類

あいさつ文の種類3種類です。

あいさつ文の挿入
起こし言葉
結び言葉
 

選択方法は、次の箇所を🖱クリックで選択します。

[差し込み文書]タブ [作成]グループ [あいさつ文]

差し込む箇所には、あらかじめ「|」カーソルを置いておくのがポイントです!

宛名・あいさつ文の挿入

あいさつ文の挿入

次の手順で、🖱クリックのみで「あいさつ文」を挿入できます!

  1. 頭語の後ろに「全角スペース」をひとつ入れて、「|」カーソルを置きます。 
  2. 「あいさつ文の挿入」ダイアログボックスを起動します。 
  3. 送りたい「月」にします。(最初は現在の「月」になっています。) 
  4. 「季節のあいさつ」を選びます。 
  5. 「安否のあいさつ」を選びます。 
  6. 「感謝のあいさつ」を選びます。 
  7. [OK]🖱クリックすると、あいさつ文が挿入されました!
     
    宛名・あいさつ文の挿入

起こし言葉

次の手順で、🖱クリックのみで「起こし言葉」を挿入できます!

  1. あいさつ文の後ろから改行、行頭から1文字分字下げして「|」カーソルを置きます。 
  2. 「起こし言葉」ダイアログボックスを起動します。 
  3. 「挿入する起こし言葉」を選びます。
    一覧にないときは、ボックス内に入力して追加もできます。 
  4. [OK]🖱クリックすると、起こし言葉が挿入されました!
    ※今回は「さて」と「つきましては」の2つ使用しています。
     
    宛名・あいさつ文の挿入

結び言葉

次の手順で、🖱クリックのみで「結び言葉」を挿入できます!

  1. 本文の後ろから改行、行頭から1文字分字下げして、「|」カーソルを置きます。 
  2. 「結び言葉」ダイアログボックスを起動します。 
  3. 「挿入する結び言葉」を選びます。
    一覧にないときは、ボックス内に入力して追加もできます。 
  4. [OK]🖱クリックすると、結び言葉が挿入されました!
     
    宛名・あいさつ文の挿入

「記書き」書き方のコツ

記書きがとは、伝えたい内容を、箇条書きで具体的に記載したもので、で始まり、以上で締めくくります。

この記書きも、上記の頭語結語のときと同じ入力オートフォーマット機能が働きます。

  1. 結び言葉の後ろから改行して、「記」を入力します。
  2. Enterを押します自動的に「記」が中央揃えに、「以上」が右揃えに表示されます。
     

記書きの内容で文字列を揃えるときにに、スペースキー連打😱される方が多いです…。
ぜひ、タブ設定を使ってみてください。文字列がピッタリ揃って説得力UPしますよ!
 

タブ設定について詳しくは、こちらをご受講ください。
 
宛名・あいさつ文の挿入

宛名の差し込み方法

「差し込み印刷ウィザード」で宛名を設定

差し込み印刷に便利な「差し込み印刷ウィザード」で設定しましょう!

  1. [差し込み文書]タブ [差し込み印刷の開始]グループ [差し込み印刷の開始]ボタン [差し込み印刷ウィザード]🖱クリックします。
     
    宛名・あいさつ文の挿入


  2. 画面右側に[差し込み印刷ウィザード]が起動して、[文書の種類を選択]が表示されます。
     
    「文書の種類を選択してください。」のところで、レターが選択されています。
     
    手順 1/6というのは「6つの手順で完成しますよ!」ということです。
    ➔次へ:ひな形の選択🖱クリックして進みましょう。
     
    宛名・あいさつ文の挿入


  3. [ひな形の選択]が表示されます。
     
    「レターを設定する方法を指定してください。」のところで、[現在の文書を使用]チェック⦿が入っている状態にします。
     
    2つ目の手順ができました。 
    次へ:宛先の選択🖱クリックして進みましょう。
    ここで←戻る:文書の種類の選択🖱クリックして、ひとつ前の手順に戻ることもできます。
     
    宛名・あいさつ文の挿入


  4. [宛先の選択]が表示されます。
     
    1.[既存のリストを使用]チェック⦿が入っている状態にします。
     
    2.「既存のリストを使用」のところで、[参照]🖱クリックすると、「データファイルの選択」が開きます。
     
    データファイルの中から、作成しておいた住所録を🖱クリックで選択して、[開く]🖱クリックします。
     
    3. 住所録がExcelの場合、「テーブルの選択」が表示されますので、[OK]🖱クリックします。
     
    4. 住所録がExcelの場合は、続いて「差し込み印刷の宛先」も表示されますので、[OK]🖱クリックします。
     
    3つ目の手順ができました。 
    →次へ:レターの作成🖱クリックして進みましょう。
    ここで←戻る:ひな形の選択🖱クリックして、ひとつ前の手順に戻ることもできます。
     
    宛名・あいさつ文の挿入


  5. [レターの作成]が表示されます。
     
    「レターに宛先の情報を追加するには…」のところで、宛先を表示する箇所に、🖱クリックで「|」カーソルを置いてから差し込みフィールドの挿入🖱クリックします。
     
    フィールド選択して[挿入]🖱クリックすると、「|」カーソルのある箇所に挿入されます。
    今回は、≪住所≫ ≪氏名≫ ≪敬称≫ を挿入しましょう。
     

    差し込みフィールドの挿入で、カーソルの位置を変更したいときは、ちょっと面倒ですけれども、その都度閉じる」ボタンを🖱クリックする必要があります。

     
    4つ目の手順ができました。 
    →次へ:レターのプレビュー表示🖱クリックして進みましょう。
    ここで←戻る:宛先の選択🖱クリックして、ひとつ前の手順に戻ることもできます。
     
    宛名・あいさつ文の挿入


  6. [レターのプレビュー表示]が表示されます。
     
    「宛先」両側の[<<]or[>>]🖱クリックすると、差し込まれた住所録が、プレビュー表示されます。
     
    5つ目の手順ができました。 
    →次へ:差し込み印刷の完了🖱クリックして進みましょう。
    ここで←戻る:レターの作成🖱クリックして、ひとつ前の手順に戻ることもできます。
     
    宛名・あいさつ文の挿入


  7. [差し込み印刷の完了]が表示されます。
     
    1.「差し込み印刷」のところで、[印刷]🖱クリックします。
     
    「プリンターに差し込み」が表示されます。
     
    次の中から選択して[OK]🖱クリックします。 
    初めて印刷するときは「現在のレコード」を選択して、テスト印刷をしましょう。
     

    すべて…住所録の宛先すべてを印刷します。
    現在のレコード…プレビュー表示されている宛先のみを印刷します。
    最初のレコード:最後のレコード…印刷する範囲を指定して印刷します。

    2.[印刷]ダイアログボックスが起動します。
     
    設定を確認後、[OK]🖱クリックして、印刷完成です!
     
    宛名・あいさつ文の挿入

まとめ

今回の授業は、🖱クリックで丁寧なあいさつ文が作成ができる『差し込み印刷・レター』の作成手順を解説しました!

あいさつ文の挿入方法

1.頭語結語の挿入
2.あいさつ文の挿入
3.起こし言葉の挿入
4.結び言葉の挿入
5.記書きについて

レター(ビジネス文書・お知らせ etc…)の宛名の差し込み印刷の手順

1.差し込み印刷のための住所録を作成
2.差し込み印刷ウィザードで住所録を差し込む
3.書式と位置を確認して体裁を整える
4.テスト印刷と本番印刷

あいさつの挿入は、丁寧で気持ちを込めた文書の作成ができ、とても幅広い用途に使用できます。
宛名の差し込み印刷は、書類の送り状で使われることも多いです。 

普段、宛先を毎回手書き or入力している書類がありましたら、「宛名とあいさつ文の差し込み印刷」にリニューアルされてはいかがでしょうか?

楽になるのはもちろん、なぜか達成感も味わえますよ
 

今回の【差し込み印刷・レター】を含めた“まとめ”ページです。差し込み印刷を極めちゃいましょう!

 
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😄ご受講お疲れさまでした

💻PCの"😔困った"を"😄安心・楽しい"へ!
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