こんにちは！どこでもパソコン教室 四日市です。
今回の授業は、便利な「差し込み印刷」に〝必須の仕込み作業〟『差し込み印刷のための住所録の作り方』を解説します！
前回の授業【はがき宛名面印刷ウィザード】で、はがきの宛名面の作り方を覚えました。
はがきの宛名面に、年賀状ソフトのような宛先が印刷するたびに変わるということはできますか？
住所録を作成しておきますと、年賀状などの「はがき印刷」はもちろん、「封筒・ラベルの宛先」にも同じ住所録が使えます♪
入力作業が大変ですけれども、一度作ってしまえばあとは楽ですね♪
住所録の作成に使用できるファイルは3種類
年賀状ソフトのように宛先が印刷するたびに変わる「差し込み印刷」をするために、住所録（宛先リスト）を作成していきましょう。
指定できるファイルの種類は次の3種類です。
パソコンにインストールされているソフトが使用できます。
●Microsoft Excel
●Microsoft Access
ファイルの種類の選択は、「はがき宛名面印刷ウィザード」の作業❺の👇次の箇所で行います。
の使い方は、こちらをご受講ください。
＊互換性とは…他のパソコンやソフトウェアでも、そのまま利用できることです。
住所録の作り方をファイルの種類ごとに解説
住所録の作成に使用するファイルの種類ごとに作り方を解説します！
Word｜docxファイル
- 「はがき宛名面印刷ウィザード」で宛名面を作成後、👇次の箇所を順に🖱クリックします。 ［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［アドレス帳の編集］
- 「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスが起動します。
「データソース」内の［Address20.docx］を🖱クリックで選択します。＜ファイル名全体が見えない場合＞
ファイル名に🖱マウスホバー*しますと、ファイル名のすべてがポップアップで表示されます。
＊マウスホバーとは…マウスで🖱クリックするのではなく、対象にマウスポインターを重ね合わせることです。例：C:￥Users￥（ユーザー名）～￥My Data Sources￥Address20.docx
ファイル名の末尾が「Address20.docx」のものを選択しましょう。
- ［編集］を🖱クリックします。
- 「データフォーム」が表示されますので、宛先に表示したい情報を入力します。
●基本的な操作は、A内を入力 ➡ Bを🖱クリックの繰り返しです。
●必要に応じてC・D・E・Fを使いましょう。
●入力が完了しましたら、G［閉じる］を🖱クリックします。
名 称 説 明 A フィールド入力欄 各フィールドを入力します。 B レコードの追加 「レコード」とは“記録”のことです。
音声の記録「アナログレコード」、スポーツ競技の記録、そして宛先も記録なのでレコードです。
宛先を追加したいときに🖱クリックします。C 削除 表示されている宛先を削除したいときに🖱クリックします。 D 元に戻す 情報を変更したあと、保存前に押すと元に戻せます。 E 検索 住所録内を検索できます。 F レコード オーディオ機器の早送り・巻き戻しのように、🖱クリックで住所録内を移動できます。 G 閉じる 「データフォーム」を閉じます。 - 「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスに戻りますので、右下の［OK］を🖱クリックして閉じると住所録完成です！
- ［結果のプレビュー］を🖱クリックしてみましょう。
🖱クリックするたびに、フィールド名の表示と実際の印刷表示が切り替わります。
こちらをご受講ください。
Excel｜xlsxファイル
- 「はがき宛名面印刷ウィザード」で宛名面を作成後、👇次の箇所を順に🖱クリックします。［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［アドレス帳の編集］
- 「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスが起動します。
「データソース」内の［Address20.xlsx］を🖱クリックで選択します。
- ［編集］を🖱クリックします。
- 「データソースの編集」テーブルが表示されますので、宛先に表示したい情報を入力します。
●基本的な操作は、A内を入力 ➡ Bを🖱クリックの繰り返しです。
●必要に応じてCを使いましょう。
●※「はがき宛名面印刷ウィザード」で住所録ファイルをExcelにしたときは、D・Eは“グレーアウト”という操作できない状態になっています。
●入力が完了しましたら、F［閉じる］を🖱クリックします。
名 称 説 明 A フィールド入力欄 各フィールドを入力します。 B 新しいエントリ 宛先を追加したいときに🖱クリックします。 C 検索 住所録内を検索できます。 D エントリの削除 選択されている宛先を削除したいときに🖱クリックします。
※住所録ファイルにExcelを選んだときは操作できません。E 列のカスタマイズ フィールド名（項目）の追加・削除・変更ができます。
※住所録ファイルにExcelを選んだときは操作できません。F OK 「データソースの編集」テーブルを閉じます。 - 「アドレス帳を更新して、Address20.xlsxの変更内容を保存しますか？」という画面が表示されますので、［はい］を🖱クリックします。
- 「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスに戻りますので、右下の［OK］を🖱クリックして閉じると住所録完成です！
- ［結果のプレビュー］を🖱クリックしてみましょう。
🖱クリックするたびに、フィールド名の表示と実際の印刷表示が切り替わります。
こちらをご受講ください。
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Access｜accdbファイル
- 「はがき宛名面印刷ウィザード」で宛名面を作成後、👇次の箇所を順に🖱クリックします。 ［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［アドレス帳の編集］
- 「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスが起動します。
「データソース」内の［Address20.accdb］を🖱クリックで選択します。
- ［編集］を🖱クリックします。
- 「データソースの編集」テーブルが表示されますので、宛先に表示したい情報を入力します。
●基本的な操作は、A内を入力 ➡ Bを🖱クリックの繰り返しです。
●必要に応じてC・Dを使いましょう。
●※「はがき宛名面印刷ウィザード」で住所録ファイルをAccessにしたときは、Eは“グレーアウト”という操作できない状態になっています。
●入力が完了しましたら、F［閉じる］を🖱クリックします。
名 称 説 明 A フィールド入力欄 各フィールドを入力します。
※入力中に「これは読み取り専用のセルであり、無効に設定されます」と表示されましたら、それは［ID］欄のメッセージです。
IDは自動で振られる番号ですので、このまま［OK］を🖱クリックで大丈夫です。B 新しいエントリ 宛先を追加したいときに🖱クリックします。 C 検索 住所録内を検索できます。 D エントリの削除 選択されている宛先を削除したいときに🖱クリックします。 E 列のカスタマイズ フィールド名（項目）の追加・削除・変更ができます。
※住所録ファイルにAccessを選んだときは操作できません。F OK 「データソースの編集」テーブルを閉じます。 - 「アドレス帳を更新して、Address20.accdbの変更内容を保存しますか？」という画面が表示されますので、［はい］を🖱クリックします。
- 「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスに戻りますので、右下の［OK］を🖱クリックして閉じると住所録完成です！
- ［結果のプレビュー］を🖱クリックしてみましょう。
🖱クリックするたびに、フィールド名の表示と実際の印刷表示が切り替わります。
こちらをご受講ください。
フィールド名をカスタマイズする方法
ここまでの方法ですと〝氏名〟〝連盟〟などの、「フィールド名」を変えられませんでした。
けれども「新しいリストの入力」を使用することで、フィールド名を自由に変更できます。
いわゆる〝自分流にカスタマイズ！〟ですね。
- 👇次の箇所を順に🖱クリックします。 ［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［宛先の選択］➡［新しいリストの入力］
- 「新しいアドレス帳」テーブルが表示されます。
［列のカスタマイズ］を🖱クリックすると、［アドレス帳のユーザー設定］が表示されますので必要な設定をします。●追加…フィールド名を追加します
●削除…フィールド名を削除します
●名前の変更…フィールド名を変更します
●上へ…編集対象を上に移動します
●下へ…編集対象を下に移動します
- 設定が終わりましたら、「アドレス帳のユーザー設定」の［OK］➡［新しいアドレス帳］の［OK］の順で🖱クリックします。
- 「アドレス帳の保存」ダイアログボックスが起動しますので、住所録に任意のファイル名を付けます。（今回は「マイアドレス帳」と付けました）
- ［保存］を🖱クリックして完成です！
作成後の編集方法
住所録を作成した後に、追加・削除・修正する方法もご紹介します！
- 👇次の箇所を順に🖱クリックします。 ［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［宛先の選択］➡［既存のリストを使用］
- 「データ ファイルの選択」ダイアログボックスが起動しますので、編集したい住所録を選択します。
- ［開く］を🖱クリックします。
- 👇次の箇所を順に🖱クリックします。 ［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［アドレス帳の編集］
- 「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスが起動します。
「データソース」内の編集したいアドレス帳を🖱クリックで選択します。
- ［編集］を🖱クリックします。
- 「データソースの編集」テーブルが表示され、住所録の編集ができるようになります。
まとめ
今回の授業は、便利な「差し込み印刷」に〝必須の仕込み作業〟『差し込み印刷のための住所録の作り方』を解説しました！
住所録を作成しておきますと、年賀状などの「はがき印刷」はもちろん、「封筒・ラベルの宛先」にも同じ住所録が使えます。
ExcelやAccessで作成しますと、他の年賀状作成ソフトなどでも「住所録を読み込める」といった互換性のある場合が多いです。
指定できるファイルの種類は次の3種類ありました。
パソコンにインストールされているソフトが使用できます。
●Microsoft Excel
●Microsoft Access
住所録は作成後も編集可能で、フィールド名も自由にカスタマイズできます。
次の3つの作業を順番にすることで、はがき宛名面の差し込み印刷は完ぺきです！
- 【はがき宛名面印刷ウィザード】
- 【差し込み印刷のための住所録の作り方】（👈今回の授業です。）
- 【差し込み印刷・はがき宛名面】
Wordのスキルもグンと上がりますので、じっくり取り組んでいきましょう。
😄ご受講お疲れさまでした！
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