【差し込み印刷のための住所録の作り方】Wordで年賀状・封筒・ラベル印刷に使える!

差し込み印刷のための住所録の作り方💻PCの"😔困った"を"😄安心・楽しい"へ!
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こんにちはどこでもパソコン教室 四日市です。

今回の授業は、便利な差し込み印刷に必要不可欠な『差し込み印刷のための住所録の作り方』を解説します!

前回の授業【はがき宛名面印刷ウィザード】で、はがきの宛名面の作り方を覚えました。

Word年賀状ソフトのように宛先が印刷するたびに変わるということはできますか

はい、できます

そのためには、次の2つの作業が必要です。

「住所録」の作成 「差し込み印刷の設定」

今回は、のための「住所録の作り方」をお伝えします。

住所録を作ると、年賀状などのはがき印刷はもちろん、封筒ラベルの宛先にも、同じ住所録が使えます

入力が大変ですけれども、一度作ってしまえばあとは楽ですね

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住所録の作成に使用できるファイルは3種類

年賀状ソフトのように印刷するたびに宛名が変わる「差し込み印刷をするために、住所録(宛先リスト)を作成します

住所録作成に使用できるファイルは次の3種類です。
パソコンにインストールされているソフトが使用できます。

Microsoft Word
Microsoft Excel
Microsoft Access 

ソフトの選択ははがき宛名面印刷ウィザードの手順の中で、次の箇所からできます。

「差し込み印刷を指定します」「宛名に差し込む住所録を指定してください」「標準の住所録ファイル」「ファイルの種類」

差し込み印刷のための住所録の作り方
“魔法使い!?”はがき宛名面印刷ウィザードついて、詳しくはこちらをご受講ください。

 
ちなみにExcelAccessで作成すると、他の年賀状作成ソフトなどでも住所録を読み込めるといった、互換性*のある場合が多いです。
互換性とは…他のパソコンやソフトウェアでも、そのまま利用できることです。

住所録の作り方をファイルの種類ごとに解説

それでは、住所録作成に使用するファイルの種類ごとに、作成画面と作り方をご紹介します

Word(docxファイル)

  1. 「はがき宛名面印刷ウィザード」で宛名面が出来上がったあと[差し込み文書]タブ [差し込み印刷の開始]グループ [宛先の選択][アドレス帳の編集]🖱クリックします。
     
  2. 差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスが起動します。
    [データソース]内の[Address20.docx]🖱クリックで選択します。
     

    ファイル名全体が見えない場合
    ファイル名にマウスを🖱クリックせずに重ねるマウスオーバーといいます)と、ファイル名のすべてが表示されます。

    例:C:¥Users¥(ユーザー名)~¥My Data Sources¥Address20.docx

    例のように、ファイル名の末尾が「Address20.docx」のものを選択します。

  3. [編集]🖱クリックします。
     
    差し込み印刷のための住所録の作り方


  4. データフォームが表示されますので、宛先に表示したい情報を入力します。
     
    差し込み印刷のための住所録の作り方 

    基本的な操作は、Aに入力してBを押すことの繰り返しです
    必要に応じてCDEFを使いましょう。
    入力が終了したら、G[閉じる]ボタンを🖱クリックします。

    A. 入力欄各フィールドを入力します。
    ・氏名・連名・敬称・会社・部署・役職・郵便番号
    ・住所_1・住所_2・住所_3・電話番号・FAX番号
    ・電子メール_アドレス・備考

    B. レコードの追加…「レコード」とは“記録”のことです。
    音声を記録した懐かしのアナログレコード、スポーツ競技の記録もレコード、宛先も“記録”なのでレコードです。

    このボタンは、宛先(レコード)を追加したいときに🖱クリックします。

    C. 削除…表示されている宛先を削除したいときに🖱クリックします。

    D. 元に戻す…情報を変更したあと、保存前に押すと元に戻せます

    E. 検索住所録内を検索できます。

    F. レコード…オーディオ機器の早送り・巻き戻しのように、🖱クリックで住所録内を移動できます。

    G. 閉じる「データフォーム」を閉じます。


  5. 「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスに戻りますので、右下の[OK]🖱クリックして閉じると住所録完成です!


  6. [結果のプレビュー]🖱クリックしてみましょう。
    🖱クリックするたびに、フィールド名表示実際の印刷表示が切り替わります。
     
    差し込み印刷のための住所録の作り方 
はがきに住所録を差し込んで印刷する方法について、詳しくはこちらをご受講ください。

Excel(xlsxファイル)

  1. 「はがき宛名面印刷ウィザード」で宛名面が出来上がったあと、[差し込み文書]タブ [差し込み印刷の開始]グループ [宛先の選択]アドレス帳の編集🖱クリックします。
     
  2. 差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスが起動します。
    [データソース]内の[Address20.xlsx]🖱クリックで選択します。
     
  3. [編集]🖱クリックします。
     
    差し込み印刷のための住所録の作り方


  4. データソースの編集フォームが表示されますので、宛先に表示したい情報を入力します。
     
    差し込み印刷のための住所録の作り方 

    基本的な操作は、Aに入力してBを押すことの繰り返しです。
    必要に応じてCを使いましょう。

    ※「はがき宛名面印刷ウィザード」で住所録ファイルをExcelにしたときは、DEは“グレーアウト”という操作できない状態になっています。

    入力が終了したら、F[閉じる]ボタンを🖱クリックします。

    A. 入力欄各フィールドを入力します。
    ・氏名・連名・敬称・会社・部署・役職・郵便番号
    ・住所_1・住所_2・住所_3・電話番号・FAX番号
    ・電子メール_アドレス・備考

    B. 新しいエントリ宛先を追加したいときに🖱クリックします。

    C. 検索住所録内を検索できます。

    D. エントリの削除…選択されている宛先を削除したいときに🖱クリックします。
    ※住所録ファイルにExcelを選んだときは操作できません。

    E.列のカスタマイズ…フィールド名(項目)の追加・削除・変更ができます。
    ※住所録ファイルにExcelを選んだときは操作できません。

    F. OK「データソースの編集」フォームを閉じます。


  5. 「アドレス帳を更新して、Address20.xlsxの変更内容を保存しますか?」という画面が表示されますので、[はい]🖱クリックします。

  6. 「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスに戻りますので、右下の[OK]🖱クリックして閉じると住所録完成です!


  7. [結果のプレビュー]🖱クリックしてみましょう。
    🖱クリックするたびに、フィールド名表示と実際の印刷表示が切り替わります
     
    差し込み印刷のための住所録の作り方 
はがきに住所録を差し込んで印刷する方法について、詳しくはこちらをご受講ください。

Access(accdbファイル)

  1. 「はがき宛名面印刷ウィザード」で宛名面が出来上がったあと、[差し込み文書]タブ [差し込み印刷の開始]グループ [宛先の選択]アドレス帳の編集🖱クリックします。
     
  2. 差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスが起動します。
    [データソース]内の[Address20.accdb]🖱クリックで選択します。
     
  3. [編集]🖱クリックします。
     
    差し込み印刷のための住所録の作り方


  4. データソースの編集フォームが表示されますので、宛先に表示したい情報を入力します。
     
    差し込み印刷のための住所録の作り方 

    基本的な操作は、Aに入力してBを押すことの繰り返しです。
    必要に応じてCDを使いましょう。

    ※「はがき宛名面印刷ウィザード」で住所録ファイルをAccessにしたときは、Eは“グレーアウト”という操作できない状態になっています。

    入力が終了したら、F[閉じる]ボタンを🖱クリックします。

    A. 入力欄各フィールドを入力します。
    ・氏名・連名・敬称・会社・部署・役職・郵便番号
    ・住所_1・住所_2・住所_3・電話番号・FAX番号
    ・電子メール_アドレス・備考

    ◆ 入力中に「これは読み取り専用のセルであり、無効に設定されます」と表示されましたら、それは[ID]欄のメッセージです。
    IDは自動で振られる番号ですので、このまま[OK]🖱クリックで大丈夫です。

    B. 新しいエントリ宛先を追加したいときに🖱クリックします。

    C. 検索住所録内を検索できます。

    D.エントリの削除…選択されている宛先を削除したいときに🖱クリックします。

    E. 列のカスタマイズ…フィールド名(項目)の追加・削除・変更ができます。
    ※住所録ファイルにAccessを選んだときは操作できません。

    F. OK「データソースの編集」フォームを閉じます。


  5. 「アドレス帳を更新して、Address20.accdbの変更内容を保存しますか?」
    という画面が表示されますので、[はい]🖱クリックします。


  6. 「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスに戻りますので、
    右下の[OK]🖱クリックして閉じると住所録完成です!


  7. [結果のプレビュー]🖱クリックしてみましょう。
    🖱クリックするたびに、フィールド名表示と実際の印刷表示が切り替わります
     
    差し込み印刷のための住所録の作り方 
はがきに住所録を差し込んで印刷する方法について、詳しくはこちらをご受講ください。

フィールド名をカスタマイズ!

ここまでの方法ですと、“氏名”“連名”などの、「フィールド名」(項目名)を変えられませんでした

けれども新しいリストの入力」を使用することで、フィールド名を自由に変更できます
いわゆる“自分流にカスタマイズ!”ですね。

  1. [差し込み文書]タブ [差し込み印刷の開始]グループ [宛先の選択][新しいリストの入力]の順に🖱クリックします。
     
    差し込み印刷のための住所録の作り方


  2. [新しいアドレス帳]フォームが表示されます。
    [列のカスタマイズ]ボタンを🖱クリックすると、[アドレス帳のユーザー設定]が表示されますので必要な設定をします。
     
    追加…フィールド名を追加します
    削除…フィールド名を削除します
    名前の変更…フィールド名を変更します
    上へ…編集対象を上に移動します
    下へ…編集対象を下に移動します
     
  3. 設定が終わりましたら、[アドレス帳のユーザー設定][OK]ボタン[新しいアドレス帳][OK]ボタンの順で🖱クリックします。
     
    差し込み印刷のための住所録の作り方


  4. 1.「アドレス帳の保存」ダイアログボックスが起動しますので、住所録に任意の名前(今回は“マイアドレス帳”)を付けます
     
    2. [保存]ボタンを🖱クリックして完成です!
     
    差し込み印刷のための住所録の作り方

作成後の編集方法

住所録を作成した後に、追加・削除・修正する方法もご紹介します。

  1. [差し込み文書]タブ [差し込み印刷の開始]グループ [宛先の選択][既存のリストを使用]の順に🖱クリックします。
     
    差し込み印刷のための住所録の作り方


  2. 「データファイルの選択」ダイアログボックスが起動します。
    1. 編集したい住所録を選択します。
    2.[開く]🖱クリックします。
     
    差し込み印刷のための住所録の作り方


  3. [差し込み文書]タブ [差し込み印刷の開始]グループ [アドレス帳の編集]🖱クリックします。
     
    差し込み印刷のための住所録の作り方


  4. 「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスが起動します。
    [データソース]内の編集したい宛先リスト(住所録)🖱クリックで選択します。
     
  5. [編集]🖱クリックします。
     
    差し込み印刷のための住所録の作り方


  6. 「データソースの編集」フォームが表示され、住所録の編集ができるようになります
     
    差し込み印刷のための住所録の作り方

まとめ

今回の授業は、便利な差し込み印刷に必要不可欠な『差し込み印刷のための住所録の作り方』を解説しました!

作成しておくことで、はがきはもちろん、封筒ラベルにも宛先を差し込むことができます
その住所録を使用して、互換性のある他のソフトでも使えます。

住所録の作成に使用できるファイルは3種類ありました。

Word(docxファイル)
Excel(xlsxファイル)
Access(accdbファイル)

住所録は、作成後も編集可能です。
さらに、フィールド名(項目名)は、自由にカスタマイズできます

次の3つの作業を順番にすることで、はがき宛名面の差し込み印刷は完ぺきです!

1.【はがき宛名面印刷ウィザード】
2.【差し込み印刷の住所録の作り方】(今回の内容です。)
3.【差し込み印刷・はがき宛名面】

さあ、差し込み印刷の最重要作業!住所録の作成を一歩ずつ頑張りましょう
 

専用ソフトでも、今回のノウハウを活用できます!こちら三大年賀状ソフトです。

😄ご受講お疲れさまでした

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