【差し込み印刷のための住所録の作り方】Wordで年賀状・封筒・ラベル印刷に使える！

こんにちは！どこでもパソコン教室四日市です。

今回の授業は、便利な差し込み印刷に必要不可欠な『差し込み印刷のための住所録の作り方』を解説します！

前回の授業【はがき宛名面印刷ウィザード】で、はがきの宛名面の作り方を覚えました。

Wordで年賀状ソフトのように、宛先が印刷するたびに変わるということはできますか？

はい、できます！

そのためには、次の2つの作業が必要です。

❶「住所録」の作成　❷「差し込み印刷の設定」

今回は、❶のための「住所録の作り方」をお伝えします。

住所録を作ると、年賀状などのはがき印刷はもちろん、封筒やラベルの宛先にも、同じ住所録が使えます♪

入力が大変ですけれども、一度作ってしまえばあとは楽ですね♪

住所録の作成に使用できるファイルは3種類
住所録の作り方をファイルの種類ごとに解説
フィールド名をカスタマイズ！
作成後の編集方法
まとめ

住所録の作成に使用できるファイルは3種類

年賀状ソフトのように印刷するたびに宛名が変わる「差し込み印刷」をするために、住所録（宛先リスト）を作成します。

住所録作成に使用できるファイルは次の3種類です。
パソコンにインストールされているソフトが使用できます。

● Microsoft Word
● Microsoft Excel
● Microsoft Access　

ソフトの選択は「はがき宛名面印刷ウィザード」の手順の中で、次の箇所からできます。

「差し込み印刷を指定します」➡「宛名に差し込む住所録を指定してください」➡「標準の住所録ファイル」➡「ファイルの種類」

“魔法使い!?”はがき宛名面印刷ウィザードついて、詳しくはこちらをご受講ください。

【はがき宛名面印刷ウィザード】Wordで4種類のはがき宛名面の作成方法！

Wordの『はがき宛名面印刷ウィザード』の使い方を、はがき4種類の種類ごとに図解入りでご説明します。ウィザードとは、直訳すると“魔法使い”。年賀状や暑中見舞い、エコーはがき、さらに往復はがきの宛名も“魔法のように”手軽に作れます！

　
ちなみにExcelやAccessで作成すると、他の年賀状作成ソフトなどでも住所録を読み込めるといった、互換性*のある場合が多いです。
＊互換性とは…他のパソコンやソフトウェアでも、そのまま利用できることです。

住所録の作り方をファイルの種類ごとに解説

それでは、住所録作成に使用するファイルの種類ごとに、作成画面と作り方をご紹介します。

Word（docxファイル）

「はがき宛名面印刷ウィザード」で宛名面が出来上がったあと、［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［宛先の選択］➡［アドレス帳の編集］を🖱クリックします。
　
「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスが起動します。
［データソース］内の［Address20.docx］を🖱クリックで選択します。
　
ファイル名全体が見えない場合
ファイル名にマウスを🖱クリックせずに重ねる（マウスオーバーといいます）と、ファイル名のすべてが表示されます。
例：［C:￥Users￥（ユーザー名）～￥My Data Sources￥Address20.docx］
例のように、ファイル名の末尾が「Address20.docx」のものを選択します。
［編集］を🖱クリックします。
　
「データフォーム」が表示されますので、宛先に表示したい情報を入力します。
　
　
基本的な操作は、Aに入力してBを押すことの繰り返しです。
必要に応じてC・D・E・Fを使いましょう。
入力が終了したら、G[閉じる]ボタンを🖱クリックします。
A. 入力欄…各フィールドを入力します。
・氏名・連名・敬称・会社・部署・役職・郵便番号
・住所_1・住所_2・住所_3・電話番号・FAX番号
・電子メール_アドレス・備考
B. レコードの追加…「レコード」とは“記録”のことです。
音声を記録した懐かしのアナログレコード、スポーツ競技の記録もレコード、宛先も“記録”なのでレコードです。
このボタンは、宛先（レコード）を追加したいときに🖱クリックします。
C. 削除…表示されている宛先を削除したいときに🖱クリックします。
D. 元に戻す…情報を変更したあと、保存前に押すと元に戻せます。
E. 検索…住所録内を検索できます。
F. レコード…オーディオ機器の早送り・巻き戻しのように、🖱クリックで住所録内を移動できます。
G. 閉じる…「データフォーム」を閉じます。
「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスに戻りますので、右下の［OK］を🖱クリックして閉じると住所録完成です！
［結果のプレビュー］を🖱クリックしてみましょう。
🖱クリックするたびに、フィールド名表示と実際の印刷表示が切り替わります。

はがきに住所録を差し込んで印刷する方法について、詳しくはこちらをご受講ください。

Excel（xlsxファイル）

「はがき宛名面印刷ウィザード」で宛名面が出来上がったあと、［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［宛先の選択］➡［アドレス帳の編集］を🖱クリックします。
　
「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスが起動します。
［データソース］内の［Address20.xlsx］を🖱クリックで選択します。
　
［編集］を🖱クリックします。
　
「データソースの編集」フォームが表示されますので、宛先に表示したい情報を入力します。
　
　
基本的な操作は、Aに入力してBを押すことの繰り返しです。
必要に応じてCを使いましょう。
※「はがき宛名面印刷ウィザード」で住所録ファイルをExcelにしたときは、D・Eは“グレーアウト”という操作できない状態になっています。
入力が終了したら、F[閉じる]ボタンを🖱クリックします。
A. 入力欄…各フィールドを入力します。
・氏名・連名・敬称・会社・部署・役職・郵便番号
・住所_1・住所_2・住所_3・電話番号・FAX番号
・電子メール_アドレス・備考
B. 新しいエントリ…宛先を追加したいときに🖱クリックします。
C. 検索…住所録内を検索できます。
D. エントリの削除…選択されている宛先を削除したいときに🖱クリックします。
※住所録ファイルにExcelを選んだときは操作できません。
E.列のカスタマイズ…フィールド名（項目）の追加・削除・変更ができます。
※住所録ファイルにExcelを選んだときは操作できません。
F. OK…「データソースの編集」フォームを閉じます。
「アドレス帳を更新して、Address20.xlsxの変更内容を保存しますか？」という画面が表示されますので、［はい］を🖱クリックします。
「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスに戻りますので、右下の［OK］を🖱クリックして閉じると住所録完成です！
［結果のプレビュー］を🖱クリックしてみましょう。
🖱クリックするたびに、フィールド名表示と実際の印刷表示が切り替わります。

はがきに住所録を差し込んで印刷する方法について、詳しくはこちらをご受講ください。

Access（accdbファイル）

「はがき宛名面印刷ウィザード」で宛名面が出来上がったあと、［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［宛先の選択］➡［アドレス帳の編集］を🖱クリックします。
　
「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスが起動します。
［データソース］内の［Address20.accdb］を🖱クリックで選択します。
　
［編集］を🖱クリックします。
　
「データソースの編集」フォームが表示されますので、宛先に表示したい情報を入力します。
　
　
基本的な操作は、Aに入力してBを押すことの繰り返しです。
必要に応じてC・Dを使いましょう。
※「はがき宛名面印刷ウィザード」で住所録ファイルをAccessにしたときは、Eは“グレーアウト”という操作できない状態になっています。
入力が終了したら、F［閉じる］ボタンを🖱クリックします。
A. 入力欄…各フィールドを入力します。
・氏名・連名・敬称・会社・部署・役職・郵便番号
・住所_1・住所_2・住所_3・電話番号・FAX番号
・電子メール_アドレス・備考
◆ 入力中に「これは読み取り専用のセルであり、無効に設定されます」と表示されましたら、それは［ID］欄のメッセージです。
IDは自動で振られる番号ですので、このまま［OK］を🖱クリックで大丈夫です。
B. 新しいエントリ…宛先を追加したいときに🖱クリックします。
C. 検索…住所録内を検索できます。
D.エントリの削除…選択されている宛先を削除したいときに🖱クリックします。
E. 列のカスタマイズ…フィールド名（項目）の追加・削除・変更ができます。
※住所録ファイルにAccessを選んだときは操作できません。
F. OK…「データソースの編集」フォームを閉じます。
「アドレス帳を更新して、Address20.accdbの変更内容を保存しますか？」
という画面が表示されますので、［はい］を🖱クリックします。
「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスに戻りますので、
右下の［OK］を🖱クリックして閉じると住所録完成です！
［結果のプレビュー］を🖱クリックしてみましょう。
🖱クリックするたびに、フィールド名表示と実際の印刷表示が切り替わります。

はがきに住所録を差し込んで印刷する方法について、詳しくはこちらをご受講ください。

フィールド名をカスタマイズ！

ここまでの方法ですと、“氏名”“連名”などの、「フィールド名」（項目名）を変えられませんでした。

けれども「新しいリストの入力」を使用することで、フィールド名を自由に変更できます。
いわゆる“自分流にカスタマイズ！”ですね。

［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［宛先の選択］➡［新しいリストの入力］の順に🖱クリックします。
　
［新しいアドレス帳］フォームが表示されます。
［列のカスタマイズ］ボタンを🖱クリックすると、［アドレス帳のユーザー設定］が表示されますので必要な設定をします。
　
・追加…フィールド名を追加します
・削除…フィールド名を削除します
・名前の変更…フィールド名を変更します
・上へ…編集対象を上に移動します
・下へ…編集対象を下に移動します
　
設定が終わりましたら、［アドレス帳のユーザー設定］の［OK］ボタン➡［新しいアドレス帳］の［OK］ボタンの順で🖱クリックします。
　
1.「アドレス帳の保存」ダイアログボックスが起動しますので、住所録に任意の名前（今回は“マイアドレス帳”）を付けます。
　
2. ［保存］ボタンを🖱クリックして完成です！

作成後の編集方法

住所録を作成した後に、追加・削除・修正する方法もご紹介します。

［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［宛先の選択］➡［既存のリストを使用］の順に🖱クリックします。
　
「データファイルの選択」ダイアログボックスが起動します。
1. 編集したい住所録を選択します。
2.［開く］を🖱クリックします。
　
［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［アドレス帳の編集］を🖱クリックします。
　
「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスが起動します。
［データソース］内の編集したい宛先リスト（住所録）を🖱クリックで選択します。
　
［編集］を🖱クリックします。
　
「データソースの編集」フォームが表示され、住所録の編集ができるようになります。