【差し込み印刷・ラベル】Wordで宛名ラベル・名刺・名札の作成手順!

差し込み印刷・ラベル💻PCの"困った😔"を安心・楽しい😄へ!
この記事は約15分で読めます。

差し込み印刷でラベルを作ってみたいですけれど、むずかしそうで困っています…。

今回の授業でご紹介します、『差し込み印刷ウィザード』“ラベル”を実践すると、どなたでも簡単にオリジナルのラベルを作れるようになれますよ

『ウィザード』って、たしか“魔法使い”を意味する

『ウィザード』で表示される画面と会話をするように、“対話形式”“魔法のように”設定ができるからですね。

今回の授業では、ラベル印刷でできる「宛名ラベル」「名刺」「名札」の3つの作成方法をご紹介します。

最後までご受講いただくと、ご自身で納得のいくラベル印刷ができるようになれますよ!

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差し込み印刷のための住所録を作成

ラベルに年賀状ソフトのような、印刷するたびに宛名が変わる「差し込み印刷をするためには、
まず、住所録(宛先リスト)を作成します

住所録作成に使用できるファイルは次の3種類です。
パソコンにインストールされているソフトが使用できます。

  • MicrosoftWord
  • MicrosoftExcel
  • MicrosoftAccess

住所録の作り方をファイルの種類ごとに解説していますので、
手順については、こちらをご覧ください。☟

宛名ラベルの差し込み印刷方法

ラベル用紙を選択する

まず、作成するラベル用紙を選択します。

下記の方法で、使用できる用紙を確認してから、用紙を購入されるのもいいですね。

  1. [差し込み文書]タブ [差し込み印刷の開始]グループ [差し込み印刷の開始]ボタン [ラベル]の順に🖱クリックします。
     
    差し込み印刷・ラベル


  2. 「ラベルオプション」ダイアログボックスが起動します。
     
    差し込み印刷・ラベル
    1.「ラベル情報」[ラベルの製造元]の右にある[∨]を🖱クリックして、
     表示されるリストの中から🖱クリックで選択します。

    選択できるラベルの製造元の数は、次のように全部で42種+「その他/ユーザー設定」になります。用紙を購入されるときなど、参考にしていただければと思います。

    MicrosoftCompulabelnana
    3M/Post-it® Asia PacificCroxleyOffice Depot
    3M/Post-it® EUDURABLEOffice Star
    3M/Post-it® North AmericaERO Etikett GmbHOnlineLabels.com
    Ace LabelFormtecPlanet
    AdetecHerlitz PBS AGPLUS Corporation
    A-ONEHERMAPrintec
    APLIHisagoRAYFILM
    APLI-AGIPAINETA, S.A.Riklabel
    APLI-DECADRYKOKUYOSigel GmbH
    Avery A4/A5LINDOTANEX
    Avery US LetterLorenz BellTico
    Avery ZweckformMACtac Starliner LabelsTower
    C-Line Products Inc.MAY+SPIESUnistat
      その他/ユーザー設定

    2. 続いて、同じく「ラベル情報」[製品番号]の中から、
     作成したい用紙の製品番号🖱クリックで選択します。

    3.「サイズの詳細」ボタンをクリックすると、
     上記1.2.で選択した用紙の詳細な情報が表示されます。

    4.「新しいラベル」ボタンをクリックすると、
     上記1.2.で選択した用紙情報を元に、新しいラベルを作成できます。

    5.[OK]🖱クリックしてダイアログボックスを閉じます。


  3. ラベル用紙のレイアウト(配列)になります。
     
    このとき、グリッド線(ラベルの枠線)が表示されていなければ、
    [表ツール/レイアウト]タブ [表]グループ [グリッド線の表示]の順で🖱クリックすると表示されます。
お取扱い8千種以上。ご希望の用紙がきっと見つかります!

差し込み印刷ウィザードで設定

差し込み印刷に便利な「差し込み印刷ウィザード」で設定しましょう!

  1. [差し込み文書]タブ [差し込み印刷の開始]グループ [差し込み印刷の開始]ボタン [差し込み印刷ウィザード]🖱クリックします。
     
    差し込み印刷・ラベル


  2. 画面右側に[差し込み印刷ウィザード]が起動して、[文書の種類を選択]が表示されます。
     
    差し込み印刷・ラベル
    「文書の種類を選択してください。」のところで、すでにラベルが選択されています。
    手順 1/6というのは「6つの手順で完成しますよ!」ということです。

    ➔次へ:ひな形の選択」を🖱クリックして進みましょう。


  3. [ひな形の選択]が表示されます。
     
    差し込み印刷・ラベル

    「宛名ラベルをどのように設定しますか?」のところで、
    [現在の文書を使用]チェック⦿が入っている状態にします。

    2つ目の手順ができました。次へ:宛先の選択」を🖱クリックして進みましょう。
    ここで←戻る:文書の種類の選択」を🖱クリックして、ひとつ前の手順に戻ることもできます。


  4. [宛先の選択]が表示されます。
     
    差し込み印刷・ラベル

    1.[既存のリストを使用]チェック⦿が入っている状態にします。
    2.「既存のリストを使用」のところで、[参照]🖱クリックすると、
     「データファイルの選択」が開きます。

     データファイルの中から、作成しておいた住所録をクリックで選択して、
     [開く]🖱クリックします。

    3.住所録がExcelの場合「テーブルの選択」が表示されますので、
     [OK]🖱クリックします。

    4.住所録がExcelの場合、続いて「差し込み印刷の宛先」も表示されますので、
     [OK]🖱クリックします。

    5.3つ目の手順ができました。→次へ:ラベルの配置」を🖱クリックして進みましょう。
     ここで←戻る:ひな形の選択」を🖱クリックして、ひとつ前の手順に戻ることもできます。


  5. [ラベルの配置]が表示されます。
     
    差し込み印刷・ラベル

    1.「ラベルに宛先の情報を追加するには…」のところで、宛先を表示する箇所に、
     🖱クリックで「|」カーソルを置いてから[住所ブロック]🖱クリックします。

    2.[住所ブロックの挿入]が表示されます。表示したい内容に設定して、
     [OK]🖱クリックします。

    3.必要に応じて[差し込みフィールドの挿入]をします。
     フィールド選択して[挿入]🖱クリックすると、「|」カーソルのある箇所に挿入されます。

    差し込みフィールドの挿入で、カーソルの位置を変更したいときは、ちょっと面倒ですけれども、その都度[閉じる]ボタンを🖱クリックする必要があります。

    4.[すべてのラベルの更新]🖱クリックすると、
     最初のラベルに設定したレイアウトをすべてのラベルに反映できます。

    差し込み印刷・ラベル

    5.4つ目の手順ができました。
     「→次へ:ラベルのプレビュー表示」を🖱クリックして進みましょう。
     ここで←戻る:宛先の選択」を🖱クリックして、ひとつ前の手順に戻ることもできます。


  6. [ラベルのプレビュー表示]が表示されます。
     
    差し込み印刷・ラベル

    「宛先」両側の[<<]or[>>]🖱クリックすると、差し込まれた住所録がプレビュー表示されます。

    5つ目の手順ができました。→次へ:差し込み印刷の完了」を🖱クリックして進みましょう。
    ここで←戻る:ラベルの配置」を🖱クリックして、ひとつ前の手順に戻ることもできます。


  7. [差し込み印刷の完了]が表示されます。
     
    差し込み印刷・ラベル

    1.「差し込み印刷」のところで[印刷]🖱クリックします。

     「プリンターに差し込み」が表示されます。次の中から選択して[OK]🖱クリックします。

     初めて印刷するときは「現在のレコード」を選択して、テスト印刷をしましょう。

     ・すべて…住所録の宛先すべてを印刷します。
     ・現在のレコード…プレビュー表示されている宛先のみを印刷します。
     ・最初のレコード:最後のレコード…印刷する範囲を指定して印刷します。

    2.[印刷]ダイアログボックスが起動します。

     設定を確認後、[OK]🖱クリックして印刷完成です!

ラベル印刷で名刺を作成

名刺宛先がひとつの宛名ラベルは、差し込み印刷の設定は必要ありません

1つのラベルをしっかり作成して、そのあと同じデザインをすべてのラベルに反映すればOK!です。

今回は、下図の名刺を作成します!

差し込み印刷・ラベル

ラベル用紙を選択する

まず、作成するラベル用紙を選択します。

ラベル用紙の選択方法は、上記『宛名ラベルの差し込み印刷方法』
ラベル用紙を選択するをご覧ください。

名刺をデザインする

ラベル用紙の準備ができましたら、次はデザインをしましょう

まず、左上のラベルのみに作成します。

デザインといっても、むずかしく考えなくても大丈夫です!
図やテキストボックスなどを、置きたい箇所に配置するだけです。

図・テキストボックスの挿入

図はオブジェクトともいい、7種類あります。
表やテキスト等も合わせますと、挿入できるものは11種類もあります。

もし、使用したことのない図がありましたら、ぜひ試されることをお勧めします。
表現の幅が広がって、新しいアイデアも湧きやすいですよ!

図の挿入方法
[挿入]タブ [図]グループ 挿入したい図(オブジェクト)を🖱クリック

テキストボックスの挿入方法
[挿入]タブ [テキスト]グループ 挿入したいテキストを🖱クリック

テキストボックスを使用すると便利!
  • 文字列は、直接入力することもできますけれども、テキストボックスを使用することで、行の位置に縛られることなく、自由な位置に文字列を置くことができて便利です!
  • も、テキストボックスの中に作成することで、自由な位置に表を置くことができます。

 図の挿入と文字列と図の関係を自由に扱える方法について、詳しくはこちらをぜひご受講ください。☟

今回作成する名刺の素材です
差し込み印刷・ラベル

体裁を整える

挿入したテキストボックスサイズや色、位置などを整えます

差し込み印刷・ラベル
差し込み印刷・ラベル 

 選択したい図を🖱クリックしても、選択できなくて困ったときはこちらをご受講ください。☟

デザインをすべてのラベルに反映する

作成した名刺を、すべてのラベルに反映しましょう。

  1. [ホーム]タブ [編集]グループ [選択]の中にある[オブジェクトの選択]🖱クリックします。
  2. 図すべて選択します。マウスポインタを左上から右下に🖱ドラッグ*するのがコツです。
    ドラッグとは…🖱マウスの左ボタンをクリックしたまま移動することです。

    このとき、完全に囲まれた図のみ選択されますので、図すべてを囲めるように🖱ドラッグするのがポイントです。すべての図に「○」ハンドルがついていたら、無事選択されています。

    差し込み印刷・ラベル


  3. [差し込み文書]タブ [作成]グループ [ラベル]の順に🖱クリックします。
  4. 表示された「封筒とラベル」ダイアログボックス「印刷」にて、
    「すべてのラベルに印刷する」チェック◉が入っているのを確認して、[新規文書]ボタンを🖱クリックします。
    差し込み印刷・ラベル

    図が1つだけですと、[ラベル]“グレーアウト”して、🖱クリックできないときがあります。そのときは、図を2つ以上にすると、🖱クリックできるようになります。

  5. 新規文書で、デザインがすべてのラベルに反映された名刺が完成しました!
差し込み印刷・ラベル

名札を差し込み印刷で作れば便利!

宛名ラベルの差し込み印刷機能と、名刺作成のときのデザイン方法を合わせると、
名札も作成できます

  1. まず、このページの上記でご紹介している、
    差し込み印刷のための住所録を作成宛名ラベルの差し込み印刷方法を、同じ手順で進めます。

    途中差し込み印刷ウィザードで設定の、[ラベルの配置]のところで、
    [差し込みフィールドの挿入]“氏名”を挿入します。

    “氏名”フォントサイズも大きくしましょう。全体のデザインも作成しましょう。

  2. [すべてのラベルの更新]🖱クリックすると、レイアウトをすべてのラベルに反映できます。

    差し込み印刷・ラベル


  3. [ラベルのプレビュー表示]に進むと、実際に氏名が表示されることを確認できます。
    印刷して名札の完成です!

    差し込み印刷・ラベル

まとめ

今回の授業は、「差し込み印刷ウィザード」を使用して、宛名ラベルの差し込み印刷について解説しました。

宛名ラベルの差し込み印刷の手順
  1. 差し込み印刷のための住所録を作成
  2. ラベル用紙の種類とサイズを選択
  3. 差し込み印刷ウィザードで住所録を差し込む
  4. 書式と位置を設定して体裁を整える
  5. 宛名ラベルの内容をすべてのラベルに反映する
  6. テスト印刷と本番印刷


名刺の作成方法
もご紹介しました。

名刺作成の手順
  1. ラベル用紙の種類とサイズを選択
  2. 名刺をデザインする
  3. デザインをすべてのラベルに反映する
  4. テスト印刷と本番印刷

 
宛名ラベルの差し込み印刷機能と、名刺作成のときのデザイン方法を合わせて、
名札の作成方法もご紹介しました。

名札作成の手順
  1. 差し込み印刷のための住所録を作成
  2. ラベル用紙の種類とサイズを選択
  3. 差し込み印刷ウィザードで住所録を差し込む
  4. 氏名フィールドの挿入デザインをする
  5. デザインをすべてのラベルに反映する
  6. テスト印刷と本番印刷

この3つの作成はどれも、「やってみたいけど、よく分からないからあきらめていました😅
とおっしゃる受講生様が多いです。

できるようになられると、お仕事からプライベートまでさまざまな場面で活用されています!

差し込み印刷ウィザードに助けてもらいながら、繰り返しチャレンジしていきましょう!
 

大切な作品やデータを、パソコンの故障や買い替え時に備えて、
外付けハードディスクにも保存されることをおすすめしています!

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