こんにちは！どこでもパソコン教室 四日市です。
今回の授業は、「宛名ラベル」「名刺」「名札」の作成手順が分かる『Word 差し込み印刷～ラベル～』を解説します！
差し込み印刷で宛名ラベルを作ってみたいのですけれど、むずかしそうで困っています…。
今回の授業でご紹介します、差し込み印刷ウィザードの〝ラベル〟を実践しますと、どなたでも簡単にオリジナルのラベルを作れるようになれますよ！
「ウィザード」って、たしか〝🧙♀️魔法使い〟を意味する♪
はい、そうです！
ウィザードで表示される画面の「質問」に「回答」する形の〝対話形式〟で〝魔法のように〟設定ができるからですね♪
今回の授業では、「宛名ラベル」「名刺」「名札」3つの作成方法を解説します。
最後までご受講いただきますと、ご自身で納得のいくラベル印刷ができるようになれますよ！
差し込み印刷のための「住所録を作成」
ラベルに、年賀状ソフトのような宛先が印刷するたびに変わる「差し込み印刷」をするための、住所録（宛先リスト）を作成しましょう。
住所録作成に使用できるファイルは次の3種類です。
パソコンにインストールされているソフトが使用できます。
● Microsoft Excel
● Microsoft Access
『宛名ラベル』の差し込み印刷方法
「ラベル用紙」を選択する
最初に、作成に使用しますラベル用紙を選択します。
次の方法で使用できる用紙を確認してから、用紙を購入されると間違いがなくていいですね。
- 次の箇所を順に🖱クリックします。
●［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［差し込み印刷の開始］➡［ラベル］
- 「ラベルオプション」ダイアログボックスが起動します。
次の1～5の設定をしましょう。
1.「ラベル情報」の［ラベルの製造元］の［∨］を🖱クリックして、表示されるメーカーなど、リストの中から🖱クリックで選択します。選択できるラベルの製造元の数は、次のように全部で42種 ＋「その他/ユーザー設定」になります。
用紙を購入されるときの、ご参考にしていただければと思います。Microsoft Compulabel nana 3M/Post-it® Asia Pacific Croxley Office Depot 3M/Post-it® EU DURABLE Office Star 3M/Post-it® North America ERO Etikett GmbH OnlineLabels.com Ace Label Formtec Planet Adetec Herlitz PBS AG PLUS Corporation A-ONE HERMA Printec APLI Hisago RAYFILM APLI-AGIPA INETA, S.A. Riklabel APLI-DECADRY KOKUYO Sigel GmbH Avery A4/A5 LINDO TANEX Avery US Letter Lorenz Bell Tico Avery Zweckform MACtac Starliner Labels Tower C-Line Products Inc. MAY+SPIES Unistat その他/ユーザー設定 2.「ラベル情報」の［製品番号］の中から、使用したい用紙の製品番号を🖱クリックで選択します。
3.［サイズの詳細］を🖱クリックすると、手順1・2で選択した用紙の詳細な情報が表示されます。
4.［新しいラベル］を🖱クリックすると、手順1・2で選択した用紙情報を元に、新しいラベルを作成できます。
5.［OK］を🖱クリックしてダイアログボックスを閉じます。
- ラベル用紙のレイアウト（配列）になります。
グリッド線（ラベルの枠線）が表示されていないときは、次の箇所を順に🖱クリックすると表示されます。●［表ツール/レイアウト］タブ ➡［表］グループ ➡［グリッド線の表示］
「差し込み印刷ウィザード」で設定
差し込み印刷の強い味方！「差し込み印刷ウィザード」で設定しましょう。
- 次の箇所を順に🖱クリックします。
●［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［差し込み印刷の開始］➡［差し込み印刷ウィザード］
-
画面の右側に「差し込み印刷ウィザード」が起動して、「文書の種類を選択」が表示されます。
「文書の種類を選択してください。」のところで、すでに［ラベル］が選択されています。
「手順 1/6」というのは「6つの手順で完成しますよ！」ということです。
［➔次へ：ひな形の選択］を🖱クリックして進みましょう。
- 「ひな形の選択」が表示されます。
「宛名ラベルをどのように設定しますか？」のところで、［現在の文書を使用］に⦿チェックが入っている状態にします。
2つ目の手順ができました。［→次へ：宛先の選択］を🖱クリックして進みましょう。
ここで［←戻る：文書の種類の選択］を🖱クリックして、ひとつ前の手順に戻ることもできます。
- 「宛先の選択」が表示されます。
次の1～5の設定をしましょう。
1.［既存のリストを使用］に⦿チェックが入っている状態にします。
2.「既存のリストを使用」のところで、［参照］を🖱クリックすると「データファイルの選択」が開きます。
データファイルの中から、作成しておいた住所録を🖱クリックで選択して［開く］を🖱クリックします。
3. 住所録がExcelの場合「テーブルの選択」が表示されますので、［OK］を🖱クリックします。4. 住所録がExcelの場合、続いて「差し込み印刷の宛先」も表示されますので、［OK］を🖱クリックします。
5. 3つ目の手順ができました。［→次へ：ラベルの配置］を🖱クリックして進みましょう。
ここで［←戻る：ひな形の選択］を🖱クリックして、ひとつ前の手順に戻ることもできます。
- 「ラベルの配置」が表示されます。
次の1～5の設定をしましょう。
1.「ラベルに宛先の情報を追加するには…」のところで、宛先を表示する箇所に、🖱クリックで「|」カーソルを置いてから、［住所ブロック］を🖱クリックします。2.［住所ブロックの挿入］が表示されます。
表示したい内容に設定して［OK］を🖱クリックします。3. 必要に応じて［差し込みフィールドの挿入］をします。
フィールド選択して［挿入］を🖱クリックすると、「|」カーソルのある箇所に挿入されます。差し込みフィールドの挿入で「|」カーソルの位置を変更したいときは、ちょっと面倒ですけれども、その都度［閉じる］を🖱クリックする必要があります。
4.［すべてのラベルの更新］を🖱クリックすると、最初のラベルに設定したレイアウトをすべてのラベルに反映できます。
5. 4つ目の手順ができました。［→次へ：ラベルのプレビュー表示］を🖱クリックして進みましょう。
ここで［←戻る：宛先の選択］を🖱クリックして、ひとつ前の手順に戻ることもできます。
- 「ラベルのプレビュー表示」が表示されます。
「宛先」両側の［<<］or［>>］を🖱クリックすると、差し込まれた住所がプレビュー表示されます。
5つ目の手順ができました。［→次へ：差し込み印刷の完了］を🖱クリックして進みましょう。
ここで［←戻る：ラベルの配置］を🖱クリックして、ひとつ前の手順に戻ることもできます。
- 「差し込み印刷の完了」が表示されます。
1.「差し込み印刷」のところで［印刷］を🖱クリックします。
「プリンターに差し込み」が表示されます。次の中から選択して［OK］を🖱クリックします。
初めて印刷するときは「現在のレコード」を選択して、テスト印刷をしましょう。● すべて…住所録の宛先すべてを印刷します。
● 現在のレコード…プレビュー表示されている宛先のみを印刷します。
● 最初のレコード：最後のレコード…印刷する範囲を指定して印刷します。
2.「印刷」ダイアログボックスが起動します。
設定を確認後、［OK］を🖱クリックして印刷します。3. 6つ目の手順が出来ました。完成です！
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ラベル印刷で『名刺』を作成
名刺や宛先がひとつの宛名ラベルは、差し込み印刷の設定は必要ありません。
1つのラベルをしっかり作成して、そのあと同じデザインをすべてのラベルに反映すればOK！です。
今回は、🤭ちょっと個性が強め!? 下図の名刺を作成します。
「名刺用紙」を選択する
最初に、作成する名刺用紙を選択します。
名刺用紙の選択方法は、上項目『宛名ラベルの差し込み印刷方法』の「ラベル用紙を選択する」をご覧ください。
「名刺をデザイン」する
ラベル用紙の準備ができましたら、次は名刺のデザインをしましょう！
まず、左上のラベルのみに作成します。
デザインといっても、むずかしく考えなくても大丈夫です。
図やテキストボックスなどを置きたい箇所に配置するだけです。
図・テキストボックスの挿入
図は「オブジェクト」ともいい7種類あります。
表やテキストボックス等も合わせますと、挿入できるものは11種類もあります。
もし、使用したことのない図がありましたら、ぜひ試されることをオススメします。
表現の幅が広がって、新しいアイデアも湧きやすいですよ！
［挿入］タブ ➡［図］グループ ➡ 挿入したい図（オブジェクト）を🖱クリック
● テキストボックスの挿入方法
［挿入］タブ ➡［テキスト］グループ ➡ 挿入したいテキストを🖱クリック
テキストボックスを使用すると便利！
● 文字列は、直接入力することもできますけれども、テキストボックスを使用することで行の位置に縛られることなく、自由な位置に文字列を置くことができて便利です！
● 表も、テキストボックスの中に作成することで、自由な位置に表を置くことができます。
自由に扱える方法の授業です。
活用できる方法の授業です。
体裁を整える
挿入した図やテキストボックスの、サイズや色、位置などを整えます。
こちらをご受講ください。
デザインを「すべてのラベルに反映」する
作成した名刺を、すべてのラベルに反映しましょう。
- 次の箇所を順に🖱クリックします。
●［ホーム］タブ ➡［編集］グループ ➡［選択］の中にある［オブジェクトの選択］
- 図をすべて選択します。マウスポインターを左上から右下に🖱ドラッグ*するのがコツです。
＊ドラッグとは…🖱マウスを左のボタンを押したまま動かすことです。このとき、完全に囲まれた図のみ選択されますので、図すべてを囲めるように広めに🖱ドラッグするのがポイントです。
- すべての図に「○」ハンドルがついていたら、無事選択されています。
- 次の箇所を順に🖱クリックします。
●［差し込み文書］タブ ➡［作成］グループ ➡［ラベル］
- 表示された「封筒とラベル」ダイアログボックスの「印刷」にて、「すべてのラベルに印刷する」に◉チェックが入っているのを確認して、［新規文書］を🖱クリックします。
図が1つだけですと、［ラベル］が〝グレーアウト〟して🖱クリックできないときがあります。
そのときは、図を2つ以上にすると🖱クリックできるようになります。
- 新規文書で、デザインがすべてのラベルに反映された名刺が完成しました！
『名札』を差し込み印刷で作れば便利！
宛名ラベルの差し込み印刷機能と、名刺作成のときのデザイン方法を合わせると、名札も作成できます！
-
まず、名札のデザインを左上のラベルのみに作成します。
上項目でご紹介しています『差し込み印刷のための住所録を作成』➡『宛名ラベルの差し込み印刷方法』を同じ手順で進めます。途中「差し込み印刷ウィザードで設定」の❺「ラベルの配置」のところで、［差し込みフィールドの挿入］の〝氏名〟を挿入します。
〝氏名〟のフォントサイズも大きくしましょう。全体のデザインも作成しましょう。
- ［すべてのラベルの更新］を🖱クリックすると、レイアウトをすべてのラベルに反映できます。
-
［ラベルのプレビュー表示］に進むと、実際に氏名が表示されることを確認できます。
印刷して名札の完成です！
まとめ
今回の授業は、「宛名ラベル」「名刺」「名札」の作成手順が分かる『Word 差し込み印刷～ラベル～』を解説しました！
名刺の作成方法もご紹介しました！
宛名ラベルの差し込み印刷機能と、名刺作成のときのデザイン方法を合わせて、名札の作成方法もご紹介しました！
今回解説しました「宛名ラベル」「名刺」「名札」3つの作成方法は、「👩やってみたいけど、よく分からないからあきらめていました」とおっしゃる受講生様が多い機能です。
マスターされた後は、お仕事からプライベートまでさまざまな場面で活用されています。
差し込み印刷ウィザードと対話しながら協力して、繰り返しチャレンジしていきましょう♪
😄ご受講お疲れさまでした！
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