【差し込み印刷・封筒】Wordで封筒印刷！縦書き・横書き・サイズも自分でできる！

こんにちは！どこでもパソコン教室四日市です。

今回の授業は、封筒の差し込み印刷方法を解説します！

毎月送る封筒の宛名を手書きしています。
年賀状のように、差し込み印刷ができれば楽になりますけれど…？

封筒でも差し込み印刷ができます！

しかも、年賀状のときと同じ住所録が使えます。

封筒のサイズを選べたり、宛名の縦書き・横書きもできますか？

封筒のサイズは、規定のものが40種類以上あります。

さらに、自分でサイズ設定したり、縦書き・横書きのどちらも作成できますよ♪

来月から楽になりますねー♪

差し込み印刷のための住所録を作成
封筒のサイズを選択
差し込み印刷ウィザードで封筒に住所録を差し込んで印刷
封筒の宛名を縦書きにする方法
まとめ

差し込み印刷のための住所録を作成

封筒に年賀状ソフトのような印刷するたびに宛名が変わる「差し込み印刷」をするためには、最初に住所録（宛先リスト）を作成します。

住所録作成に使用できるファイルは次の3種類です。
パソコンにインストールされているソフトが使用できます。

・MicrosoftWord
・MicrosoftExcel
・MicrosoftAccess
　

住所録の作り方をファイルの種類ごとに解説していますので、手順についてはこちらをご受講ください。

封筒のサイズを選択

封筒のサイズを選択しましょう。

［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［差し込み印刷の開始］ボタン ➡［封筒］を🖱クリックします。

「封筒オプション」ダイアログボックスが起動します。
　

1.［封筒サイズ］の［∨］を🖱クリックして、サイズを選択します。
　
印刷できる封筒サイズは、プリンターによって違いがありますけれども、次のような種類・サイズがあります。

種類	サイズ	種類	サイズ
ハガキ	100×148mm	サイズ12	4 3/4×11インチ
長形2号	119×277mm	サイズ14	5×11 1/2インチ
長形3号	120×235mm	B4	250×353mm
長形4号	90×205mm	B5	176×250mm
長形5号	90×185mm	B6	125×176mm
角形2号	240×332mm	C3	324×458mm
角形3号	216×277mm	C4	229×324mm
角形4号	197×267mm	C5	162×229mm
角形5号	190×240mm	C6	114×162mm
角形6号	162×229mm	C65	114×229mm
角形7号	142×205mm	DL	110×220mm
角形8号	119×197mm	E4	220×310mm
洋形1号	120×176mm	E5	155×220mm
洋形2号	114×162mm	E6	110×155mm
洋形3号	98×148mm	E65	110×220mm
洋形4号	105×235mm	イタリア標準封筒	110×230mm
洋形5号	95×217mm	M5	155×223mm
洋形6号	98×190mm	M65	112×223mm
洋形7号	92×165mm	Monarch	3 7/8×7 1/2インチ
サイズ6 3/4	3 5/8×6 1/2インチ	リーガル	8 1/2×14インチ
サイズ9	3 7/8×8 7/8インチ	レター	8 1/2×11インチ
サイズ10	4 1/8×9 1/2インチ	サイズを指定…
サイズ11	4 1/2×10 3/8インチ

2.“宛先”と“差出人住所”の［文字書式］ボタンをそれぞれ🖱クリックすると、文字書式の設定ができるダイアログボックスが起動します。
　送り先に合わせて設定していきましょう。

3.［OK］を🖱クリックしてダイアログボックスを閉じます。
　

このとき、画面表示大きすぎて（100%以上！）、👀見づらくなることがあります。
［表示］タブ ➡［ズーム］グループ ➡［100%］を🖱クリックすると、素早く見やすくできますよ！

差し込み印刷ウィザードで封筒に住所録を差し込んで印刷

「差し込み印刷ウィザード」を使用して、封筒に住所録を差し込む設定をしましょう。

［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［差し込み印刷の開始］ボタン ➡［差し込み印刷ウィザード］を🖱クリックします。
　
画面右側に［差し込み印刷ウィザード］が起動して、［文書の種類を選択］が表示されます。
「文書の種類を選択してください。」のところで、すでに“封筒”が選択されています。
「手順 1/6」というのは「６つの手順で完成しますよ！」ということです。
「➔次へ：ひな形の選択」を🖱クリックして進みましょう。
　
［ひな形の選択］が表示されます。
「封筒をどのように設定しますか？」のところで、［現在の文書を使用］に「⦿」チェックが入っている状態にします。
2つ目の手順ができました。「→次へ：宛先の選択」を🖱クリックして進みましょう。
ここで「←戻る：文書の種類の選択」を🖱クリックしてひとつ前の手順に戻ることもできます。
　
［宛先の選択］が表示されます。
　

1.［既存のリストを使用］に、「⦿」チェックが入っている状態にします。
2.「既存のリストを使用」のところで、［参照］を🖱クリックすると、「データファイルの選択」が開きます。
　
データファイルの中から、作成しておいた住所録を🖱クリックで選択して、［開く］を🖱クリックします。
3.住所録がExcelの場合「テーブルの選択」が表示されますので、［OK］を🖱クリックします。
4.住所録がExcelの場合続いて「差し込み印刷の宛先」も表示されますので、［OK］を🖱クリックします。
5.3つ目の手順ができました。
　「→次へ：封筒の配置」を🖱クリックして進みましょう。
　ここで「←戻る：ひな形の選択」を🖱クリックしてひとつ前の手順に戻ることもできます。
［封筒の配置］が表示されます。
　

1.「封筒に宛先の情報を追加するには…」のところで、宛先を表示する箇所に、🖱クリックで「|」カーソルを置いてから、［住所ブロック］を🖱クリックします。
2.［住所ブロックの挿入］が表示されます。
　表示したい内容に設定して、［OK］を🖱クリックします。
3.必要に応じて［差し込みフィールドの挿入］をします。
　フィールド選択して［挿入］を🖱クリックすると、「|」カーソルのある箇所に挿入されます。
　
差し込みフィールドの挿入で、カーソルの位置を変更したいときは、ちょっと面倒ですけれども、その都度［閉じる］ボタンを🖱クリックする必要があります。
4.4つ目の手順ができました。
　「→次へ：封筒のプレビュー表示」を🖱クリックして進みましょう。
　ここで「←戻る：宛先の選択」を🖱クリックしてひとつ前の手順に戻ることもできます。
　■住所録ブロックの挿入と差出人の入力をしました。
［封筒のプレビュー表示］が表示されます。
　
「宛先」両側の［<<］or［>>］を🖱クリックすると、差し込まれた住所録がプレビュー表示されます。
　
5つ目の手順ができました。
「→次へ：差し込み印刷の完了」を🖱クリックして進みましょう。
ここで「←戻る：封筒の配置」を🖱クリックしてひとつ前の手順に戻ることもできます。
　
［差し込み印刷の完了］が表示されます。
　
　
1.「差し込み印刷」のところで［印刷］を🖱クリックします。
　「プリンターに差し込み」が表示されます。次の中から選択して［OK］を🖱クリックします。
　
初めて印刷するときは「現在のレコード」を選択して、テスト印刷をしましょう。
・すべて…住所録の宛先すべてを印刷します。
・現在のレコード…プレビュー表示されている宛先のみを印刷します。
・最初のレコード：最後のレコード…印刷する範囲を指定して印刷します。
2.［印刷］ダイアログボックスが起動します。
　設定などよろしければ、［OK］を🖱クリックして印刷 ☞ 完成です！

封筒の宛名を縦書きにする方法

差し込み印刷ウィザードでは、封筒の宛名は横書きしかありません。
けれども、縦書きにしたいときもありますね。　

そこで、ここまでの横書き ☞ 縦書きに変更する形でご紹介します。

題して『“横書きバージョン”と“縦書きバージョン”のどちらも作ってしまおう作戦！』

封筒と住所録がつながっているのでそのまま活用できます。

差し込み印刷ウィザードで封筒の横書きを完成後、ファイルを保存*します。
＊保存済みでしたら、そのままで大丈夫です。
　
ファイル名の例：「長形3号封筒・横書き」
続けて、同じファイルを「名前を付けて保存」します。
　
ファイル名の例：「長形3号封筒・縦書き」
　
こうすることで、“横書きバージョン”と“縦書きバージョン”の２つのファイルができます。
ファイルの保存方法について解説しています。ご参考くださいませ。
【ファイルの保存方法】名前を付けて保存・上書き保存・別名で保存の使い分け3種類！
“縦書きバージョン”のファイルを操作していきます。
　
1.テキストボックスを挿入します。
2.横書きテキストボックスに、差出人郵便番号を切り取り&貼り付けで、移動 or 改めて入力します。
3.縦書きテキストボックスに、差出人住所を切り取り&貼り付けで、移動 or 改めて入力します。
4.住所ブロックを削除します。
テキストボックスの挿入方法
［挿入］タブ ➡［テキスト］グループ ➡［テキストボックス］➡［横書きテキストボックスの描画］or［縦書きテキストボックスの描画］を🖱クリックします。
［レイアウト］タブ ➡［ページ設定］グループ ➡［印刷の向き］で［縦］を🖱クリックして選択します。
　
このとき、封筒全体が見えた方が分かりやすいので、［表示］タブ ➡［ズーム］グループ ➡［1ページ］を🖱クリックすると、素早く封筒全体が見えるようになります！
テキストボックスを4つ挿入して、その中に次のようにフィールドを挿入します。　
■テキストボックスにカーソル「|」or「ー」が入っている状態で挿入するのがポイントです。
・横書きテキストボックス…郵便番号
・縦書きテキストボックス…住所
・縦書きテキストボックス…氏名
・縦書きテキストボックス…敬称
他にも必要なフィールドがあれば追加しましょう。
体裁を整えます。

・テキストボックスを適切な箇所に移動します。
　封筒の宛名の書き方について分かりやすいサイトをご紹介します。⇨ 宛名の書き方（封筒）- ミドリ
・フォントの種類とサイズを設定します。
・テキストボックスを「枠線なし」に設定します。
　
＜テキストボックスを「枠線なし」にする方法＞
テキストボックスを選択して表示される［描画ツール/書式］タブ ➡［図形のスタイル］グループ ➡［図形の枠線］➡［枠線なし］を🖱クリックします。
数字部分の設定をします。
　
【番地を漢数字にする…フィールドの編集】
1.住所フィールド内に「ー」カーソルが入っている状態で🖱右クリックします。
　表示されたメニューの中から「フィールドの編集」を🖱クリックで選択します。
2.「フィールド」ダイアログボックスが起動します。
　「数字を漢数字に変換する」に🖱クリックで「✓」チェックを入れて［OK］を🖱クリックします。
　
【郵便番号を封筒の枠に合わせやすくする…均等割り付け】
　均等割り付けをすることで、テキストボックスの拡大・縮小に合わせて、文字サイズも変わるので配置がしやすいです。
　
［ホーム］タブ ➡［段落］グループ ➡［均等割り付け］
テスト印刷をして微調整ができましたら完成です。
　
1.［差し込み文書］タブ ➡［完了］グループ ➡［完了と差し込み］➡［文書の印刷］の順に🖱クリックします。
　
　
2.「プリンターに差し込み」が表示されます。
次の中から選択して［OK］を🖱クリックします。
・すべて…住所録の宛先すべてを印刷します。
・現在のレコード…プレビュー表示されている宛先のみを印刷します。
・最初のレコード：最後のレコード…印刷する範囲を指定して印刷します。
3.［印刷］ダイアログボックスが起動します。
　設定など確認して、よろしければ［OK］を🖱クリックして印刷 ☞完成です！