
毎月送る封筒の宛名を手書きしています。
年賀状のように、差し込み印刷ができれば楽になりますけれど…?

封筒でも差し込み印刷ができます!
しかも、年賀状のときと同じ住所録が使えます。

封筒のサイズを選べたり、宛名の縦書き・横書きもできますか?

封筒のサイズは、規定のものが40種類以上あります。
さらに、自分でサイズ設定したり、縦書き・横書きのどちらも作成できますよ♪

来月から楽になりますね♪
差し込み印刷のための住所録を作成
封筒に年賀状ソフトのような印刷するたびに宛名が変わる「差し込み印刷」をするためには、
まず最初に住所録(宛先リスト)を作成します。
住所録作成に使用できるファイルは次の3種類です。
パソコンにインストールされているソフトが使用できます。
- MicrosoftWord
- MicrosoftExcel
- MicrosoftAccess
住所録の作り方を、ファイルの種類ごとに解説していますので、
手順については、こちらをご受講ください。☟
封筒のサイズを選択
封筒のサイズを選択しましょう。
- [差し込み文書]タブ ➡[差し込み印刷の開始]グループ ➡[差し込み印刷の開始]ボタン ➡[封筒]を🖱クリックします。
- 「封筒オプション」ダイアログボックスが起動します。
1.[封筒サイズ]の[∨]を🖱クリックして、サイズを選択します。
印刷できる封筒サイズは、プリンターによって違いがありますけれども、次のような種類・サイズがあります。種類 サイズ 種類 サイズ ハガキ 100×148mm サイズ12 4 3/4×11インチ 長形2号 119×277mm サイズ14 5×11 1/2インチ 長形3号 120×235mm B4 250×353mm 長形4号 90×205mm B5 176×250mm 長形5号 90×185mm B6 125×176mm 角形2号 240×332mm C3 324×458mm 角形3号 216×277mm C4 229×324mm 角形4号 197×267mm C5 162×229mm 角形5号 190×240mm C6 114×162mm 角形6号 162×229mm C65 114×229mm 角形7号 142×205mm DL 110×220mm 角形8号 119×197mm E4 220×310mm 洋形1号 120×176mm E5 155×220mm 洋形2号 114×162mm E6 110×155mm 洋形3号 98×148mm E65 110×220mm 洋形4号 105×235mm イタリア標準封筒 110×230mm 洋形5号 95×217mm M5 155×223mm 洋形6号 98×190mm M65 112×223mm 洋形7号 92×165mm Monarch 3 7/8×7 1/2インチ サイズ6 3/4 3 5/8×6 1/2インチ リーガル 8 1/2×14インチ サイズ9 3 7/8×8 7/8インチ レター 8 1/2×11インチ サイズ10 4 1/8×9 1/2インチ サイズを指定… サイズ11 4 1/2×10 3/8インチ 2. “宛先”と“差出人住所”のボタンをそれぞれ🖱クリックすると、
[文字書式]の設定ができるダイアログボックスが起動します。
送り先に合わせて設定していきましょう。3.[OK]を🖱クリックしてダイアログボックスを閉じます。
差し込み印刷ウィザードで封筒に住所録を差し込んで印刷
- [差し込み文書]タブ ➡[差し込み印刷の開始]グループ ➡[差し込み印刷の開始]ボタン ➡[差し込み印刷ウィザード]を🖱クリックします。
- 画面右側に[差し込み印刷ウィザード]が起動して、[文書の種類を選択]が表示されます。
「文書の種類を選択してください。」のところで、すでに“封筒”が選択されています。「手順 1/6」というのは「6つの手順で完成しますよ!」ということです。
「➔次へ:ひな形の選択」を🖱クリックして進みましょう。
- [ひな形の選択]が表示されます。
「封筒をどのように設定しますか?」のところで、[現在の文書を使用]にチェック⦿が入っている状態にします。2つ目の手順ができました。「→次へ:宛先の選択」を🖱クリックして進みましょう。
ここで「←戻る:文書の種類の選択」を🖱クリックしてひとつ前の手順に戻ることもできます。
- [宛先の選択]が表示されます。
1.[既存のリストを使用]に、チェック⦿が入っている状態にします。2.「既存のリストを使用」のところで、[参照]を🖱クリックすると、
「データファイルの選択」が開きます。
データファイルの中から、作成しておいた住所録を🖱クリックで選択して、
[開く]を🖱クリックします。3. 住所録がExcelの場合「テーブルの選択」が表示されますので、
[OK]を🖱クリックします。4. 住所録がExcelの場合続いて「差し込み印刷の宛先」も表示されますので、
[OK]を🖱クリックします。5. 3つ目の手順ができました。
「→次へ:封筒の配置」を🖱クリックして進みましょう。
ここで「←戻る:ひな形の選択」を🖱クリックしてひとつ前の手順に戻ることもできます。 - [封筒の配置]が表示されます。
1.「封筒に宛先の情報を追加するには…」のところで、宛先を表示する箇所に、
🖱クリックで「|」カーソルを置いてから、[住所ブロック]を🖱クリックします。2.[住所ブロックの挿入]が表示されます。
表示したい内容に設定して、[OK]を🖱クリックします。3. 必要に応じて[差し込みフィールドの挿入]をします。
フィールド選択して[挿入]を🖱クリックすると、「|」カーソルのある箇所に挿入されます。4. 4つ目の手順ができました。
「→次へ:封筒のプレビュー表示」を🖱クリックして進みましょう。
ここで「←戻る:宛先の選択」を🖱クリックしてひとつ前の手順に戻ることもできます。■ 住所録ブロックの挿入と差出人の入力をしました。
- [封筒のプレビュー表示]が表示されます。
「宛先」両側の[<<]or[>>]を🖱クリックすると、
差し込まれた住所録がプレビュー表示されます。
5つ目の手順ができました。
「→次へ:差し込み印刷の完了」を🖱クリックして進みましょう。
ここで「←戻る:封筒の配置」を🖱クリックしてひとつ前の手順に戻ることもできます。
- [差し込み印刷の完了]が表示されます。
1.「差し込み印刷」のところで[印刷]を🖱クリックします。
「プリンターに差し込み」が表示されます。次の中から選択して[OK]を🖱クリックします。
初めて印刷するときは「現在のレコード」を選択して、テスト印刷をしましょう。
・すべて…住所録の宛先すべてを印刷します。
・現在のレコード…プレビュー表示されている宛先のみを印刷します。
・最初のレコード:最後のレコード…印刷する範囲を指定して印刷します。
2.[印刷]ダイアログボックスが起動します。
設定などよろしければ、[OK]を🖱クリックして印刷☞完成です!
封筒の宛名を縦書きにする方法
差し込み印刷ウィザードでは、封筒の宛名は横書きしかありません。
けれども、縦書きにしたいときもありますね。
そこで、ここまでの横書き☞縦書きに変更する形でご紹介します。
“横書きバージョン”と“縦書きバージョン”のどちらも作ってしまおう作戦!です。
封筒と住所録がつながっているのでそのまま活用できます。
- 差し込み印刷ウィザードで封筒の横書きを完成後、
まだファイルを保存されていなければ保存します。
ファイル名の例:「長形3号封筒・横書き」
- 続けて同じファイルを「名前を付けて保存」します。
ファイル名の例:「長形3号封筒・縦書き」
こうすることで、“横書きバージョン”と“縦書きバージョン”の2つのファイルができます。
- “縦書きバージョン”のファイルを操作していきます。
1.テキストボックスを挿入します。
2.横書きテキストボックスに、差出人郵便番号を切り取り&貼り付けで、
移動 or 改めて入力します。
3.縦書きテキストボックスに、差出人住所を切り取り&貼り付けで、
移動 or 改めて入力します。
4.住所ブロックを削除します。 - [レイアウト]タブ ➡[ページ設定]グループ ➡[印刷の向き]で[縦]を🖱クリックして選択します。
- テキストボックスを4つ挿入して、次のようにフィールドを挿入します。
■テキストボックスにカーソル「|」or「ー」が入っている状態で挿入するのがポイントです。
・横書きテキストボックス…郵便番号
・縦書きテキストボックス…住所
・縦書きテキストボックス…氏名
・縦書きテキストボックス…敬称
他にも必要なフィールドがあれば追加しましょう。 - 体裁を整えます。・テキストボックスを適切な箇所に移動します。
封筒の宛名の書き方について分かりやすいサイトをご紹介します。⇨ 宛名の書き方(封筒) – ミドリ
・フォントの種類とサイズを設定します。・テキストボックスを「枠線なし」に設定します。
テキストボックスを選択して表示される[描画ツール/書式]タブ ➡[図形のスタイル]グループ ➡[図形の枠線]➡[枠線なし]を🖱クリックします。 - 数字部分の設定をします。
・番地を漢数字にする…フィールドの編集1.住所フィールド内に「ー」カーソルが入っている状態で🖱右クリックします。
表示されたメニューの中から「フィールドの編集」を🖱クリックで選択します。2.「フィールド」ダイアログボックスが起動します。
「数字を漢数字に変換する」に🖱クリックで✓チェックを入れて[OK]を🖱クリックします。
・郵便番号を封筒の枠に合わせやすくする…均等割り付け均等割り付けをすることで、テキストボックスの拡大・縮小に合わせて、文字サイズも変わるので配置がしやすいです。
[ホーム]タブ ➡[段落]グループ ➡[均等割り付け] - テスト印刷をして微調整ができましたら完成です。
1.[差し込み文書]タブ ➡[完了]グループ ➡[完了と差し込み]➡[文書の印刷]の順に🖱クリックします。
2.「プリンターに差し込み」が表示されます。次の中から選択して[OK]を🖱クリックします。
・すべて…住所録の宛先すべてを印刷します。
・現在のレコード…プレビュー表示されている宛先のみを印刷します。
・最初のレコード:最後のレコード…印刷する範囲を指定して印刷します。
3.[印刷]ダイアログボックスが起動します。
設定など確認して、よろしければ[OK]を🖱クリックして印刷☞完成です!
はがき宛名面の差し込み印刷ついてはこちらをご覧ください。☟
まとめ
今回の授業は、「差し込み印刷ウィザード」を使用して、封筒の差し込み印刷についてご紹介しました。
差し込み印刷ウィザードでは、封筒の宛名は横書きしかありませんので、
縦書きにする方法を、横書き☞縦書きに変更する形でご紹介しました。
“横書きバージョン”と“縦書きバージョン”のどちらも作ってしまおう作戦!です。
今回は、差出人を宛先と同じ面に印刷する形にしましたけれど、
次の手順で、差出人と宛先を分けることもできます。
- Ctrl+Enterで改ページをして1ページ増やします。
- テキストボックスを移動させて表面と裏面を作成します。
- 両面印刷をします。
基本を身に付けると、さまざまな応用アイデアも浮かびますので、
まずはじっくり、基本の手順に取り組んでいきましょう!
大切な作品やデータを、パソコンの故障や買い替え時に備えて、
☟外付けハードディスクにも保存されることをおすすめしています!
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