こんにちは！どこでもパソコン教室 四日市です。
今回の授業は、「封筒の宛名印刷」ができる『Word 差し込み印刷・封筒』を解説します！
毎月送付する、封筒の宛名を✍手書きしています。
年賀状のように、差し込み印刷ができれば楽になりますけれど…？
Wordでは、封筒の差し込み印刷もできますよ！
しかも、年賀状のときと同じ住所録が使えます。
封筒のサイズを選んだり、宛名の縦書き・横書きもできますか？
封筒のサイズは40種類以上から選べて、自分でサイズ設定もできます。
宛名の縦書き・横書きのどちらも作成できますよ♪
来月から楽になりますー♪
差し込み印刷のための「住所録を作成」
封筒に年賀状ソフトのような、印刷するたびに宛名が変わる「差し込み印刷」をするためには、最初に住所録（宛先リスト）を作成します。
指定できるファイルの種類は次の3種類です。
パソコンにインストールされているソフトが使用できます。
●Microsoft Excel
●Microsoft Access
手順についてはこちらをご受講ください。
「封筒のサイズ」を選択
封筒のサイズを選択しましょう。
- 次の箇所を順に🖱クリックします。 ［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［差し込み印刷の開始］➡［封筒］
- 「封筒オプション」ダイアログボックスが表示されます。
［封筒オプション］タブ内の一番上、［封筒サイズ］の［∨］を🖱クリックしてサイズを選択します。
次の封筒の種類とサイズがあります。
※印刷できる封筒サイズは、プリンターによって違いがありますので、プリンターのマニュアルで確認しましょう。種類 サイズ 種類 サイズ ハガキ 100×148mm サイズ12 4 3/4×11インチ 長形2号 119×277mm サイズ14 5×11 1/2インチ 長形3号 120×235mm B4 250×353mm 長形4号 90×205mm B5 176×250mm 長形5号 90×185mm B6 125×176mm 角形2号 240×332mm C3 324×458mm 角形3号 216×277mm C4 229×324mm 角形4号 197×267mm C5 162×229mm 角形5号 190×240mm C6 114×162mm 角形6号 162×229mm C65 114×229mm 角形7号 142×205mm DL 110×220mm 角形8号 119×197mm E4 220×310mm 洋形1号 120×176mm E5 155×220mm 洋形2号 114×162mm E6 110×155mm 洋形3号 98×148mm E65 110×220mm 洋形4号 105×235mm イタリア標準封筒 110×230mm 洋形5号 95×217mm M5 155×223mm 洋形6号 98×190mm M65 112×223mm 洋形7号 92×165mm Monarch 3 7/8×7 1/2インチ サイズ6 3/4 3 5/8×6 1/2インチ リーガル 8 1/2×14インチ サイズ9 3 7/8×8 7/8インチ レター 8 1/2×11インチ サイズ10 4 1/8×9 1/2インチ サイズを指定… サイズ11 4 1/2×10 3/8インチ - 〝宛先〟と〝差出人住所〟の［文字書式］をそれぞれ🖱クリックすると、文字書式の設定ができるダイアログボックスが表示されますので、送り先に合わせて設定していきましょう。
- ［OK］を🖱クリックしてダイアログボックスを閉じます。
次の順に🖱クリックすると、素早く全体が見やすくなります！
［表示］タブ ➡［ズーム］グループ ➡［100%］
「差し込み印刷ウィザード」で封筒に住所録を差し込んで印刷
「差し込み印刷ウィザード」を使用して、封筒に住所録を差し込む設定をしましょう。
- 次の箇所を順に🖱クリックします。［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［差し込み印刷の開始］➡［差し込み印刷ウィザード］
- 画面右側に［差し込み印刷ウィザード］が起動して、［文書の種類を選択］が表示されます。
「文書の種類を選択してください。」のところで、すでに〝封筒〟が選択されています。
「手順 1/6」というのは「6つの手順で完成しますよ！」ということです。
「➔次へ：ひな形の選択」を🖱クリックして進みましょう。
- ［ひな形の選択］が表示されます。
「封筒をどのように設定しますか？」のところで、［現在の文書を使用］に「⦿」チェックが入っている状態にします。
2つ目の手順ができました。「→次へ：宛先の選択」を🖱クリックして進みましょう。
ここで「←戻る：文書の種類の選択」を🖱クリックしてひとつ前の手順に戻ることもできます。
- ［宛先の選択］が表示されます。
次の1～5の設定をしましょう。
1.［既存のリストを使用］に、「⦿」チェックが入っている状態にします。
2.「既存のリストを使用」のところで、［参照］を🖱クリックすると「データファイルの選択」が開きます。
データファイルの中から、作成しておいた住所録を🖱クリックで選択して［開く］を🖱クリックします。
3. 住所録がExcelの場合「テーブルの選択」が表示されますので、［OK］を🖱クリックします。
4. 住所録がExcelの場合続いて「差し込み印刷の宛先」も表示されますので、［OK］を🖱クリックします。
5. 3つ目の手順ができました。
「→次へ：封筒の配置」を🖱クリックして進みましょう。
ここで「←戻る：ひな形の選択」を🖱クリックしてひとつ前の手順に戻ることもできます。 - ［封筒の配置］が表示されます。
次の1～4の設定をしましょう。
1.「封筒に宛先の情報を追加するには…」のところで、宛先を表示する箇所に、🖱クリックで「|」カーソルを置いてから、［住所ブロック］を🖱クリックします。
2.［住所ブロックの挿入］が表示されます。
表示したい内容に設定して［OK］を🖱クリックします。
3. 必要に応じて［差し込みフィールドの挿入］をします。
フィールド選択して［挿入］を🖱クリックすると、「|」カーソルのある箇所に挿入されます。 - 差し込みフィールドの挿入で、カーソルの位置を変更したいときは、ちょっと面倒ですけれども、その都度［閉じる］ボタンを🖱クリックする必要があります。
4. 4つ目の手順ができました。
「→次へ：封筒のプレビュー表示」を🖱クリックして進みましょう。
ここで「←戻る：宛先の選択」を🖱クリックしてひとつ前の手順に戻ることもできます。
♦住所録ブロックの挿入と差出人が入力されました。
- ［封筒のプレビュー表示］が表示されます。
「宛先」両側の［<<］or［>>］を🖱クリックすると、差し込まれた住所録がプレビュー表示されます。
5つ目の手順ができました。
「→次へ：差し込み印刷の完了」を🖱クリックして進みましょう。
ここで「←戻る：封筒の配置」を🖱クリックしてひとつ前の手順に戻ることもできます。
- ［差し込み印刷の完了］が表示されます。
次の1、2の設定をしましょう。
1.「差し込み印刷」のところで［印刷］を🖱クリックします。
「プリンターに差し込み」が表示されます。次の中から選択して［OK］を🖱クリックします。
初めて印刷するときは「現在のレコード」を選択して、テスト印刷をしましょう。●すべて…住所録の宛先すべてを印刷します。
●現在のレコード…プレビュー表示されている宛先のみを印刷します。
●最初のレコード：最後のレコード…印刷する範囲を指定して印刷します。2.［印刷］ダイアログボックスが表示されます。
設定などよろしければ、［OK］を🖱クリックして印刷 👉 完成です！
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封筒の「宛名を縦書き」にする方法
差し込み印刷ウィザードでは、封筒の宛名は横書きしかありません。
けれども、縦書きにしたいときもありますよね。
そこで、ここまでの横書き 👉 縦書きに変更する形でご紹介します。
『〝横書きバージョン〟と〝縦書きバージョン〟のどちらも作ってしまおう作戦！』です。
封筒と住所録がつながっているため、そのまま活用できます。
- 差し込み印刷ウィザードで封筒の横書きを完成後、ファイルを保存*します。
＊保存済みでしたら、そのままで大丈夫です。
ファイル名の例：「長形3号封筒・横書き」 - 続けて、同じファイルを「名前を付けて保存」します。
ファイル名の例：「長形3号封筒・縦書き」
こうすることで、〝横書きバージョン〟と〝縦書きバージョン〟２つのファイルができます。
ファイルの保存方法について解説しています。
ご参考くださいませ。 - 〝縦書きバージョン〟のファイルを操作していきます。
1. テキストボックスを挿入します。
2. 横書きテキストボックスに、差出人郵便番号を切り取り＆貼り付けで、移動 or 改めて入力します。
3. 縦書きテキストボックスに、差出人住所を切り取り＆貼り付けで、移動 or 改めて入力します。
4. 住所ブロックを削除します。＜テキストボックスの挿入方法＞
［挿入］タブ ➡［テキスト］グループ ➡［テキストボックス］➡［横書きテキストボックスの描画］or［縦書きテキストボックスの描画］を🖱クリックします。 - 次の箇所を順に🖱クリックします。 ［レイアウト］タブ ➡［ページ設定］グループ ➡［印刷の向き］で［縦］
このとき封筒全体が見えた方が分かりやすいので、［表示］タブ ➡［ズーム］グループ ➡［1ページ］を🖱クリックしますと、素早く封筒全体が見えるようになります！ - テキストボックスを4つ挿入して、その中に次の箇所を順に🖱クリックしてフィールドを挿入します。
♦テキストボックスに「|」or「ー」のカーソルが入っている状態で挿入するのがポイントです。［差し込み文書］タブ ➡［文章入力とフィールドの挿入］グループ ➡［差し込みフィールドの挿入］●横書きテキストボックス…郵便番号
●縦書きテキストボックス…住所
●縦書きテキストボックス…氏名
●縦書きテキストボックス…敬称他にも必要なフィールドがあれば追加しましょう。
- 体裁を整えます。
●テキストボックスを適切な箇所に移動します。
封筒の宛名の書き方について分かりやすいサイトをご紹介します。⇨ 宛名の書き方（封筒）- ミドリ
●フォントの種類とサイズを設定します。
●テキストボックスを「枠線なし」に設定します。＜テキストボックスを「枠線なし」にする方法＞
テキストボックスを選択して表示される［描画ツール/書式］タブ ➡［図形のスタイル］グループ ➡［図形の枠線］➡［枠線なし］を🖱クリックします。 - 数字部分の設定をします。
【番地を漢数字にする…フィールドの編集】
1. 住所フィールド内に「ー」カーソルが入っている状態で🖱右クリックします。
表示されたメニューの中から「フィールドの編集」を🖱クリックで選択します。
2.「フィールド」ダイアログボックスが表示されます。
「数字を漢数字に変換する」に🖱クリックで「✓」チェックを入れて［OK］を🖱クリックします。
【郵便番号を封筒の枠に合わせやすくする…均等割り付け】
均等割り付けをすることで、テキストボックスの拡大・縮小に合わせて、文字サイズも変わるので配置がしやすいです。＜均等割り付けの方法2種類＞
●［ホーム］タブ ➡［段落］グループ ➡［均等割り付け］
● ショートカットキー Ctrl＋Shift＋J を押す
- テスト印刷をして微調整ができましたら完成です。
1. 次の箇所を順に🖱クリックします。［差し込み文書］タブ ➡［完了］グループ ➡［完了と差し込み］➡［文書の印刷］
2.「プリンターに差し込み」ダイアログボックスが表示されます。
次の中から選択して［OK］を🖱クリックします。●すべて…住所録の宛先すべてを印刷します。
●現在のレコード…プレビュー表示されている宛先のみを印刷します。
●最初のレコード：最後のレコード…印刷する範囲を指定して印刷します。3.［印刷］ダイアログボックスが表示されます。
設定など確認して、よろしければ［OK］を🖱クリックして印刷 👉 完成です！
ぜひこちらの授業もご受講ください。
まとめ
今回の授業は、「封筒の宛名印刷」ができる『Word 差し込み印刷・封筒』を解説しました！
- 差し込み印刷のための住所録を作成
- 封筒のサイズを選択
- 差し込み印刷ウィザードで住所録を差し込む
- 書式と位置を設定して体裁を整える
- テスト印刷と本番印刷
宛名を縦書きにしたいとき、差し込み印刷ウィザードでは、封筒の宛名は横書きしかありませんので、横書き 👉 縦書きに変更する形でご紹介しました。
『〝横書きバージョン〟と〝縦書きバージョン〟のどちらも作ってしまおう作戦』です。
今回は、差出人を宛先と同じ面に印刷する形にしましたけれど、次の手順で、差出人と宛先を分けることもできます。
- Ctrl＋Enterで改ページをして1ページ増やします。
- テキストボックスを移動させて表面と裏面を作成します。
- 両面印刷をします。
基本を身に付けることで様々な応用的なアイデアも浮かんできますので、まずはじっくり基本の手順から取り組んでいきましょう！
😄ご受講お疲れさまでした！
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当教室での授業が、皆様のスキルアップの一助となれましたら幸いです！
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