こんにちは！どこでもパソコン教室 四日市です。
今回の授業は、封筒の宛名の差し込み印刷方法を解説します！
毎月送付する、封筒の宛名を✍手書きしています。
年賀状のように、差し込み印刷ができれば楽になりますけれど…？
Wordでは、封筒の差し込み印刷もできますよ！
しかも、年賀状のときと同じ住所録が使えます。
封筒のサイズを選んだり、宛名の縦書き・横書きもできますか？
封筒のサイズは40種類以上から選べて、自分でサイズ設定もできます。
宛名の縦書き・横書きのどちらも作成できますよ♪
来月から楽になりますー♪
差し込み印刷のための「住所録を作成」
封筒に年賀状ソフトのような、印刷するたびに宛名が変わる「差し込み印刷」をするためには、最初に住所録（宛先リスト）を作成します。
住所録の作成に指定できるソフトウェアは次の3種類です。
パソコンにインストールされているソフトが使用できます。
● Microsoft Excel
● Microsoft Access
手順についてはこちらをご受講ください。
「封筒のサイズ」を選択
封筒のサイズを選択しましょう。
- 次の箇所を順に🖱クリックします。 ［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［差し込み印刷の開始］➡［封筒］
- 「封筒オプション」ダイアログボックスが起動します。
［封筒オプション］タブ内の一番上、［封筒サイズ］の［∨］を🖱クリックしてサイズを選択します。
次の封筒の種類とサイズがあります。
※印刷できる封筒サイズは、プリンターによって違いがありますので、プリンターのマニュアルで確認しましょう。種類 サイズ 種類 サイズ ハガキ 100×148mm サイズ12 4 3/4×11インチ 長形2号 119×277mm サイズ14 5×11 1/2インチ 長形3号 120×235mm B4 250×353mm 長形4号 90×205mm B5 176×250mm 長形5号 90×185mm B6 125×176mm 角形2号 240×332mm C3 324×458mm 角形3号 216×277mm C4 229×324mm 角形4号 197×267mm C5 162×229mm 角形5号 190×240mm C6 114×162mm 角形6号 162×229mm C65 114×229mm 角形7号 142×205mm DL 110×220mm 角形8号 119×197mm E4 220×310mm 洋形1号 120×176mm E5 155×220mm 洋形2号 114×162mm E6 110×155mm 洋形3号 98×148mm E65 110×220mm 洋形4号 105×235mm イタリア標準封筒 110×230mm 洋形5号 95×217mm M5 155×223mm 洋形6号 98×190mm M65 112×223mm 洋形7号 92×165mm Monarch 3 7/8×7 1/2インチ サイズ6 3/4 3 5/8×6 1/2インチ リーガル 8 1/2×14インチ サイズ9 3 7/8×8 7/8インチ レター 8 1/2×11インチ サイズ10 4 1/8×9 1/2インチ サイズを指定… サイズ11 4 1/2×10 3/8インチ - 〝宛先〟と〝差出人住所〟の［文字書式］をそれぞれ🖱クリックすると、文字書式の設定ができるダイアログボックスが起動します。
送り先に合わせて設定していきましょう。 - ［OK］を🖱クリックしてダイアログボックスを閉じます。
次の順に🖱クリックすると、素早く全体が見やすくなりますよ！
［表示］タブ ➡［ズーム］グループ ➡［100%］
「差し込み印刷ウィザード」で封筒に住所録を差し込んで印刷
「差し込み印刷ウィザード」を使用して、封筒に住所録を差し込む設定をしましょう。
- 次の箇所を順に🖱クリックします。［差し込み文書］タブ ➡［差し込み印刷の開始］グループ ➡［差し込み印刷の開始］➡［差し込み印刷ウィザード］
- 画面右側に［差し込み印刷ウィザード］が起動して、［文書の種類を選択］が表示されます。
「文書の種類を選択してください。」のところで、すでに〝封筒〟が選択されています。
「手順 1/6」というのは「６つの手順で完成しますよ！」ということです。
「➔次へ：ひな形の選択」を🖱クリックして進みましょう。
- ［ひな形の選択］が表示されます。
「封筒をどのように設定しますか？」のところで、［現在の文書を使用］に「⦿」チェックが入っている状態にします。
2つ目の手順ができました。「→次へ：宛先の選択」を🖱クリックして進みましょう。
ここで「←戻る：文書の種類の選択」を🖱クリックしてひとつ前の手順に戻ることもできます。
- ［宛先の選択］が表示されます。
1.［既存のリストを使用］に、「⦿」チェックが入っている状態にします。
2.「既存のリストを使用」のところで、［参照］を🖱クリックすると「データファイルの選択」が開きます。
データファイルの中から、作成しておいた住所録を🖱クリックで選択して［開く］を🖱クリックします。
3. 住所録がExcelの場合「テーブルの選択」が表示されますので、［OK］を🖱クリックします。
4. 住所録がExcelの場合続いて「差し込み印刷の宛先」も表示されますので、［OK］を🖱クリックします。
5. 3つ目の手順ができました。
「→次へ：封筒の配置」を🖱クリックして進みましょう。
ここで「←戻る：ひな形の選択」を🖱クリックしてひとつ前の手順に戻ることもできます。 - ［封筒の配置］が表示されます。
1.「封筒に宛先の情報を追加するには…」のところで、宛先を表示する箇所に、🖱クリックで「|」カーソルを置いてから、［住所ブロック］を🖱クリックします。
2.［住所ブロックの挿入］が表示されます。
表示したい内容に設定して［OK］を🖱クリックします。
3. 必要に応じて［差し込みフィールドの挿入］をします。
フィールド選択して［挿入］を🖱クリックすると、「|」カーソルのある箇所に挿入されます。差し込みフィールドの挿入で、カーソルの位置を変更したいときは、ちょっと面倒ですけれども、その都度［閉じる］ボタンを🖱クリックする必要があります。4. 4つ目の手順ができました。
「→次へ：封筒のプレビュー表示」を🖱クリックして進みましょう。
ここで「←戻る：宛先の選択」を🖱クリックしてひとつ前の手順に戻ることもできます。
■住所録ブロックの挿入と差出人が入力されました。
- ［封筒のプレビュー表示］が表示されます。
「宛先」両側の［<<］or［>>］を🖱クリックすると、差し込まれた住所録がプレビュー表示されます。
5つ目の手順ができました。
「→次へ：差し込み印刷の完了」を🖱クリックして進みましょう。
ここで「←戻る：封筒の配置」を🖱クリックしてひとつ前の手順に戻ることもできます。
- ［差し込み印刷の完了］が表示されます。
1.「差し込み印刷」のところで［印刷］を🖱クリックします。
「プリンターに差し込み」が表示されます。次の中から選択して［OK］を🖱クリックします。
初めて印刷するときは「現在のレコード」を選択して、テスト印刷をしましょう。● すべて…住所録の宛先すべてを印刷します。
● 現在のレコード…プレビュー表示されている宛先のみを印刷します。
● 最初のレコード：最後のレコード…印刷する範囲を指定して印刷します。2.［印刷］ダイアログボックスが起動します。
設定などよろしければ、［OK］を🖱クリックして印刷 👉 完成です！
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封筒の「宛名を縦書き」にする方法
差し込み印刷ウィザードでは、封筒の宛名は横書きしかありません。
けれども、縦書きにしたいときもありますよね。
そこで、ここまでの横書き 👉 縦書きに変更する形でご紹介します。
『〝横書きバージョン〟と〝縦書きバージョン〟のどちらも作ってしまおう作戦！』です。
封筒と住所録がつながっているため、そのまま活用できます。
- 差し込み印刷ウィザードで封筒の横書きを完成後、ファイルを保存*します。
＊保存済みでしたら、そのままで大丈夫です。
ファイル名の例：「長形3号封筒・横書き」 - 続けて、同じファイルを「名前を付けて保存」します。
ファイル名の例：「長形3号封筒・縦書き」
こうすることで、〝横書きバージョン〟と〝縦書きバージョン〟２つのファイルができます。
ファイルの保存方法について解説しています。
ご参考くださいませ。 - 〝縦書きバージョン〟のファイルを操作していきます。
1. テキストボックスを挿入します。
2. 横書きテキストボックスに、差出人郵便番号を切り取り＆貼り付けで、移動 or 改めて入力します。
3. 縦書きテキストボックスに、差出人住所を切り取り＆貼り付けで、移動 or 改めて入力します。
4. 住所ブロックを削除します。＜テキストボックスの挿入方法＞
［挿入］タブ ➡［テキスト］グループ ➡［テキストボックス］➡［横書きテキストボックスの描画］or［縦書きテキストボックスの描画］を🖱クリックします。 - 次の箇所を順に🖱クリックします。 ［レイアウト］タブ ➡［ページ設定］グループ ➡［印刷の向き］で［縦］
このとき、封筒全体が見えた方が分かりやすいので、［表示］タブ ➡［ズーム］グループ ➡［1ページ］を🖱クリックしますと、素早く封筒全体が見えるようになります！ - テキストボックスを4つ挿入して、その中に次の箇所を順に🖱クリックしてフィールドを挿入します。
■テキストボックスに「|」or「ー」のカーソルが入っている状態で挿入するのがポイントです。［差し込み文書］タブ ➡［文章入力とフィールドの挿入］グループ ➡［差し込みフィールドの挿入］● 横書きテキストボックス…郵便番号
● 縦書きテキストボックス…住所
● 縦書きテキストボックス…氏名
● 縦書きテキストボックス…敬称他にも必要なフィールドがあれば追加しましょう。
- 体裁を整えます。
● テキストボックスを適切な箇所に移動します。
封筒の宛名の書き方について分かりやすいサイトをご紹介します。⇨ 宛名の書き方（封筒）- ミドリ
● フォントの種類とサイズを設定します。
● テキストボックスを「枠線なし」に設定します。＜テキストボックスを「枠線なし」にする方法＞
テキストボックスを選択して表示される［描画ツール/書式］タブ ➡［図形のスタイル］グループ ➡［図形の枠線］➡［枠線なし］を🖱クリックします。 - 数字部分の設定をします。
【番地を漢数字にする…フィールドの編集】
1. 住所フィールド内に「ー」カーソルが入っている状態で🖱右クリックします。
表示されたメニューの中から「フィールドの編集」を🖱クリックで選択します。
2.「フィールド」ダイアログボックスが起動します。
「数字を漢数字に変換する」に🖱クリックで「✓」チェックを入れて［OK］を🖱クリックします。
【郵便番号を封筒の枠に合わせやすくする…均等割り付け】
均等割り付けをすることで、テキストボックスの拡大・縮小に合わせて、文字サイズも変わるので配置がしやすいです。＜均等割り付けの方法2種類＞
●［ホーム］タブ ➡［段落］グループ ➡［均等割り付け］
● ショートカットキー Ctrl+Shift+J を押す
- テスト印刷をして微調整ができましたら完成です。
1. 次の箇所を順に🖱クリックします。［差し込み文書］タブ ➡［完了］グループ ➡［完了と差し込み］➡［文書の印刷］
2.「プリンターに差し込み」ダイアログボックスが表示されます。
次の中から選択して［OK］を🖱クリックします。● すべて…住所録の宛先すべてを印刷します。
● 現在のレコード…プレビュー表示されている宛先のみを印刷します。
● 最初のレコード：最後のレコード…印刷する範囲を指定して印刷します。3.［印刷］ダイアログボックスが起動します。
設定など確認して、よろしければ［OK］を🖱クリックして印刷 👉 完成です！
ぜひこちらの授業もご受講ください。
まとめ
今回の授業は、封筒の宛名の差し込み印刷方法を解説しました！
- 差し込み印刷のための住所録を作成
- 封筒のサイズを選択
- 差し込み印刷ウィザードで住所録を差し込む
- 書式と位置を設定して体裁を整える
- テスト印刷と本番印刷
宛名を縦書きにしたいとき、差し込み印刷ウィザードでは、封筒の宛名は横書きしかありませんので、横書き 👉 縦書きに変更する形でご紹介しました。
『〝横書きバージョン〟と〝縦書きバージョン〟のどちらも作ってしまおう作戦』です。
今回は、差出人を宛先と同じ面に印刷する形にしましたけれど、次の手順で、差出人と宛先を分けることもできます。
- Ctrl+Enterで改ページをして1ページ増やします。
- テキストボックスを移動させて表面と裏面を作成します。
- 両面印刷をします。
基本を身に付けることで、様々な応用的なアイデアも浮かんできますので、まずはじっくり基本の手順から取り組んでいきましょう！
😄ご受講お疲れさまでした！
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