こんにちは！ どこでもパソコン教室 です。
今回の授業は、Wordの「差し込み印刷」機能を使って、封筒に宛名を印刷する方法をわかりやすく解説します！
住所録と封筒を連携させて、効率よく美しい宛名印刷を目指しましょう。
毎月数十通送付する、封筒の宛名を✍️手書きしています。
年賀状のように、差し込み印刷ができれば楽になりますけれど…？
Wordでは、封筒の差し込み印刷もできますよ！
しかも、年賀状のときと同じ住所録が使えます。
封筒のサイズを選んだり、宛名の縦書き・横書きもできますか？
封筒のサイズは40種類以上から選べて、自分でサイズ設定もできます。
宛名の縦書き・横書きのどちらも作成できますよ♪
来月から楽になりますー♪
差し込み印刷のための「住所録を作成」
封筒に年賀状ソフトのような、印刷するたびに宛名が変わる「差し込み印刷」をするためには、最初に住所録（宛先リスト）を作成します。
指定できるファイルは次の3種類です。
普段使い慣れているOfficeソフトから選択しましょう。
● Microsoft Excel
● Microsoft Access
手順についてはこちらをご受講ください。
「封筒のサイズ」と「文字の書式」の設定方法
封筒に差し込み印刷を行う際は、以下の手順で 封筒サイズと文字の書式を設定 します。
- 封筒の設定を開始する には、次の順に🖱️クリックします。
●「差し込み文書」タブ ➡「差し込み印刷の開始」グループ ➡［差し込み印刷の開始］➡［封筒］
- 「封筒オプション」ダイアログボックスが表示されます。
「封筒オプション」タブの一番上にある［封筒サイズ］の［∨］ドロップダウンを🖱️クリックし、目的のサイズを選択します。
※使用できる封筒サイズはプリンターによって異なりますので、お使いのプリンターのマニュアルで対応サイズを確認してください。
👇以下は選択可能な封筒サイズの一部です。種類 サイズ 種類 サイズ ハガキ 100×148mm サイズ12 4 3/4×11インチ 長形2号 119×277mm サイズ14 5×11 1/2インチ 長形3号 120×235mm B4 250×353mm 長形4号 90×205mm B5 176×250mm 長形5号 90×185mm B6 125×176mm 角形2号 240×332mm C3 324×458mm 角形3号 216×277mm C4 229×324mm 角形4号 197×267mm C5 162×229mm 角形5号 190×240mm C6 114×162mm 角形6号 162×229mm C65 114×229mm 角形7号 142×205mm DL 110×220mm 角形8号 119×197mm E4 220×310mm 洋形1号 120×176mm E5 155×220mm 洋形2号 114×162mm E6 110×155mm 洋形3号 98×148mm E65 110×220mm 洋形4号 105×235mm イタリア標準封筒 110×230mm 洋形5号 95×217mm M5 155×223mm 洋形6号 98×190mm M65 112×223mm 洋形7号 92×165mm Monarch 3 7/8×7 1/2インチ サイズ6 3/4 3 5/8×6 1/2インチ リーガル 8 1/2×14インチ サイズ9 3 7/8×8 7/8インチ レター 8 1/2×11インチ サイズ10 4 1/8×9 1/2インチ サイズを指定… サイズ11 4 1/2×10 3/8インチ - 文字の書式を設定 します。
「宛先」と「差出人住所」のそれぞれにある［文字書式］ボタンを🖱️クリックすると、書式設定用のダイアログボックスが表示されます。
送り先に合わせてフォントやサイズなどを調整しましょう。 - すべての設定が完了したら、［OK］を🖱️クリックしてダイアログボックスを閉じます。
封筒のレイアウトが見づらい場合は、表示倍率を調整すると快適になります。
次の順に🖱️クリックして、画面を100％表示に戻しましょう。
「差し込み印刷ウィザード」で封筒に住所録を差し込んで印刷する方法
「差し込み印刷ウィザード」を使えば、封筒に 住所録を簡単に差し込んで印刷 できます。
以下の手順に沿って設定していきましょう。
- 差し込み印刷ウィザードを起動します。
次の順に🖱️クリックしましょう。●「差し込み文書」タブ ➡「差し込み印刷の開始」グループ ➡［差し込み印刷の開始］➡［差し込み印刷ウィザード］
- 画面右側に「差し込み印刷ウィザード」が表示されます。
•「文書の種類を選択してください」の項目で、すでに「封筒」が選択されていることを確認します。
•「手順 1/6」は「6つのステップで完了しますよ」という意味です。
•［→次へ：ひな形の選択］を🖱️クリックして進みます。
- 「ひな形の選択」が表示されます。
•「封筒をどのように設定しますか？」の項目で、「現在の文書を使用」に「◉」チェックが入っていることを確認します。
• 2つ目のステップが完了です。
•［→次へ：宛先の選択］を🖱️クリックして進みます。
• 必要に応じて［←戻る：文書の種類の選択］で前のステップに戻ることもできます。
- 「宛先の選択」が表示されます。
以下の手順で 住所録を設定 します。
1.「既存のリストを使用」に、「◉」チェックを入れます。
2.［参照］を🖱️クリックすると、「データファイルの選択」ダイアログボックスが表示されます。
作成済みの住所録ファイルを選択 し、［開く］を🖱️クリックします。
3. Excelファイルの場合、「テーブルの選択」が表示されますので、［OK］を🖱️クリックします。
4. Excelファイルの場合、続いて「差し込み印刷の宛先」も表示されますので、［OK］を🖱️クリックします。
5. 3つ目のステップが完了です。
•［→次へ：封筒の配置］を🖱️クリックして進みます。
• 必要に応じて［←戻る：ひな形の選択］で前のステップに戻ることもできます。
- 「封筒の配置」が表示されます。
封筒に 宛先情報を配置する には、以下の手順を行います。
1. 宛先を表示したい位置 を🖱️クリックして「|」カーソルを置き、「住所ブロック」を🖱️クリックします。
2.「住所ブロックの挿入」ダイアログボックスが表示されるので、内容を設定して［OK］を🖱️クリックします。
3. 必要に応じて［差し込みフィールドの挿入］を使用します。
フィールドを選択 →［挿入］を🖱️クリック →「|」カーソル位置に挿入されます。「|」カーソル位置を変更したい場合は、ちょっと面倒ですけれども、 いったん［閉じる］を🖱️クリックして再設定 する必要があります。4. 4つ目のステップが完了です。
•［→次へ：封筒のプレビュー表示］を🖱️クリックして進みます。
• 必要に応じて［←戻る：宛先の選択］で前のステップに戻ることもできます。
♦ この時点で、住所ブロックと差出人情報が 封筒に挿入 されています。
- 「封筒のプレビュー表示」が表示されます。
•［<<］または［>>］を🖱️クリックすると、 住所録の各宛先が順に表示 されます
• 5つ目のステップが完了です
•［→次へ：差し込み印刷の完了］を🖱️クリックして進みます。
•［←戻る：封筒の配置］で前のステップに戻ることも可能です。
- 「差し込み印刷の完了」が表示されます。
最後に印刷設定 を行います。
1.［印刷］を🖱️クリックすると、「プリンターに差し込み」ダイアログボックスが表示されます。
初めて印刷するときは「現在のレコード」を選択 してテスト印刷がおすすめです。
＜印刷範囲の選択肢＞
● すべて…住所録の全宛先を印刷
● 現在のレコード…表示中の宛先のみ印刷
● 最初のレコード～最後のレコード…範囲を指定して印刷2.「印刷」ダイアログボックスが表示されたら、設定を確認して［OK］を🖱️クリックしましょう。
🎉これで差し込み印刷が完了です！
封筒の「宛名を縦書き」にする方法
Wordの「差し込み印刷ウィザード」では、封筒の宛名は基本的に横書きで表示されます。
でも、フォーマルな場面や和風の雰囲気を出したいときなど、縦書きにしたいこともありますよね。
そこで今回は…
『〝横書きバージョン〟と〝縦書きバージョン〟のどちらも作ってしまおう作戦！』
（そのまんまですが、これが一番わかりやすい🤗）
封筒と住所録はすでに連携済みなので、横書きの設定をベースにして縦書きへ変更していきます。
- 差し込み印刷ウィザードで封筒の横書き設定が完成したら、 ファイルを保存 しておきましょう。
※すでに保存済みの場合はこのステップは不要です。
♦ ファイル名の例：「長形3号封筒・横書き」
- 同じファイルを「名前を付けて保存」して、縦書き用として新しく保存します。
♦ ファイル名の例：「長形3号封筒・縦書き」
これで、横書き・縦書きの2つのバージョンが準備できます。
ファイル保存の基本はこちらも参考にどうぞ。
- 縦書きバージョンの編集 をしていきます。
1. テキストボックスを挿入します。
2. 差出人の郵便番号 を横書きテキストボックスから切り取り → 貼り付け or 再入力
3. 差出人住所 も同様に → 移動 or 再入力
4. 住所ブロック は削除します。＜テキストボックスの挿入方法＞
次の順に🖱️クリックします。●「挿入」タブ ➡「テキスト」グループ ➡［テキストボックス］➡［横書きテキストボックスの描画］または［縦書きテキストボックスの描画］
- 次の順に🖱️クリックし、印刷の向きを「縦」に変更します。
●「レイアウト」タブ ➡「ページ設定」グループ ➡［印刷の向き］で［縦］
さらに、封筒全体を見やすくするには、次の順に🖱️クリックします。●「表示」タブ ➡「ズーム」グループ ➡［1ページ］
- テキストボックスを4つ挿入し、それぞれに 差し込みフィールドを設定 します。
♦ 「|」or「ー」のカーソルがテキストボックス内にある状態で挿入するのがポイント！
●「差し込み文書」タブ ➡「文章入力とフィールドの挿入」グループ ➡［差し込みフィールドの挿入］● 横書きテキストボックス：郵便番号
● 縦書きテキストボックス：住所／氏名／敬称
● 必要に応じて他のフィールドも追加可能
- 体裁 を整えます。
♦ テキストボックスの位置を調整
♦ フォントの種類・サイズを設定
♦ テキストボックスの枠線を非表示にする
＜テキストボックスの枠線なしの設定方法＞
次の順に🖱️クリックします。● テキストボックスを選択して表示される「描画ツール｜書式」タブ ➡「図形のスタイル」グループ ➡［図形の枠線］➡［枠線なし］🔗 宛名の書き方の参考サイトです👉 [宛名の書き方（封筒） – ミドリ]
- 数字の体裁 を整えます。
【番地を漢数字にする】
1. 住所フィールド内で🖱️右クリック →［フィールドの編集］を選択します。
2.「フィールド」ダイアログボックスで「数字を漢数字に変換する」に「✓」チェック → ［OK］を🖱️クリックします。
【郵便番号を均等割り付けにする】
均等割り付けを使うと、文字サイズが自動調整されて配置しやすくなります。＜均等割り付けの方法2種類＞
●「ホーム」タブ ➡「段落」グループ ➡［均等割り付け］
● ショートカットキー Ctrl＋Shift＋J を押す
- テスト印刷＆微調整をして完成させましょう。
1. 次の順に🖱️クリックします。●「差し込み文書」タブ ➡「完了」グループ ➡［完了と差し込み］➡［文書の印刷］
2.「プリンターに差し込み」ダイアログボックスで 印刷範囲を選択 します。＜印刷範囲の選択肢＞
● すべて…住所録の全宛先を印刷
● 現在のレコード…表示中の宛先のみ印刷
● 最初のレコード～最後のレコード…範囲を指定して印刷3.「印刷」ダイアログボックスで、設定を確認して［OK］を🖱️クリックしましょう。
🎉 これで縦書きの差し込み印刷が完成です！
ぜひこちらの授業もご受講ください。
まとめ
今回の授業は、Wordの「差し込み印刷」機能を使って、封筒に宛名を印刷する方法をわかりやすく解説しました！
住所録と封筒を連携させて、効率よく美しい宛名印刷を目指しましょう。
✉️封筒の宛名を差し込み印刷する方法は、最初は少し複雑に感じるかもしれませんが、手順をひとつずつ確認すれば、きっとスムーズに進められます。
住所録と封筒が連携できるようになると、作業効率もぐんとアップ！
「✍️手書きよりキレイ」 「🖨️まとめて印刷できてラク」と感じられるはずです。
ぜひ今回の内容を参考に、あなたの封筒印刷も快適に仕上げてみてください。
😄ご受講お疲れさまでした！
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