【差し込み印刷・封筒】Wordで封筒印刷!縦書き・横書き・サイズも自分でできる!

差し込み印刷・封筒💻PCの"😔困った"を"😄安心・楽しい"へ!
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こんにちはどこでもパソコン教室 四日市です。

今回の授業は、封筒の差し込み印刷方法を解説します!

毎月送る封筒の宛名を手書きしています。
年賀状のように、差し込み印刷ができれば楽になりますけれど…

封筒でも差し込み印刷ができます!

しかも、年賀状のときと同じ住所録が使えます

封筒のサイズを選べたり、宛名の縦書き横書きもできますか

封筒のサイズは、規定のものが40種類以上あります

さらに、自分でサイズ設定したり、縦書き横書きのどちらも作成できますよ

来月から楽になりますねー

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差し込み印刷のための住所録を作成

封筒に年賀状ソフトのような印刷するたびに宛名が変わる「差し込み印刷をするためには、最初に住所録(宛先リスト)を作成します

住所録作成に使用できるファイルは次の3種類です。
パソコンにインストールされているソフトが使用できます。

MicrosoftWord
MicrosoftExcel
MicrosoftAccess
 

住所録の作り方をファイルの種類ごとに解説していますので、手順についてはこちらをご受講ください。

封筒のサイズを選択

封筒のサイズを選択しましょう。

  1. [差し込み文書]タブ [差し込み印刷の開始]グループ [差し込み印刷の開始]ボタン [封筒]🖱クリックします。
     
    差し込み印刷・封筒


  2. 「封筒オプション」ダイアログボックスが起動します。
     
    差し込み印刷・封筒
    1.[封筒サイズ][∨]🖱クリックして、サイズを選択します。
     
    印刷できる封筒サイズは、プリンターによって違いがありますけれども、次のような種類サイズがあります。

    種類サイズ種類サイズ
    ハガキ100×148mmサイズ124 3/4×11インチ
    長形2号119×277mmサイズ145×11 1/2インチ
    長形3号120×235mmB4250×353mm
    長形4号90×205mmB5176×250mm
    長形5号90×185mmB6125×176mm
    角形2号240×332mmC3324×458mm
    角形3号216×277mmC4229×324mm
    角形4号197×267mmC5162×229mm
    角形5号190×240mmC6114×162mm
    角形6号162×229mmC65114×229mm
    角形7号142×205mmDL110×220mm
    角形8号119×197mmE4220×310mm
    洋形1号120×176mmE5155×220mm
    洋形2号114×162mmE6110×155mm
    洋形3号98×148mmE65110×220mm
    洋形4号105×235mmイタリア標準封筒110×230mm
    洋形5号95×217mmM5155×223mm
    洋形6号98×190mmM65112×223mm
    洋形7号92×165mmMonarch3 7/8×7 1/2インチ
    サイズ6 3/43 5/8×6 1/2インチリーガル8 1/2×14インチ
    サイズ93 7/8×8 7/8インチレター8 1/2×11インチ
    サイズ104 1/8×9 1/2インチサイズを指定… 
    サイズ114 1/2×10 3/8インチ  

    2.“宛先”“差出人住所”[文字書式]ボタンをそれぞれ🖱クリックすると、文字書式の設定ができるダイアログボックスが起動します。
     送り先に合わせて設定していきましょう。

    3.[OK]🖱クリックしてダイアログボックスを閉じます。
     

このとき、画面表示大きすぎて(100%以上!)、👀見づらくなることがあります。
[表示]タブ [ズーム]グループ [100%]🖱クリックすると、素早く見やすくできますよ!

 

差し込み印刷ウィザードで封筒に住所録を差し込んで印刷

「差し込み印刷ウィザード」を使用して、封筒に住所録を差し込む設定をしましょう。

  1. [差し込み文書]タブ [差し込み印刷の開始]グループ [差し込み印刷の開始]ボタン [差し込み印刷ウィザード]🖱クリックします。
     
    差し込み印刷・封筒


  2. 画面右側に[差し込み印刷ウィザード]が起動して、[文書の種類を選択]が表示されます。
    「文書の種類を選択してください。」のところで、すでに封筒が選択されています。

    手順 1/6というのは「6つの手順で完成しますよ!」ということです。
    ➔次へ:ひな形の選択🖱クリックして進みましょう。
     
    差し込み印刷・封筒


  3. [ひな形の選択]が表示されます。
    「封筒をどのように設定しますか?」のところで、[現在の文書を使用]「⦿」チェックが入っている状態にします。

    2つ目の手順ができました。次へ:宛先の選択🖱クリックして進みましょう。
    ここで←戻る:文書の種類の選択🖱クリックしてひとつ前の手順に戻ることもできます。
     
    差し込み印刷・封筒


  4. [宛先の選択]が表示されます。
     
    差し込み印刷・封筒
    1.[既存のリストを使用]に、「⦿」チェックが入っている状態にします。

    2.「既存のリストを使用」のところで、[参照]🖱クリックすると、「データファイルの選択」が開きます。
     
    データファイルの中から、作成しておいた住所録を🖱クリックで選択して、[開く]🖱クリックします。

    3.住所録がExcelの場合「テーブルの選択」が表示されますので、[OK]🖱クリックします。

    4.住所録がExcelの場合続いて「差し込み印刷の宛先」も表示されますので、[OK]🖱クリックします。

    5.3つ目の手順ができました。
     「→次へ:封筒の配置🖱クリックして進みましょう。
     ここで←戻る:ひな形の選択🖱クリックしてひとつ前の手順に戻ることもできます。


  5. [封筒の配置]が表示されます。
     
    差し込み印刷・封筒
    1.「封筒に宛先の情報を追加するには…」のところで、宛先を表示する箇所に、🖱クリックで「|」カーソルを置いてから[住所ブロック]🖱クリックします。

    2.[住所ブロックの挿入]が表示されます。
     表示したい内容に設定して、[OK]🖱クリックします。

    3.必要に応じて[差し込みフィールドの挿入]をします。
     フィールド選択して[挿入]🖱クリックすると、「|」カーソルのある箇所に挿入されます。
     

    差し込みフィールドの挿入で、カーソルの位置を変更したいときは、ちょっと面倒ですけれども、その都度[閉じる]ボタンを🖱クリックする必要があります。

    4.4つ目の手順ができました。
     「→次へ:封筒のプレビュー表示🖱クリックして進みましょう。
     ここで←戻る:宛先の選択🖱クリックしてひとつ前の手順に戻ることもできます。

     ■住所録ブロックの挿入と差出人の入力をしました。

    差し込み印刷・封筒

  6. [封筒のプレビュー表示]が表示されます。
     
    「宛先」両側の[<<]or[>>]🖱クリックすると、差し込まれた住所録がプレビュー表示されます。
     
    5つ目の手順ができました。
    →次へ:差し込み印刷の完了🖱クリックして進みましょう。
    ここで←戻る:封筒の配置🖱クリックしてひとつ前の手順に戻ることもできます。
     
    差し込み印刷・封筒


  7. [差し込み印刷の完了]が表示されます。
     
    差し込み印刷・封筒 
    1.「差し込み印刷」のところで[印刷]🖱クリックします。
     「プリンターに差し込み」が表示されます。次の中から選択して[OK]🖱クリックします。
     
    初めて印刷するときは「現在のレコード」を選択して、テスト印刷をしましょう。

    すべて…住所録の宛先すべてを印刷します。
    現在のレコード…プレビュー表示されている宛先のみを印刷します。
    最初のレコード:最後のレコード…印刷する範囲を指定して印刷します。

    2.[印刷]ダイアログボックスが起動します。
     設定などよろしければ、[OK]🖱クリックして印刷 完成です!

 

封筒の宛名を縦書きにする方法

差し込み印刷ウィザードでは、封筒の宛名は横書きしかありません
けれども、縦書きにしたいときもありますね。 

そこで、ここまでの横書き縦書きに変更する形でご紹介します。

題して“横書きバージョン”“縦書きバージョン”どちらも作ってしまおう作戦!』

封筒と住所録がつながっているのでそのまま活用できます。

  1. 差し込み印刷ウィザードで封筒の横書きを完成後、ファイルを保存*します。
    保存済みでしたら、そのままで大丈夫です。
     
    ファイル名の例:「長形3号封筒・横書き」


  2. 続けて、同じファイルを「名前を付けて保存」します。
     
    ファイル名の例:「長形3号封筒・縦書き」
     
    こうすることで、横書きバージョン縦書きバージョン2つのファイルができます。

    ファイルの保存方法について解説しています。ご参考くださいませ。

    【ファイルの保存方法】名前を付けて保存・上書き保存・別名で保存の使い分け3種類!


  3. 縦書きバージョンのファイルを操作していきます。
     
    差し込み印刷・封筒

    1.テキストボックスを挿入します。
    2.横書きテキストボックスに差出人郵便番号を切り取り&貼り付けで、移動 or 改めて入力します。
    3.縦書きテキストボックスに差出人住所を切り取り&貼り付けで、移動 or 改めて入力します。
    4.住所ブロックを削除します。
    テキストボックスの挿入方法
    [挿入]タブ [テキスト]グループ [テキストボックス]横書きテキストボックスの描画]or縦書きテキストボックスの描画]🖱クリックします。


  4. [レイアウト]タブ [ページ設定]グループ [印刷の向き][縦]🖱クリックして選択します。
     
    差し込み印刷・封筒

    このとき、封筒全体が見えた方が分かりやすいので、[表示]タブ [ズーム]グループ [1ページ]🖱クリックすると、素早く封筒全体が見えるようになります!


  5. テキストボックス4つ挿入して、その中に次のようにフィールドを挿入します。 
    テキストボックスにカーソル「|」or「ー」が入っている状態で挿入するのがポイントです。

    横書きテキストボックス…郵便番号
    縦書きテキストボックス…住所
    縦書きテキストボックス…氏名
    縦書きテキストボックス…敬称

    他にも必要なフィールドがあれば追加しましょう。

    差し込み印刷・封筒

  6. 体裁を整えます

    テキストボックスを適切な箇所に移動します。
     封筒の宛名の書き方について分かりやすいサイトをご紹介します。⇨ 宛名の書き方(封筒)- ミドリ
    フォントの種類とサイズを設定します。
    テキストボックスを「枠線なし」に設定します。
     

    <テキストボックスを「枠線なし」にする方法>
    テキストボックスを選択して表示される[描画ツール/書式]タブ [図形のスタイル]グループ [図形の枠線][枠線なし]🖱クリックします。

  7. 数字部分の設定をします。
     
    番地を漢数字にするフィールドの編集

    1.住所フィールド内に「ー」カーソルが入っている状態で🖱右クリックします。
     表示されたメニューの中から「フィールドの編集」🖱クリックで選択します。

    2.「フィールド」ダイアログボックスが起動します。
     「数字を漢数字に変換する」🖱クリック「✓」チェックを入れて[OK]🖱クリックします。
     
    郵便番号を封筒の枠に合わせやすくする均等割り付け

     均等割り付けをすることで、テキストボックスの拡大・縮小に合わせて、文字サイズも変わるので配置がしやすいです。
     
    [ホーム]タブ [段落]グループ [均等割り付け]

    差し込み印刷・封筒


  8. テスト印刷をして微調整ができましたら完成です。
     
    1.[差し込み文書]タブ [完了]グループ [完了と差し込み][文書の印刷]の順に🖱クリックします。
     
    差し込み印刷・封筒 
    2.「プリンターに差し込み」が表示されます。

    次の中から選択して[OK]🖱クリックします。

    すべて…住所録の宛先すべてを印刷します。
    現在のレコード…プレビュー表示されている宛先のみを印刷します。
    最初のレコード:最後のレコード…印刷する範囲を指定して印刷します。

    3.[印刷]ダイアログボックスが起動します。
     設定など確認して、よろしければ[OK]🖱クリックして印刷完成です!
     

はがき宛名面の差し込み印刷も挑戦される方は、ぜひこちらの授業もご受講ください。

 

まとめ

今回の授業は、封筒の差し込み印刷方法を解説しました!

封筒の差し込み印刷の手順
1.差し込み印刷のための住所録を作成

2.封筒のサイズを選択
3.差し込み印刷ウィザードで住所録を差し込む
4.書式と位置を設定して体裁を整える
5.テスト印刷と本番印刷

 
差し込み印刷ウィザード
では、封筒の宛名は横書きしかありませんので、縦書きにする方法を、横書き縦書きに変更する形でご紹介しました。

題して!
“横書きバージョン”“縦書きバージョン”どちらも作ってしまおう作戦』

 
今回は、差出人を宛先と同じ面に印刷する形にしましたけれど、次の手順で、差出人と宛先を分けることもできます。

1.Ctrl+Enter改ページをして1ページ増やします。
2.テキストボックスを移動させて表面と裏面を作成します。
3.両面印刷をします。

基本を身に付けることで、さまざまな応用的なアイデアも浮かびますので、まずはじっくり、基本の手順に取り組んでいきましょう!
 

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