こんにちは！どこでもパソコン教室 四日市です。
今回の授業は、Excel関数の中から『IF関数』を初心者の方向けに解説します！
事務系の求人情報で「ExcelのIF関数の使用出来る方」と記載されていましたけれども、どんな関数ですか？
「イフかんすう」と読みまして、IFは”もしも○○だったら”という意味です。
♪『もしもピアノが弾けたなら』という曲はご存知でしょうか？
その歌詞の内容で例えますと……
「もしもピアノが弾けたなら」➡ “🥰思いを伝えられる！”
「もしもピアノが弾けなかったら」➡ “😢思いを伝えられない…”
このように「ピアノが弾ける or 弾けない」という条件による結果を数式で判定できるのがIF関数です！
関数が使えるといいと思いますけれども、苦手意識があって……。
今回の授業は、IF関数の作成手順を初心者の方向けに解説します！
関数は、理想の判定結果を得るために数式を組み合わせるなど創意工夫もとでできます。
苦手意識を乗り越えた先に👉、“😄安心・楽しい”が待っていますよ♪
今回の授業で教えてもらいながらチャレンジします♪
ことの多い、VLOOKUP関数の授業です。
「INDEX関数とMATCH関数」の授業です。
『IF関数』は「条件による結果を数式で判定」してくれる
IF関数は、“もしも○○だったら”と条件を決めて、条件の通りの場合と条件とは違う場合で、結果を数式で判定してくれます。
そのため、条件となる値を変更すれば結果も自動的に判定し直します。
例えば、🎢ジェットコースターに乗車できる身長制限が110cm以上とします。
| 条 件 | 判 定 |
|---|---|
| もしも身長が110cm以上だったら | 乗車OK |
| もしも身長が110cm以上でなければ | 乗車NG |
IF関数を使用することで、乗車OK・NGがすぐに分かります！
IF関数の「設定箇所」と「数式の意味」
設定箇所の一つ「数式バー」
関数は「数式バー」を使って、〝入力〟と〝入力内容の確認〟ができます。
数式バーを含めて、次の3つが並んでいます。
- 名前ボックス
セル番地が入ります。セルB3は「B列の3行目」です。 - 関数の挿入
🖱クリックすると「関数の引数」ダイアログボックスが起動します。 - 数式バー
名前ボックスのセル番地に入力されている、数式を表示します。
文字列を入力しているときは、そのまま文字列を表示します。
IF関数を〝分解して〟見てみましょう
IF関数の数式を具体的に見てみましょう！
| ＝ＩＦ(Ｂ２＞＝１１０,“ＯＫ”,“ＮＧ”) | ||||
|---|---|---|---|---|
| IF | B2>=110 | “OK” | “NG” | |
| 関数名 | 論理式 | 値が真の場合 | 値が偽の場合 | |
| もしも | 条件：セルB2の値が「110」以上 | 条件の通りの場合、結果は「OK」と表示 | 条件とは違う場合、結果は「NG」と表示 | |
さらに、分解して解説します。
| ＝ | IF | B2 | ＞＝ | E5 | “OK” | “NG” |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ❶ | ❷ | ❸ | ❹ | ❺ | ❻ | ❼ |
| イコール | 関数名 | 結果を知りたい値のセル番地 | 比較演算子 | 条件のセル番地 | 値が真の場合 | 値が偽の場合 |
- 数式を入力するときは、必ず最初に「＝」イコールを入れて、Excelに計算式を入力することを伝えます。
- 今回使用する関数の〝IF〟です。
- 結果を知りたい値が入力されているセル番地です。
今回は、ジェットコースターに乗車OK or NGを身長によって知りたいので、身長の入力されているセル〝B2〟となります。 - 条件になる論理式を組み立てる比較演算子です。
「身長110cm以上」が分岐点になりますので、「～以上」の比較演算子〝＞＝〟を使用します。【比較演算子一覧】
比較演算子 読み方 使い方 ポイント A＝B 等しい（イコール） AとBは等しい AとBは完全一致 A＜＞B 不一致 AとBは等しくない AとBはまったく一致しない A＞B より大きい AはBより大きい AはBの値は含まない A＜B より小さい AはBより小さい AはBの値は含まない A＞＝B 以上 AはB以上 AはBの値も含む A＜＝B 以下 AはB以下 AはBの値も含む 「身長110cm以上」の場合、身長110cmちょうどの方も乗車OKということです！
- 条件の分岐点です。
今回は条件となります身長「110」cmが入力されている〝E5〟となります。 - 論理式の通りの場合を「真」、英語では「True」（意味:真実の、本当の）といいます。
今回はセルの値を「身長110cm以上」の条件に照らし合わせて、「真」ならば“OK”と表示します。 - 論理式とは違う場合を「偽」、英語では「False」（意味:偽りの、誤った）といいます。
今回はセルの値を「身長110cm以上」の条件に照らし合わせて、「偽」ならば“NG”と表示します。
セルを強調表示ルールでもっと見やすくなります。
IF関数の入力方法
最初に１つのセルに数式を入力
実際にIF関数を入力してみましょう！
まず、1つのセル（今回はセルB3）に数式を作成します。
- 下図の表『君はジェットコースターに乗れるかな？』を作成します。
次に、セルB3を🖱クリックします。（「名前ボックス」に〝B3〟と表示されます）
- 下記の1⃣～5⃣の手順で「IF関数」を挿入します。
1⃣「関数の挿入」ボタンを🖱クリックして、「関数の挿入」ダイアログボックスを表示します。
2⃣［関数の検索］ボックスに〝IF〟と入力します。
3⃣［検索開始］を🖱クリックします。
4⃣［関数名］ボックスに、名前が〝IF〟から始まる関数が表示されますので、〝IF〟を🖱クリックして選択します。
5⃣［OK］を🖱クリックします。よく使う関数は「関数の挿入」ダイアログボックスを表示した時点で、［関数名］ボックスに表示されていることが多いです。
その時は、上記2⃣3⃣を飛ばしてすぐに4⃣でOKです！
- 「関数の引数」ダイアログボックスが表示されます。
関数の引数とは、数式のカッコ「（ ）」の中にある、関数へ値を受け渡すものです。上記項目『IF関数を分解して見てみましょう』での数式でいいますと、「B2>=110」「“OK”」「“NG”」の3つで、それぞれ半角カンマ「,」で区切ります。
＝ＩＦ(Ｂ２＞＝１１０,“ＯＫ”,“ＮＧ”) IF B2>=110 “OK” “NG” 関数名 1⃣ 論理式 2⃣ 値が真の場合 3⃣ 値が偽の場合
「関数の引数」ダイアログボックスに、1⃣～4⃣の手順で引数を1つずつ入力します。1⃣ 論理式：B2>=110（B2はセルを🖱クリックして入力できます）
2⃣ 値が真の場合：“OK”
（ダブルクォーテーション「””」は、OKと入力してTabキーを押すと自動で入ります）
3⃣ 値が偽の場合：“NG”
（ダブルクォーテーション「””」は、NGと入力してTabキーを押すと自動で入ります）
4⃣［OK］を🖱クリックします。
- セルB3にIF関数を入力と同時に、セルB2「身長147cm」の場合の結果“OK”が表示されました！
数式バーにはセルB3のIF関数の数式が表示されています。
数式の他のセルへのコピー方法と書式をくずさない「書式なしコピー」
数式の他のセルへのコピー方法
セルB3に数式が完成しましたけれども、他のセルにも〝同じように〟入力していては大変💦です。
そこで、セルB3の数式を他のセルにコピーします。
- セルB3を🖱クリックで選択すると、右下に「■」フィルハンドルが表示されます。
- 「■」フィルハンドルを🖱マウス ホバー*すると、マウス ポインターが「＋」プラスの形になります。
*マウス ホバーとは…🖱クリックするのではなく、対象にマウス ポインター（マウスで動く矢印）を重ね合わせることです。 - マウス ポインターが「＋」プラスの形の状態で、セルB3 ➡ F3まで🖱ドラッグ・アンド・ドロップ*すると数式をコピーできます。
*ドラッグ・アンド・ドロップとは…マウスの左ボタンを🖱クリックしたまま移動して、目的の位置で指を離すことです。
書式をくずさない「書式なしコピー」
数式のコピーができましたけれども、よく見ると太い罫線が細くなっています……。
理由は、セルB3の数式だけでなく書式*も一緒にコピーされるためです。
*書式とは…文字の大きさや色、図の配置など、装飾や体裁を整える設定のことです。
この状況を解決できるのが、書式を除いて内容をコピーできる「書式なしコピー」です！
- 数式をコピーした直後に表示される、［オートフィル オプション］を🖱クリックします。
- メニューが表示されますので、上から3つめにあります［書式なしコピー］を🖱クリックで選択ます。
- セルの選択を解除して（どこか他のセルを🖱クリックします）見てみると、書式をくずすことなく数式のコピーができました！
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「相対参照」と「絶対参照」の違い
ここまでの数式は、身長の条件「110cm」を、そのまま〝110〟と入力していました。
もしも、身長の条件が〝110〟➡〝100〟に変更された場合、コピーした数式すべてを変更するのは大変💦です。
そこで、数値〝110〟を身長が入力されているセルE5に置き換えることで、条件が変更されてもそのまま数式を使用できます。
〝110〟のように、数値は数式のコピーをしてもずれません。
けれども、セル番地は数式のコピーをするとずれていきます。
身長の基準となる情報のセルE5がずれてしまうと正しい判定ができませんので、次の手順でセルE5を固定してから数式をコピーします。
- セルB3に数式を作成するとき、〝110〟のかわりに〝セルE5〟を入力した後、「E5」の隣り or 中に「|」カーソルのある状態 or セルE5を選択した状態で、F4を押します。
F4を押すたびに下記のように変わります。● $E$5 …列と行を固定（今回はこの状態にします）
● E$5……行のみ固定
● $E5……列のみ固定設定箇所①：「数式バー」で直接設定
設定箇所②：「関数の挿入」ボタンを🖱クリックして、「関数の引数」ダイアログボックスを表示して設定
設定ができましたら、🖱クリックではなくEnterキーで確定しましょう！
数式の編集中にいずれかのセルを🖱クリックすると、そのセル番地が数式の中に入力されて、せっかくの数式がくちゃくちゃになることがありますので😅
- セルB3 ➡ F3まで数式をコピーします。
- 身長92cmは“NG”という正しい判定が表示されました。
という便利機能も備わっています。
まとめ
今回の授業は、Excel関数の中から『IF関数』を初心者の方向けに解説しました！
IF関数とは、“もしも○○だったら”と条件を決めて、条件の通りの場合と、条件とは違う場合で、結果を分けることを数式で判定できる関数です。
“もしも…”といえば、『ドリフ大爆笑』の「もしものコーナー」を思い出すのは私だけでしょうか？🤣
IF関数やその考え方はExcelだけでなく、学校教育でも必修化となりました「プログラミング」でも活用できます。
今回の授業で、IF関数の基礎を身につけていただけましたら幸いです！
COUNT関数の授業です。
😄ご受講お疲れさまでした！
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