こんにちは！どこでもパソコン教室 四日市です。
今回の授業は、Excel関数の中から『IF関数』を初心者の方向けに解説します！
事務系の求人情報で「ExcelのIF関数の出来る方」と、記載されているのを見たことがあります。どんな関数ですか？
「イフかんすう」と読みまして、IFは“もしも○○だったら”という意味です。
♪『もしもピアノが弾けたなら』という曲はご存知でしょうか。
その歌詞の内容で例えますと…
「もしもピアノが弾けたなら」➡ “🥰思いを伝えられる！”
「もしもピアノが弾けなかったら」➡ “😢思いを伝えられない…”
このように「ピアノが弾ける or 弾けない」という条件で、
結果を数式で判定できるのがIF関数です！
関数が使えるといいと思いますけれども、苦手意識があって…。
今回の授業は、IF関数の作成手順を初心者の方向けに解説します！
関数は、判定したい結果を思いながら、数式を組み合わせることでできます。
苦手意識を乗り越えた先に、“😄安心・楽しい”が待っていますよ♪
今回の授業で教えてもらいながらチャレンジします♪
ことの多い、VLOOKUP関数の授業です。
『IF関数』は「条件による結果を数式で判定」してくれる
IF関数は、“もしも○○だったら”と条件を決めて、条件のとおりの場合と、条件とはちがう場合で、結果を数式で判定してくれます。
そのため、条件となる値を変更すれば結果も自動的に判定し直します。
例えば、ジェットコースターに乗車できる身長制限が110cm以上とします。
| 条 件 | 判 定 |
|---|---|
| もしも身長が110cm以上だったら | 乗車OK |
| もしも身長が110cm以上でなければ | 乗車NG |
IF関数を使用することで、乗車OK・NGがすぐに分かります！
IF関数の「設定箇所」と「数式の意味」
設定箇所の一つ「数式バー」
関数は「数式バー」を使って、〝入力〟と〝入力内容の確認〟ができます。
数式バーとともに、次の3つが並んでいます。
- 名前ボックス
セル番地が入ります。セルB3は「B列の3行目」です。 - 関数の挿入
🖱クリックすると「関数の引数」ダイアログボックスが起動します。 - 数式バー
名前ボックスのセル番地に入力されている、数式を表示します。
文字列を入力しているときは、そのまま文字列を表示します。
IF関数を〝分解して〟見てみましょう
IF関数の数式を具体的に解説します！
まずは、簡単に見ていきましょう。
次に、分解して見ていきましょう。
- 数式を入力するときは、必ず最初に“＝”イコールを入れて、Excelに計算式を入力することを伝えます。
- 今回使用する関数の“IF”です。
- 結果を知りたい値が入力されているセル番地です。
今回は、身長によってジェットコースターに乗車OK or NGを知りたいので、身長の入力されているセル“B2”となります。 - 条件になる論理式を組み立てる比較演算子です。
「身長110cm以上」が分岐点になりますので、「～以上」の比較演算子“＞＝”を使用します。【比較演算子一覧】
比較演算子 読み方 使い方 ポイント A＝B 等しい（イコール） AとBは等しい AとBは完全一致 A＜＞B 不一致 AとBは等しくない AとBはまったく一致しない A＞B より大きい AはBより大きい AはBの値は含まない A＜B より小さい AはBより小さい AはBの値は含まない A＞＝B 以上 AはB以上 AはBの値も含む A＜＝B 以下 AはB以下 AはBの値も含む 「身長110cm以上」の場合、身長110cmちょうどの方も乗車OKということです！
- 条件の分岐点です。
今回は、「身長110cm以上」の“110”となります。 - 論理式のとおりの場合を「真」、英語では「true」（意味:真実の、本当の）といいます。
今回は、「身長110cm以上」で「真」ならば“OK”と表示します。 - 論理式とは違う場合を「偽」、英語では「False」（意味:偽りの、誤った）といいます。
今回は、「身長110cm以上」ではなく「偽」ならば“NG”と表示します。
セルを強調表示ルールでもっと見やすくなります。
IF関数の入力方法
最初に１つのセルに数式を入力
実際にIF関数を入力してみましょう！
まず、1つのセル（今回はセルB3）に数式を完成させます。
- 下図の表『きみはジェットコースターに乗れるかな？』を作成します。
次に、セルB3を🖱クリックして選択すると、「名前ボックス」に“B3”が表示されます。
- 次の手順で、「IF関数」を選択します。
①「関数の挿入」ボタンを🖱クリックして、「関数の挿入」ダイアログボックスを表示します。
②［関数の検索］ボックスに“IF”と入力します。
③［検索開始］を🖱クリックします。
④［関数名］ボックスに、名前が“IF”から始まる関数が表示されますので、“IF”を🖱クリックして選択します。
⑤［OK］を🖱クリックします。よく使う関数は「関数の挿入」ダイアログボックスを表示した時点で、［関数名］ボックスに表示されていることが多いです。
その時は、上記②③を飛ばしてすぐに④でOKです！
- 「関数の引数」ダイアログボックスが表示されます。
関数の引数とは、数式のカッコ「（ ）」の中にある、関数へ値を受け渡すものです。
上記、『IF関数を分解して見てみましょう』での数式でいいますと、「B2>=110」「“OK”」「“NG”」の3つで、それぞれ半角カンマ「,」で区切ります。
「関数の引数」ダイアログボックスに、引数を1つずつ入力します。① 論理式：B2>=110（B2は、セルB2を🖱クリックでも入力できます。）
② 値が真の場合：“OK”
（ダブルクォーテーション「“”」は、OKと入力してTabキーを押すと自動で入ります。）
③ 値が偽の場合：“NG”
（ダブルクォーテーション「“”」は、NGと入力してTabキーを押すと自動で入ります。）
④［OK］を🖱クリックします。
- セルB3にセルB2「身長147cm」の場合の結果“OK”が表示されました！
数式バーにはセルB3に入力されている、IF関数の数式が表示されています。
数式を他のセルにコピーするコツ！「書式なしコピー」とは？
無事、セルB3に数式が完成しました！
けれども、他のセルにも〝同じように〟入力していては大変💦です。
💁♀️そこで、数式を他のセルにコピーします。
- セルB3を🖱クリックで選択すると、右下に「■」フィルハンドルが表示されます。
- 「■」フィルハンドルに🖱マウスをあてる（ポイントするといいます。）と、マウスポインターが「＋」プラスの形になります。
- マウスポインターが「＋」プラスの形の状態で、セルB3 ➡ F3まで、🖱ドラッグ・アンド・ドロップ*します。
＊ドラッグ・アンド・ドロップとは…マウスの左ボタンを🖱クリックしたまま移動して、目的の位置で指を離すことです。
数式のコピーができました！
けれども、よく見ると太い罫線が細くなってしまいました…。
理由は、セルB3の数式だけでなく書式*も一緒にコピーされるためです。
＊書式とは…文字の大きさや色、図の配置など、装飾や体裁を整える設定のことです。
- 解決策は「書式なしコピー」です！
① 数式をコピーした直後に表示される、「オートフィルオプション」を🖱クリックします。
② 上から3つめ「書式なしコピー」を🖱クリックします。
③ セルの選択を解除して（どこか他のセルを🖱クリックでOK）見てみると、書式をくずすことなく数式のコピーができました！
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「相対参照」と「絶対参照」の違い
身長の条件が「110cm」なので、数式に“110”と入力しました。
もしも、身長の条件が“110” ➡ “100”に変更された場合、すべての数式を変更するのは大変💦です。
💁♀️そこで、数式の“110”を身長が入力されているセルE5に置き換えることで、条件が変更されてもそのまま数式を使用できます。
“110”のように、数値は数式のコピーをしてもずれません。
けれども、セル番地はコピーをするとずれていきます。
身長の基準となる情報のセルE5がずれてしまうと正しい判定ができませんので、次の手順でセルE5を固定してから数式をコピーします。
- セルB3に数式を作成するとき、“110”のかわりにセルE5を入力した後、“E5”の隣り or 中に「|」カーソルのある状態、またはセルE5を選択した状態で、F4を1回押します。F4を押すたびに次のように変わります。
● $E$5 …列と行を固定（今回は、この状態にします。）
● E$5……行のみ固定
● $E5……列のみ固定〈設定箇所〉
その1：「数式バー」で直接設定
その2：「関数の挿入」ボタンを🖱クリックして、「関数の引数」ダイアログボックスを表示して設定
設定ができましたら、🖱クリックではなくEnterキーで確定しましょう！
数式の編集中にいずれかのセルを🖱クリックすると、そのセル番地が数式の中に入力されて、せっかくの数式がくちゃくちゃになることがありますので。😅
- セルB3 ➡ F3までコピーします。
- 身長92cmは“NG”という正しい判定が表示されました。
という便利機能も備わっています。
まとめ
今回の授業は、Excel関数の中から『IF関数』を初心者の方向けに解説しました！
IF関数とは、“もしも○○だったら”と条件を決めて、条件のとおりの場合と、条件とはちがう場合で、結果を分けることを数式で判定できる関数です。
“もしも…”といえば、『ドリフ大爆笑』の「もしものコーナー」を思い出すのは私だけでしょうか？🤣
IF関数やその考え方はExcelだけでなく、学校教育でも必修化となりました「プログラミング」でも活用できます。
今回の授業で、IF関数の基礎を身に着けていただけましたら幸いです！
COUNT関数の授業です。
😄ご受講お疲れさまでした！
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