こんにちは！どこでもパソコン教室 四日市です。
今回の授業は、文書やデータの「位置」が正確に分かる『Word 行番号・Excel 行列番号』を解説します！
WordやExcelで資料を作成していて、修正を依頼されました。
修正箇所を「真ん中あたり」とか「最後のほう」などの指示ですと、〝えっ!?〟っとなりすぐに分からなくて困っています。。。😅
行番号・列番号を使ってみませんか？
行や列に番号を振るので、「3行目の＜ぶどう＞を＜パイナップル＞に変更しましょう」など〝位置を正確に指定〟して効率的に伝えられるようになります♪
行番号・列番号が印刷されては困るのですけれど・・・？
印刷する or 印刷しない の選択もできますよ♪
それでは今回の授業は、「文字列やデータの指定席」を表示するWord 行番号とExcel 行列番号の使い方を解説しますので、ぜひ最後までご受講ください！
新幹線の座席指定のように文書やデータの座席が分かるので、待ち合わせのように〝お互いに位置を正確に伝えられる〟ようになれますね♪
『Word 行番号』の使い方
Wordの「行番号」とは
Wordの行番号とは、各行の左余白に番号を振る機能で、次のような〝メリット〟があります。
● 文書の修正や改善を効率的に行える
● 法律文書や契約書など行番号が必要な文書に対応できる
行列番号の「表示」「非表示」6種類の機能
行番号を表示するには、次の箇所を順に🖱クリックします。
表示される設定メニュー6つの中から選択して設定します。
| 設定メニュー | 説明 |
|---|---|
| ❶ なし | 設定のない状態です。 設定後に行番号を非表示にするときにも使用します。 |
| ❷ 連続番号 | 文章の先頭から「1、2、3…」と連続した番号を振ります。 |
| ❸ ページごとに振り直し | 複数ページのある文書のページごとに「1、2、3…」と番号を振り直します。 |
| ❹ セクションごとに振り直し | 「セクション区切り」という文書の任意の箇所に入れる区切りごとに「1、2、3…」と番号を振り直します。 |
| ❺ 現在の段落には表示しない | 「|」カーソルのある段落*の行番号を非表示にします。 ＊段落とは…ページの最初～「↲」段落記号までの間、その後は「↲」段落記号と次の「↲」段落記号までの間のことを1段落といいます。 |
| ❻ 行番号オプション | 「行番号」ダイアログボックスを表示して、「開始番号」「文字列との間隔」「行番号の増分」「番号の付け方」を設定できます。 |
👇設定メニュー❻つを詳しく解説します。
なし
デフォルト（既定）の状態では［なし］になっています。
行番号を設定後、非表示にしたいときに使用します。
連続番号
［連続番号］とは、文書全体に行番号を振ります。
「|」カーソルの位置はどこでもOKです。
ページごとに振り直し
［ページごとに振り直し］とは、ページごとに先頭から「1、2、3…」と行番号を振り直します。
「|」カーソルの位置はどこでもOKです。
セクションごとに振り直し
セクション区切りとは、文書の任意の箇所に入れる区切りで、区切り前後の「書式」「レイアウト」を全く違う設定にできます。
広い日本間を襖で区切れば、それぞれ違う宴会ができる感じですね😄
セクション区切りを挿入するには、次の箇所を順に🖱クリックします。
［区切り］を🖱クリックして表示されるメニューの下部に4種類あります。
● 現在の位置から開始
● 偶数ページから開始
● 奇数ページから開始
今回は、次の5行ある文書の3行目に「現在の位置から開始」を挿入して、行番号の表示のされ方を見てみましょう。
-
設定箇所を分かりやすくするために、次の箇所を順に🖱クリックして「編集記号」を表示しておきましょう。
●「ホーム」タブ ➡「段落」グループ ➡［段落記号の表示/非表示］
段落記号の名称・使い方について解説しています授業です。
- 5行ある文書の3行目『ぶどう』の前に🖱クリックで「|」カーソルを置いて、［区切り］を🖱クリックして表示されるメニューの中から「現在の位置から開始」を🖱クリックします。
- セクション区切りの編集記号が表示されます。
1行目『りんご』の前に🖱クリックで「|」カーソルを置いて、行番号の［セクションごとに振り直し］を🖱クリックすると、「|」カーソルのあるセクションのみに行番号が振られます。
- 次のセクションの先頭になります3行目『ぶどう』の前に🖱クリックで「|」カーソルを移動して、行番号の［セクションごとに振り直し］を🖱クリックすると、「|」カーソルのあるセクションの先頭から行番号が「1、2、3…」と振り直します。
セクション区切りを解除するには、編集記号の前に「|」カーソルを置いて Deleteキーで削除します。
現在の段落には表示しない
段落とは、ページの最初～「↲」段落記号までの間、その後は「↲」段落記号と次の「↲」段落記号までの間のことを1段落といいます。
［現在の段落には表示しない］とは、「|」カーソルのある段落の行番号のみを非表示にします。
番号の順序は、非表示にした段落を飛び越えて連番となります。
行番号オプション
［行番号オプション］は、行番号の4種類の詳細な設定ができます。
次の箇所を順に🖱クリックして、「行番号」ダイアログボックスにて設定します。
設定後、［OK］➡「ページ設定」ダイアログボックスの［OK］の順に🖱クリックすると文書に反映されます。
| 名称 | 設定できること | |
|---|---|---|
| 1 | 開始番号 | 通常「1、2、3 …」と始まる連続番号を、例えば「3、4、5 …」など開始する行番号を指定できます。
|
| 2 | 文字列との間隔 | 行番号と文字列との間隔を1mm単位で設定できます。
|
| 3 | 行番号の増分 | 通常「1、2、3 …」と始まる連続番号を、例えば「2、4、6 …」や「3、6、9 …」など表示する行番号の間隔を指定できます。
|
| 4 |
番号の付け方 ◉ ページごとに振り直し ◉ セクションごとに振り直し ◉ 連続番号 |
|
| 行番号の振り方を選択します。 振り方について詳しくは、それぞれ上項目の解説をご覧ください。 |
||
行番号は印刷されます
Wordの行番号は、表示した状態ですと印刷されます。
印刷したくない場合は、行番号の設定を「なし」にしましょう。
Word番外編：〝行番号を表示せず〟行番号を知る方法
🤫実は、行番号を表示しなくても行番号を知る方法があります。
「|」カーソル位置が現在何行目なのかを確認したいときなどに便利です。
今回は、文字列「マンゴー」の行番号を確認してみましょう！
- 「マンゴー」の段落内に「|」カーソルを置いて、Word画面の一番下にあります「ステータス バー」*を🖱右クリックします。
＊ステータス バーとは…画面の一番下にある帯状の箇所で、「ステータス（status）」とは、ある時点での状態や状況を意味し、ステータス バーは現在の状態を把握できます。
- 「ステータス バーのユーザー設定」が表示され、［行番号］の右側にあります「8」がマンゴーの行番号です。
メニューの［行番号］を🖱クリックしてみましょう。
- 行番号がステータス バーに常に表示されるようになります。
再度、ステータス バーの［行番号］を🖱クリックすると非表示になります。
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『Excel 行列番号』は非表示や印刷もできる
Excelの「行番号」「列番号（列見出し）」とは
Excelの行列番号は、ワークシート*の左端に縦に並んでいる数字を「行番号」、上部に横に並んでいるアルファベットを「列番号（列見出し）」といいます。
＊ワークシートとは…Excelの作業画面です。複数のワークシートを使用できますので、ワークシートを本のページのように見立てて、Excelファイルのことを「ブック」といいます。
Excelの行列番号には、次のような〝役わり〟があります。
● 列番号（列見出し）を🖱クリックすることで、列全体を選択できる
● 行番号と列番号を合わせることで、データ管理において正確にセル番地を指定できる
Excelの行列番号を「非表示」する方法
Wordとは違って、Excelの行列番号はデフォルト（既定）で表示されていますけれども、非表示にもできます。
行列番号を「非表示」にする箇所2つ
Excelの行列番号を非表示にするには、👇次の2つの箇所があります。
［見出し］の［✓］チェックを外す
- 次の箇所を順に🖱クリックします。
●［表示］タブ ➡［表示］グループ ➡［見出し］の「✓」チェックを外す
［目盛線］の「✓」チェックを外しますと、セルの枠が非表示になります。
〝😲セルがなくなった!?〟と驚きますけれど、ちゃんと存在していますよ。
- 行列番号が非表示になりました。
もう一度「✓」チェックを入れると、行列番号が表示されます。
個人的には…行列番号は表示したいですね😅
オプション「行列番号を表示する」の［✓］チェックを外す
- ［ファイル］タブを🖱クリックします。
- Backstage ビュー*の［オプション］を🖱クリックします。
＊Backstage ビュー（Microsoft Office Backstage ビュー）とは…Word・Excel・PowerPointの画面左上［ファイル］タブを🖱クリックして表示される画面のことです。
- 表示されました「Excelのオプション」にあります［詳細設定］を🖱クリックします。
- 「次のシートで作業するときの表示設定」にあります「行列番号を表示する」の［✓］チェックを🖱クリックして外します。
- ［OK］を🖱クリックすると行列番号が非表示になります。
＜行列番号を再表示する方法＞
●「行列番号を表示する」に「✓」チェックを入れる
● 上項目の［見出し］に「✓」チェックを入れる
ショートカットキー Ctrl＋Oの授業です。
行列番号は印刷できます
Excelの行列番号は、デフォルト（既定）の状態では印刷されません。
次の箇所を順に🖱クリックして設定すると、印刷できるようになります。
🔍印刷プレビュー*を見て、行列番号が印刷されることを確認しましょう。
＊印刷プレビューとは…印刷する前に、印刷結果を確認することができる画面です。
ショートカットキー Ctrl＋Pを押しましょう。
Excel番外編：アクティブセルが簡単に見つかる〝名前ボックス〟
Excelのワークシートはとても広く、『Microsoft サポート』サイトの「Excelの仕様と制限」によりますと、行数は1,048,576行、列数は16,384 列とのことです。
これだけ広ければ、アクティブセル*が迷子になって当然（!?）ですね。😄
＊アクティブセルとは…セルはたくさんあるマス目のことで、セルの中でも入力できる状態のセルをアクティブセルといいます。
Excel画面の左上「名前ボックス」を見てみましょう！
下図では［V300］、つまり現在のアクティブセルは「V列300行」にあるということです。
ファイル共有をしている場合、編集後にアクティブセルを「A1」にしておくと、次に使用する方やご自身も作業に取りかかりやすくなります。
Ctrl＋(Fn)＋Homeを押すと、〝サクッ〟とアクティブセルを「A1」にできますよ♪
まとめ
今回の授業は、文書やデータの「位置」が正確に分かる『Word 行番号・Excel 行列番号』を解説しました！
設定箇所を理解すると、機能自体は難しくありません。
劇場や映画館、乗り物のように文書やデータの座席が分かれば、ご自身はもちろん、ファイルを共有している方々との意思疎通もスムーズになりますよ♪
😄ご受講お疲れさまでした！
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