今回の授業は、ショートカットキーCtrl+Qのご紹介です。
ソフトウェアごとに、次の4つの機能があります。
- Word
『段落書式の解除』 - Excel
『「クイック分析」の表示』 - PowerPoint
『ソフトを終了』 - Outlook
『選択したメールを既読にする』
Qは、平穏、静か＝“Quiet”、素早い=“Quick”を意味します。
同じQでも、Word=「平穏、静か」、Excel=「素早い」という、
それぞれのソフトの特徴に合っているので、覚えやすそうですね！
けれども、「段落書式」や「クイック分析」はむずかしそう…。
さりげなく、いい仕事してくれる機能ですよ♪
図解入りで丁寧に解説しますので、一緒に頑張りましょう！
最初に“Quiet”にじっくり取り組めば、
後の操作は“Quick”ですね♪
Ctrl+Q：コントロール・キュー
Word：段落書式の解除
Wordで編集中に、文字列を選択してCtrlを押しながらQを押すと、
「段落書式の解除」ができます。
■段落書式とは
段落と書式に分けて説明します。
- 段落とは…ページの最初～段落記号「↲」までの間、その後は、
段落記号「↲」～次の段落記号「↲」までの間のことを1段落といいます。
- 書式とは…文字をデザインしたり、体裁を整えたりする設定です。
段落書式は、おもに「ホーム」タブ ➡「段落」グループにあります。
段落書式のうち、見た目に分かりやすいものを設定して、Ctrl+Qで解除してみましょう！
- 段落書式の設定前です。
- 段落書式を設定します。
1 箇条書き 2 段落番号 3 インデントを増やす
4 拡張書式 5 左揃え 6 中央揃え
7 右揃え 8 均等割り付け 9 塗りつぶし 10 罫線（けいせん）
- Ctrl+Aを押して「すべて選択」します。
- Ctrl+Qを押します。段落書式が解除されました！
しかし、段落書式の設定前と比べると、1 2 4 9は設定が少し残っていますね…。
次にご紹介しますCtrl+スペースで「文字書式の解除」ができます。
残った設定が解除できるかやってみましょう！
文字書式の解除は ［Ctrl+スペース］
Wordで編集中に、文字列を選択してCtrlを押しながらスペースを押すと、
「文字書式の解除」ができます。
■ 文字書式とは、文字のデザイン（フォント）やサイズ、色などで、
おもに「ホーム」タブ ➡「フォント」グループにあります。
上記「段落書式の解除」のCtrl+Qで解除きなかった書式を、
Ctrl+スペースで解除してみましょう！
- Ctrl+Aを押して「すべて選択」します。
- Ctrl+スペースで文字書式を解除しました。
しかし、段落書式の解除で設定が残っていた1 2 4 9のうち、
4と9は解除されましたけれども、1と2はそのままですね。
実は、ショートカットキーではありませんけれども、
「すべての書式をクリア」を🖱クリックすると、段落書式と文字書式をすべて解除できます！
この機能を使うと、1と2も解除できます。
書式の解除は、次のように使い分けていきましょう！
- 段落書式のみ解除したいとき…… Ctrl+Q
- 文字書式のみ解除したいとき…… Ctrl+スペース
- どちらもすべて解除したいとき… すべての書式をクリア
すべての書式をクリアは、Word、Excel、PowerPointにあります。
それぞれのボタン位置についてはこちらをご覧ください。☟
Excel：「クイック分析」を表示
Excelでデータを選択して、Ctrlを押しながらQを押すと、「クイック分析」を表示します。
■ クイック分析とは、Excelに入力した数値データを、色やグラフなどを使用して、
視覚的に分かりやすくしてくれるなど、文字どおり「分析」に便利な機能です。
分析には5種類あります。
- 書式設定…色などを使用して、データを強調します。
- グラフ…グラフを使用して、データを視覚化します。
- 合計…計算式を使用して、自動的に計算します。
- テーブル…データの集計や並べ替えなど、テーブル機能を使用できるようにします。
- スパークライン…1つのセル内に、小さなグラフを表示します。
それでは、実際に使ってみましょう！
「クイック分析」を表示する方法
「クイック分析」は、データを選択したときの右下に表示される、
「クイック分析」ボタンを🖱クリックすると表示されます。
けれども、選択した範囲からマウスポインターが遠くなったとき、ボタンは消えてしまいます。
ここで、Ctrl+Qの出番です！
選択範囲の右下から「クイック分析」ボタンが消えていても、
Ctrlを押しながらQを押すと、「クイック分析」を表示できます。
それでは、「クイック分析」の使い方をいくつか見ていきましょう！
今回は、都道府県別の面積を見ていきたいと思います。
都道府県面積情報：なるほど統計学園 探してみよう統計データ より
書式設定：データバー
書式設定には、次の6種類があります。
- データバー
- カラー
- アイコン
- 指定の値
- 上位
- クリア…
今回は、データバーを見ていきましょう！
データバーとは、セルの中に数値を横棒グラフにして表示する機能です。
下図では、北海道の圧倒的に大きい面積が分かります。
グラフ：集合縦棒
グラフには、次の5種類があります。
- 集合縦棒
- 集合横棒
- 折れ線
- 散布図
- その他の
今回は、集合縦棒を見ていきましょう！
集合縦棒を選択すると、数値を縦棒グラフにして表示します。
下図では、長野県の面積が一番大きいことが分かります。
合計：平均
合計には、次の5種類があり、結果を「行」or「列」に表示できます。
- 合計（Σ）
- 平均
- 個数
- 合計（%）
- 累計
今回は、平均を見ていきましょう！
平均を選択すると、数値の平均を自動計算して表示します。
下図では、平均がデータ範囲の下の行に表示されました。
テーブル：テーブル
テーブルには、次の2種類があります。
- テーブル
- 空のピボット
今回は、テーブルを見ていきましょう！
テーブルを選択すると、選択した範囲がテーブルになります。
フィルターボタンも設置され、データの絞り込みもできます。
＊テーブルについて詳しくは、ショートカットキーCtrl+L
「Excel：テーブルの作成ダイアログボックスの起動」をご覧ください。☟
スパークライン：折れ線
スパークラインには、次の3種類があります。
- 折れ線
- 縦棒
- 勝敗
今回は、折れ線を見ていきましょう！
折れ線を選択すると、選択した範囲の一番右の列に、数値が折れ線グラフになります。
データの全体像を、ざっくりと把握したいときに便利です！
都道府県面積情報：なるほど統計学園 探してみよう統計データ より
PowerPoint：ソフトを終了
PowerPointの編集画面で、Ctrlを押しながらスペースを押すと、ソフトを終了します。
“ぱっ！”と、こつぜんと消えます 😲
- PowerPointの編集画面です。
- Ctrl+Qを押しました。
・・・ 🙊
跡形もなく消えます！
未保存の場合は、保存を促すダイアログボックスが表示されますのでご安心ください。「保存」or「上書き保存」を🖱クリックしましょう！
「名前を付けて保存」「上書き保存」、そしてもうひとつ…。
ファイルの保存方法3種類について詳しくはこちらをご覧ください。☟
Outlook：選択したメールを既読にする
Outlookでメールを選択して、Ctrlを押しながらQを押すと、選択したメールを既読にします。
1通のメールを既読にしたいときは、そのメールを🖱クリックするだけですので、
複数のメールを、Ctrl+Qで既読にする手順を解説します！
- 「フォルダーウィンドウ」の中の、
既読にしたいメールが入っているトレイを🖱クリックします。
■フォルダーウィンドウとは…「受信トレイ」「送信トレイ」など、用途に分かれたフォルダが格納されています。
- 「ビュー」の中の既読にしたいメールを🖱クリックして選択します。
■ビューとは…フォルダーウィンドウで選択したフォルダーの中身が、一覧で表示されます。●既読にしたいメールが連続している場合
1. 既読にしたいメールの一番上を🖱クリック
2. 既読にしたいメールの一番下をShift+🖱クリック
●既読にしたいメールが離れている場合
Ctrlを押しながら、既読にしたいメールを🖱クリック
●すべてのメールを既読にしたい場合
メールのいずれか1通が選択された状態でCtrl+Aを押す
- Ctrl+Qを押すと、選択したメールが既読になりました！
Outlookの画面を含む、画面構成と各部名称について詳しくはこちらをご覧ください。☟
まとめ
今回の授業は、ショートカットキーCtrl+Qのご紹介でした。
ソフトウェアごとに、次の4つの機能があります。
- Word
『段落書式の解除』 - Excel
『「クイック分析」の表示』 - PowerPoint
『ソフトを終了』 - Outlook
『選択したメールを既読にする』
Wordでは、Ctrl+スペースで「文字書式の解除」もできます。
Excelでは、「クイック分析」の表示方法から、具体的な使い方もご紹介しました。
ショートカットキーは、ひとつ使用するだけでも便利です。
けれども、いくつも使うことで相乗効果がありますので、
ぜひ、他のショートカットキーの授業もご受講ください！😄
■ ページ内でご紹介しましたリンクをまとめましたので、お時間のある時にぜひご覧ください！
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