こんにちは！どこでもパソコン教室 四日市です。
今回の授業は、Excelならではの便利な機能『プルダウンリストの作り方』「ドロップダウン」「入力規則」「INDIRECT関数」の3種類を解説します！
Excelのデータ入力で、よく出てくるキーワードを毎回入力するのが面倒です…。
何か効率の良い方法はありますか？
実は、今回の授業『Excel プルダウンリストの作り方』を実践しますと、🖱クリックだけでデータ入力できて、毎回の手入力から解放されますよ！
設定は、初心者の私にもできますか？
Excel プルダウンリストの作り方を3種類、図解入りで丁寧に解説しますので一緒に頑張りましょう♪
- 「ドロップダウンリストから選択」機能
🖱クリックだけで作成できる - 『データの入力規則』にある「リスト」を設定
♦ 直接手入力･･･リストにしたいデータが少ない場合
♦ セル参照･･･リストにしたいデータが多い場合 - 「INDIRECT関数」
絞り込みリストを作成
プルダウンリストを利用すると…
- 入力が早くできて楽になる
- 誤入力を防げる
ので一石二鳥ですね♪
簡単！クリックだけでプルダウンリスト作成『ドロップダウンリストから選択』
▼を🖱クリックして表示されるメニューを、「プルダウンリスト（メニュー）」や「ドロップダウンリスト」などといいます。
今回は、1ヶ月分の『日替わり運動メニュー』のプルダウンリストを、2つの🖱クリック操作だけで作成してみたいと思います。
「2つの🖱クリックだけで～、🤨ウソやろ～!?」と思われた方！
次の❶～❸の手順をしてみましょう。「🤗ホンマや～♪」となりますよ。
結論からお伝えしますと、「ドロップダウンリストから選択」という機能を使用します。
今すぐ〝サクッと〟リストを使用したい場合にオススメです！
- 『日替わり運動メニュー』の表を作成します。
運動内容は、「ジョギング」「サイクリング」「水泳」の3つをローテーションするとします。
- 運動内容を1ヶ月分手入力するのは大変ですね…。
そこで、「水泳」のすぐ下のセルD6（4日の右のセル）を🖱右クリックします。
表示されたメニューの中から、「ドロップダウン リストから選択」を🖱クリックします。
- 入力済みのキーワードが、ドロップダウンリストとなって表示されます。
その中から、「水泳」を🖱クリックしてみましょう。
「水泳」を入力できました！
キーワードが入力されているセルに、隣接しているセルで実行するのがポイントです！
事前に特別な設定をする必要がないので、思い立ったらすぐに使用できて便利です。
『データの入力規則』にある「リスト」の設定方法
データの入力規則とは
「データの入力規則」とは、入力値に条件や規則（ルール）を設定して、入力のサポートや、誤入力を防いでくれる機能です。
［データ］タブ ➡［データ ツール］グループ ➡［データの入力規則］➡「データの入力規則」ダイアログボックス
条件の設定ができる入力値の種類は、次の8種類です。
| 入力値の種類 | 設定条件 | |
|---|---|---|
| 1 | すべての値 | すべての値を入力できます。いわゆる「何も条件のない状態」です。 |
| 2 | 整数 | 整数のみ入力できます。 |
| 3 | 小数点数 | 整数と小数点数を入力できます。 |
| 4 | リスト | ドロップダウンリスト内のデータを入力できます。 |
| 5 | 日付 | 日付のみ入力できます。 |
| 6 | 時刻 | 時刻のみ入力できます。 |
| 7 | 文字列（長さ指定） | 指定した長さの文字列や数字を入力できます。 |
| 8 | ユーザー設定 | 自分で条件を数式で作ることができます。 |
今回は4番目「リスト」の設定方法を解説します！
リストの設定方法｛直接手入力編｝…データが少ない場合
『データの入力規則』にある「リスト」の設定方法には、次の2通りあります。
●直接手入力する：リストに使用したいデータが少ない場合
●別に作成したデータ表を、セル参照する：リストに使用したいデータが多い場合
最初に「●直接手入力する」を解説します！
- 今回は、『日替わり運動メニュー』のセルC2に、1月～12月までの「月」を、リストで入力できるように、設定したいと思います。
リストを設定したいセルC2を、🖱クリックでアクティブセル*にして、「データの入力規則」ダイアログボックス ➡「設定」タブ内の［条件の設定］をしていきます。
＊アクティブセルとは…セルの中でも入力できる状態のセルのことです。＜ダイアログボックス起動方法＞
［データ］タブ ➡［データ ツール］グループ ➡［データの入力規則］➡「データの入力規則」ダイアログボックス［入力値の種類］を「リスト」にします。
♦「空白を無視する」「ドロップダウン リストから選択する」に、「✓」チェックを入れておきましょう。
- ［元の値］に、「1月,2月,3月,4月,5月,6月,7月,8月,9月,10月,11月,12月」と入力します。
リストにしたい内容を「,」（半角カンマ）で区切るのがポイントです。
入力中に、← ↑ → ↓（矢印キー）を押すと、「$D$2」のように、移動したセル番地が入力されてしまいますので、「|」カーソル位置を移動したいときは、🖱クリックで操作しましょう。
（もしも、入力されてしまったときは、Back space または Delete で削除します。）Back spaceDelete の使い方を深掘りしている授業です。
入力が完了しましたら、［OK］を🖱クリックしましょう。
- リストを設定したセルC2に、▼ボタン（アローボタン：Arrow=矢印）が付き、ドロップダウンリストの完成です！
リストの設定方法｛セル参照編｝とデータの入力規則の削除方法
次に、「●別に作成したデータ表を、セル参照する」を解説します。
上記『リストの設定方法｛直接手入力編｝』と同じく、『日替わり運動メニュー』のセルC2に、1月～12月までの「月」を、ドロップダウンリストで入力できるように設定します。
〝手入力〟と〝セル参照〟の違いと、『データの入力規則の削除方法』もあわせて解説します！
- 同じシート or 別のシートの任意の場所に、リストに使用するデータ表を作成します。
今回は、別シート「データ用」のセルA1～A12に、「月」の表を作成します。
シートを追加したいときは、シート見出しの一番右「⊕」を🖱クリックします。＜シート名の変更方法＞
1. シート見出しを🖱右クリックします。
2. 表示されたメニュー内の「名前の変更」を🖱クリックします。
3. シート見出しの文字が、グレーアウトしますので、名前を変更します。
4. Enterを押して完了です！
- 『日替わり運動メニュー』に戻り、セルC2を🖱クリックでアクティブセルにして、「データの入力規則」ダイアログボックス ➡「設定」タブ内の［条件の設定］をしていきます。 ＜ダイアログボックス起動方法＞
［データ］タブ ➡［データ ツール］グループ ➡［データの入力規則］➡「データの入力規則」ダイアログボックス上記『リストの設定方法｛直接手入力編｝』の設定後ですと、設定が入っています。
「データの入力規則の削除方法」は、左下にある［すべてクリア］を🖱クリックします。
- 1. あらためて、［入力値の種類］を「リスト」にしましょう。
♦「空白を無視する」「ドロップダウン リストから選択する」に、「✓」チェックを入れておきましょう。
2.［元の値］に「|」カーソルを入れます。
3. ❶で作成した別シート「データ用」のシート見出しを🖱クリックします。
- 1.「データ用」シートの、セルA1～A12を🖱ドラッグで範囲選択します。
2. [元の値]に、リストにしたいデータ範囲「=データ!$A$1:$A$12」が入ります。
♦セル番地に付いた「$」ドル記号は、「絶対参照」といって数式でセル番地を固定するものです。
「IF関数」の使い方と、絶対参照が〝絶対必要！〟なことを解説しています♪
3. 入力が完了しましたら、「OK」を🖱クリックしましょう。
- リストを設定したセルC2に、▼ボタン（アローボタン：Arrow=矢印）が付き、ドロップダウンリストの完成です！
VLOOKUP関数とHLOOKUP関数の授業です。
👩🏫パソコンインストラクターが選ぶ！〝パソコンライフお役立ちグッズ〟
Excelって何？という初心者の方も一から安心して学べる、機能全体を1冊に凝縮した「Excel 2019 やさしい教科書 ［Office 2019/Office 365対応］」です。
『INDIRECT関数』を使って絞り込みリストを作成する
INDIRECT関数を使用すると、表示内容を絞り込みできるリストを作成できます。
すぐ実践できますように、🍳お料理のレシピと同じく一つずつ解説します！
- 今回は、「動物」➡「犬・猫・鳥」のいずれかをリストで選択すると、右隣りのセルに、それぞれの動物の種類のリストを表示する、絞り込みリストを作成します。
まず、下図のような表を作成しましょう。
- 「データ用」シートを作成します。
シートを追加したいときは、シート見出しの一番右「⊕」を🖱クリックします。＜シート名の変更方法＞
1. シート見出しを🖱右クリックします。
2. 表示されたメニュー内の「名前の変更」を🖱クリックします。
3. シート見出しの文字が、グレーアウトしますので、名前を変更します。
4. Enterを押して完了です！「データ用」シート内に、下図のような、データ表を作成しましょう。
- 次の手順で、同じ動物のセル範囲ごとに名前を付けます。 1.犬の種類のセル範囲（A2からA6）を、🖱ドラッグなどで範囲選択します。
2.左上「名前ボックス」に「犬」と入力して、Enterを押して確定します。
3.上記1と2の操作を、「猫」（B2からB6）と「鳥」（C2からC6）にもします。
- 上記❶で作成した表に戻って、「動物」のセルB4～B6を範囲選択します。
- 「データの入力規則」ダイアログボックスを起動します。 ＜ダイアログボックス起動方法＞
［データ］タブ ➡［データ ツール］グループ ➡［データの入力規則］➡「データの入力規則」ダイアログボックス - 1.［入力値の種類］を「リスト」にします。
♦「空白を無視する」「ドロップダウン リストから選択する」に、「✓」チェックを入れておきましょう。
2.［元の値］にカーソル「|」を入れます。
3.「データ用」のシート見出しを🖱クリックします。
- 1.「データ用」シートの犬・猫・鳥の、セルA1～C1を🖱ドラッグで範囲選択します。
2.［元の値］に、リストにしたいデータ範囲「=データ用!$A$1:$C$1」が入ります。
- リストの設定範囲に、▼ボタン（アローボタン：Arrow=矢印）が付き、動物のドロップダウンリストができました。
- 「種類」のセルC4～C6を範囲選択して、上記❺の手順で、「データの入力規則」ダイアログボックスを起動します。
- 1.［入力値の種類］を「リスト」にします。
♦「空白を無視する」「ドロップダウン リストから選択する」に、「✓」チェックを入れておきましょう。
2.［元の値］に「INDIRECT関数」を使用します。
今回は、次のように入力しましょう。➡「=indirect($B4)」
設定の意味は、「動物」のセルB4～B6で選択される、犬・猫・鳥を、❸で同じ動物のセル範囲ごとにつけた名前：犬・猫・鳥と、結びつけています。
「ちょっと難しい…」と思われましたら、パズルのように思ってそのまま入力しましょう。
あともう少し！完成すると、面白いですよ😊♪
- 関数の入力後［OK］を🖱クリックすると、「元の値はエラーと診断されます。続けますか？」というメッセージが表示されます。
［はい］を🖱クリックして大丈夫です。
- 絞り込みリストの完成です！
「動物」のリストで選択した犬・猫・鳥に応じて、「種類」のリストが変わります。
まとめ
今回の授業は、Excelならではの便利な機能『プルダウンリストの作り方』「ドロップダウン」「入力規則」「INDIRECT関数」の3種類を解説しました！
- 「ドロップダウンリストから選択」機能
🖱クリックだけで作成できる - 『データの入力規則』にある「リスト」を設定
♦ 直接手入力･･･リストにしたいデータが少ない場合
♦ セル参照･･･リストにしたいデータが多い場合 - 「INDIRECT関数」
絞り込みリストを作成
プルダウンリストを利用することで、①入力が早く楽になって、②誤入力も防げるので、一石二鳥ですね♪
😰作るのが難しい…と感じたリストは、今回ご紹介しましたリストを一度そのまま作成してみてから、ご自身の作成したいリストに応用されますと🏁ゴールが見えてきますよ。
選択した位置をピンポイントで表示できます。
😄ご受講お疲れさまでした！
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