【Excel リストの作り方】ドロップダウンやINDIRECT関数など3種類!

Excel リストの作り方💻PCの"😔困った"を"😄安心・楽しい"へ!
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こんにちはどこでもパソコン教室 四日市です。

今回の授業は、Excelでとても便利な機能「リストの作り方3種類」を解説します!

Excelデータ入力で、よく出てくるキーワードを、毎回入力するのが面倒です…。

何か効率の良い方法はありますか

実は、今回の授業『Excel リストの作り方』を実践しますと、🖱クリックだけで入力できて、毎回の手入力から解放されますよ

設定は、初心者の私にもできますか

Excelのリストの作り方を、「🖱クリックだけ」で利用できる簡単なものから、「データの入力規則」「関数」3種類を、図解入りで丁寧に解説しますので、一緒に頑張りましょう

リストを利用することで、①入力が早く楽になって、②誤入力も防げるので一石二鳥ですね♪

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簡単!クリックだけでリスト作成「ドロップダウンリストから選択」

🖱クリックして表示されるメニューを、プルダウンメニュードロップダウンリストなどといいます。

今回は、1ヶ月分の『日替わり運動メニュー』リストを、2つの🖱クリック操作だけで作成してみたいと思います。

2つの🖱クリックだけで~、🤨ウソやろ~!?」と思われた方!
次の❶~❸の手順をしてみましょう。「🤗ホンマや~」となりますよ。

結論からお伝えしますと、「ドロップダウンリストから選択」という機能を使用します。
入力したいキーワードが、少ない場合におすすめです!
 

  1. 『日替わり運動メニュー』の表を作成します。
    運動内容は、「ジョギング」「サイクリング」「水泳」の3つをローテーションします。
     
    Excel リストの作り方


  2. 運動内容を1ヶ月分、手入力するのは大変ですね…。
     
    そこで、「水泳」のすぐ下のセルD6🖱右クリックします
    表示されたメニューの中から、「ドロップダウン リストから選択」🖱クリックします。
     
    Excel リストの作り方


  3. 入力済みのキーワードが、ドロップダウンリストとなって表示されます。
    その中から、「水泳」🖱クリックしてみましょう。
     
    「水泳」を入力できました!
     
    Excel リストの作り方

キーワードが入力されているセルに、隣接しているセルで実行するのがポイントです!
事前に特別な設定をする必要がないため、思い立ったらすぐに使用できるのが便利です。

 

『データの入力規則』にある「リスト」の設定方法

データの入力規則とは

「データの入力規則」とは、入力値に条件や規則(ルール)を設定して、入力のサポートや、誤入力を防いでくれる機能です。

<設定箇所となる「データの入力規則」ダイアログボックスの起動方法>
[データ]タブ [データ ツール]グループ [データの入力規則]「データの入力規則」ダイアログボックス

Excel リストの作り方



条件の設定ができる入力値の種類
は、次の8種類です。

Excel リストの作り方

 入力値の種類設定条件
1すべての値すべての値を入力できます。いわゆる「何も条件のない状態」です。
2整数整数のみ入力できます。
3小数点数整数と小数点数を入力できます。
4リストドロップダウンリスト内のデータを入力できます。
5日付日付のみ入力できます。
6時刻時刻のみ入力できます。
7文字列(長さ指定)指定した長さの文字列や数字を入力できます。
8ユーザー設定自分で条件を数式で作ることができます。

次の項目から、今回は4番目「リスト」の設定方法を解説します!

リストの設定方法{手入力編}

『データの入力規則』にある「リスト」の設定方法には、次の2通りあります。

リストの内容(元の値)を設定箇所に、
直接手入力するリストに使用したいデータが少ない場合
別に作成したデータ表を、セル参照するリストに使用したいデータが多い場合

最初に「直接手入力する」を解説します!
 

  1. 今回は、『日替わり運動メニュー』セルC2に、1月~12月までの「月」を、ドロップダウンリストで入力できるように、設定したいと思います。
     
    リストを設定したいセルC2を、🖱クリックアクティブセル*にして、「データの入力規則」ダイアログボックス 「設定」タブ内の[条件の設定]をしていきます。
    アクティブセルとは…セルの中でも入力できる状態のセルのことです。

    <ダイアログボックス起動方法>
    [データ]タブ [データ ツール]グループ [データの入力規則]「データの入力規則」ダイアログボックス

    [入力値の種類]「リスト」にします。
    「空白を無視する」「ドロップダウン リストから選択する」に、「✓」チェックを入れておきましょう。

     
    Excel リストの作り方


  2. [元の値]に、1月,2月,3月,4月,5月,6月,7月,8月,9月,10月,11月,12月と入力します。
    リストにしたい内容を、,(半角カンマ)で区切るのがポイントです。
     

    入力中に、 (矢印キー)を押すと、「$D$2」のように、移動したセル番地が入力されてしまいますので、「|」カーソル位置を移動したいときは、🖱クリックで操作しましょう。
    (もしも、入力されてしまったときは、Back space または Delete で削除します。)

    ☟こちらの授業では、Back space Delete の使い方を深掘りしていますので、お時間のある時にぜひご覧ください!
    【Delete/Back space】文字削除のキーに迷わないコツ
     

    入力が完了しましたら、「OK」🖱クリックしましょう。
     
    Excel リストの作り方


  3. リストを設定したセルC2に、ボタン(アローボタン:Arrow=矢印が付き、ドロップダウンリストの完成です!
     
    Excel リストの作り方

 

リストの設定方法{セル参照編}とデータの入力規則の削除方法

次に、「別に作成したデータ表を、セル参照する」を解説します!

上記「リストの設定方法{手入力編}」と同じく、『日替わり運動メニュー』セルC2に、1月~12月までの「月」を、ドロップダウンリストで入力できるように設定します。

手入力セル参照の違いと、『データの入力規則の削除方法』もあわせて解説します!
 

  1. 同じシート or 別のシートの任意の場所に、リストに使用するデータ表を作成します。
    今回は、別シートデータ用セルA1~A12に、「月」の表を作成します。
     
    シートを追加したいときは、シート見出しの一番右「⊕」🖱クリックします。

    <シート名の変更方法>
    1. シート見出し🖱右クリックします。
    2. 表示されたメニュー内の「名前の変更」🖱クリックします。
    3. シート見出しの文字が、グレーアウトしますので、名前を変更します。
    4. Enterを押して完了です!

    Excel リストの作り方


  2. 『日替わり運動メニュー』に戻り、セルC2🖱クリックアクティブセルにして、「データの入力規則」ダイアログボックス 「設定」タブ内の[条件の設定]をしていきます。

    <ダイアログボックス起動方法>
    [データ]タブ [データ ツール]グループ [データの入力規則]「データの入力規則」ダイアログボックス

    上記「リストの設定方法{手入力編}」の設定後ですと、設定が入っています。
    「データの入力規則の削除方法」は、左下にある[すべてクリア]🖱クリックします。
     
    Excel リストの作り方


  3. 1. あらためて、[入力値の種類]「リスト」にしましょう。
    「空白を無視する」「ドロップダウン リストから選択する」に、「✓」チェックを入れておきましょう。
     
    2.[元の値]|カーソルを入れます。
     
    3. で作成した別シートデータ用のシート見出しを🖱クリックします。
     
    Excel リストの作り方


  4. 1.データ用シートの、セルA1~A12🖱ドラッグ範囲選択します。
     
    2. [元の値]に、リストにしたいデータ範囲「=データ!$A$1:$A$12」が入ります。
     
    セル番地に付いた「$」ドル記号は、「絶対参照」といって数式でセル番地を固定するものです。
    ☟下記授業では、よく使われる関数「IF関数」の使い方と、絶対参照が“絶対必要!”なことを解説しています♪
    【IF関数】Excel初心者の方向けに使い方を分かりやすく解説!

     
    3. 入力が完了しましたら、「OK」🖱クリックしましょう。
     
    Excel リストの作り方


  5. リストを設定したセルC2に、ボタン(アローボタン:Arrow=矢印が付き、ドロップダウンリストの完成です
     
    Excel リストの作り方

 

リストが活躍する!VLOOKUP関数HLOOKUP関数の授業です。

 

「INDIRECT関数」を使って絞り込みリストを作成する

INDIRECT関数を使用すると、表示内容を絞り込みできるリストを作成できます。

すぐ実践できますように、🍳お料理のレシピのごとく、手順を一つずつ解説します!

  1. 今回は、「動物」犬・猫・鳥」のいずれかをリストで選択すると、右隣りのセルに、それぞれの動物の種類のリストを表示する、絞り込みリストを作成します。
     
    まず、下図のような表を作成しましょう。
     
    Excel リストの作り方


  2. データ用」シートを作成します。
    シートを追加したいときは、シート見出しの一番右「⊕」🖱クリックします。

    <シート名の変更方法>
    1. シート見出し🖱右クリックします。
    2. 表示されたメニュー内の「名前の変更」🖱クリックします。
    3. シート見出しの文字が、グレーアウトしますので、名前を変更します。
    4. Enterを押して完了です!

    データ用」シート内に、下図のような、データ表を作成しましょう。
     
    Excel リストの作り方


  3. 次の手順で、同じ動物のセル範囲ごとに名前を付けます。

    1.犬の種類のセル範囲(A2からA6)を、🖱ドラッグなどで範囲選択します。
    2.左上名前ボックス「犬」と入力して、Enterを押して確定します。
    3.上記12の操作を、「猫」(B2からB6)と「鳥」(C2からC6)にもします。

    Excel リストの作り方


  4. 上記で作成した表に戻って、「動物」セルB4~B6を範囲選択します。
     
    Excel リストの作り方


  5. 「データの入力規則」ダイアログボックスを起動します。

    <ダイアログボックス起動方法>
    [データ]タブ [データ ツール]グループ [データの入力規則]「データの入力規則」ダイアログボックス

  6. 1.[入力値の種類]「リスト」にします。
    「空白を無視する」「ドロップダウン リストから選択する」に、「✓」チェックを入れておきましょう。
     
    2.[元の値]カーソル「|を入れます。
     
    3.データ用のシート見出しを🖱クリックします。
     
    Excel リストの作り方


  7. 1.データ用シートの犬・猫・鳥の、セルA1~C1🖱ドラッグ範囲選択します。 
    2.[元の値]に、リストにしたいデータ範囲「=データ用!$A$1:$C$1」が入ります。
     
    Excel リストの作り方


  8. リストの設定範囲に、ボタン(アローボタン:Arrow=矢印が付き、動物ドロップダウンリストができました。
     
    Excel リストの作り方


  9. 「種類」セルC4~C6を範囲選択して、上記の手順で、「データの入力規則」ダイアログボックスを起動します。


  10. 1. [入力値の種類]「リスト」にします。
    「空白を無視する」「ドロップダウン リストから選択する」に、「✓」チェックを入れておきましょう。
     
    2.[元の値]「INDIRECT関数」を使用します。
     
    Excel リストの作り方 
    今回は、次のように入力しましょう。=indirect($B4)
     
    設定の意味は、「動物」セルB4~B6で選択される、犬・猫・鳥を、同じ動物のセル範囲ごとにつけた名前:犬・猫・鳥と、結びつけています。
     
    「ちょっと難しい…」と思われましたら、パズルのように思ってそのまま入力しましょう。
    あともう少し!完成すると、面白いですよ😊♪
     
    Excel リストの作り方


  11. 関数の入力後、[OK]🖱クリックすると、「元の値はエラーと診断されます。続けますか?」というメッセージが表示されます。
    [はい]🖱クリックして大丈夫です。
     
    Excel リストの作り方


  12. 絞り込みリストの完成です
    「動物」リストで選択した、犬・猫・鳥に応じて、「種類」リストが変わります。
     
    Excel リストの作り方

 

まとめ

今回の授業は、Excelでとても便利な機能「リストの作り方3種類」を解説しました!

  1. 「ドロップダウンリストから選択」機能を使用して、🖱クリックだけでリスト作成
  2. 『データの入力規則』にある「リスト」の設定
    ・リストの設定方法{手入力編}
    ・リストの設定方法{セル参照編}
  3. 「INDIRECT関数」を使って絞り込みリストを作成

リストを利用することで、①入力が早く楽になって、②誤入力も防げるので、一石二鳥ですね♪

😰作るのが難しい…と感じたリストは、今回ご紹介しましたリストを、一度そのまま作成してみてから、ご自身の作成したいリストに応用されますと、きっとゴールが見えてきます。

😄ご受講お疲れさまでした
 

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