こんにちは！どこでもパソコン教室 四日市です。
今回の授業は、Excelならではの便利な機能『プルダウンリストの作り方』「ドロップダウン」「入力規則」「INDIRECT関数」の3種類を解説します！
Excelのデータ入力で、よく出てくるキーワードを毎回入力するのが面倒です…。
何か効率の良い方法はありますか？
実は、今回の授業『Excel プルダウンリストの作り方』を実践しますと、🖱クリックだけでデータ入力できて毎回の手入力から解放されますよ！
設定は、初心者の私にもできますか？
Excel プルダウンリストの作り方を3種類、図解入りで丁寧に解説しますので一緒に頑張りましょう♪
- 「ドロップダウンリストから選択」機能
🖱クリックだけで作成できる - 『データの入力規則』にある「リスト」を設定
♦ 直接手入力･･･リストにしたいデータが少ない場合
♦ セル参照･･･リストにしたいデータが多い場合 - 「INDIRECT関数」
絞り込みリストを作成
プルダウンリストを利用すると…
- 入力が早くできて楽になる
- 誤入力を防げる
ので一石二鳥ですね♪
簡単！クリックだけでプルダウンリスト作成『ドロップダウンリストから選択』
▼を🖱クリックして表示されるメニューを、「プルダウンリスト（メニュー）」や「ドロップダウンリスト」などといいます。
今回は、1ヶ月分の『日替わり運動メニュー』のプルダウンリストを、2つの🖱クリック操作だけで作成してみたいと思います。
「2つの🖱クリックだけで～、🤨ウソやろ～!?」と思われた方！ 実際に次の❶～❸の手順をしてみましょう。
「🤗ホンマや～♪」となりますよ。
機能の名称は「ドロップダウンリストから選択」を使用します。
今すぐ〝サクッと〟リストを使用したい場合にオススメです！
- 『日替わり運動メニュー』の表を作成します。
運動内容は、「ジョギング」「サイクリング」「水泳」の3つをローテーションするとします。
- 運動内容を1ヶ月分手入力するのは大変ですね…。
そこで、「水泳」のすぐ下のセルD6（「4日」の右側のセル）を🖱右クリックします。
表示されたメニューの中から、「ドロップダウン リストから選択」を🖱クリックします。
- 入力済みのキーワードが、ドロップダウンリストとなって表示されます。
リストの中から、「水泳」を🖱クリックしてみましょう。
「水泳」を入力できました！
キーワードが入力されているセルに、隣接しているセルで実行するのがポイントです！
事前に特別な設定をする必要がないので、思い立ったらすぐに使用できて便利です。
『データの入力規則』にある「リスト」の設定方法
データの入力規則とは
「データの入力規則」とは、入力値に条件や規則（ルール）を設定して入力のサポートや誤入力を防いでくれる機能です。
次の箇所を順に🖱クリックします。
●［データ］タブ ➡［データ ツール］グループ ➡［データの入力規則］➡「データの入力規則」ダイアログボックス
条件の設定ができる入力値の種類は8種類あります。
| 入力値の種類 | 設定条件 | |
|---|---|---|
| 1 | すべての値 | すべての値を入力できます。いわゆる「何も条件のない状態」です。 |
| 2 | 整数 | 整数のみ入力できます。 |
| 3 | 小数点数 | 整数と小数点数を入力できます。 |
| 4 | リスト | ドロップダウンリスト内のデータを入力できます。 |
| 5 | 日付 | 日付のみ入力できます。 |
| 6 | 時刻 | 時刻のみ入力できます。 |
| 7 | 文字列（長さ指定） | 指定した長さの文字列や数字を入力できます。 |
| 8 | ユーザー設定 | 自分で条件を数式で作ることができます。 |
今回は4番目「リスト」の設定方法を解説します！
リストの設定方法《直接手入力編》…データが少ない場合
『データの入力規則』にある「リスト」の設定方法には、次の2通りあります。
● 直接手入力する：リストに使用したいデータが少ない場合
● 別に作成したデータ表をセル参照する：リストに使用したいデータが多い場合
最初に「● 直接手入力する」を解説します！
- 今回は『日替わり運動メニュー』のセルC2に1月～12月までの「月」を、リストで入力できるように設定したいと思います。
リストを設定したいセルC2を🖱クリックでアクティブセル*にして、「データの入力規則」ダイアログボックス ➡「設定」タブ内の［条件の設定］をしていきます。
＊アクティブセルとは…セルの中でも入力できる状態のセルのことです。＜「データの入力規則」ダイアログボックスの表示方法＞
次の箇所を順に🖱クリックします。
●［データ］タブ ➡［データ ツール］グループ ➡［データの入力規則］➡「データの入力規則」ダイアログボックス［入力値の種類］を「リスト」にします。
♦「空白を無視する」「ドロップダウン リストから選択する」に「✓」チェックを入れておきましょう。
- ［元の値］に、「1月,2月,3月,4月,5月,6月,7月,8月,9月,10月,11月,12月」と入力します。
リストにしたい内容を「,」（半角カンマ）で区切るのがポイントです。入力中に、← ↑ → ↓（矢印キー）を押すと、「$D$2」のように、移動したセル番地が入力されてしまいますので、「|」カーソル位置を移動したいときは🖱クリックで操作しましょう。
（もしも、入力されてしまったときは、Back spaceキーまたは Deleteキーで削除します）Back spaceキーとDeleteキーの使い方を
深掘りしている授業です。
入力が完了しましたら、［OK］を🖱クリックしましょう。
- リストを設定したセルC2に ▼ボタン（アローボタン：Arrow=矢印）が付き、ドロップダウンリストの完成です！
リストの設定方法《セル参照編》･･･データが多い場合と「データの入力規則の削除方法」
次に、「● 別に作成したデータ表をセル参照する」を解説します。
上項目『リストの設定方法《直接手入力編》』と同じく『日替わり運動メニュー』のセルC2に、1月～12月までの「月」をドロップダウンリストで入力できるように設定します。
〝手入力〟と〝セル参照〟の違いと、『データの入力規則の削除方法』もあわせて解説します！
- 同じシート or 別のシートの任意の場所に、リストに使用するデータ表を作成します。
今回は、別シート「データ用」のセルA1～A12に「月」の表を作成します。
シートを追加したいときは、シート見出しの一番右「⊕」を🖱クリックします。＜シート名の変更方法＞
1. シート見出しを🖱右クリックします。
2. 表示されたメニュー内の「名前の変更」を🖱クリックします。
3. シート見出しの文字が グレーアウトしますので、名前を変更します。
4. Enterキーを押して完了です！
- 『日替わり運動メニュー』に戻り、セルC2を🖱クリックでアクティブセルにして「データの入力規則」ダイアログボックス ➡「設定」タブ内の［条件の設定］をしていきます。 ＜「データの入力規則」ダイアログボックスの表示方法＞
次の箇所を順に🖱クリックします。
●［データ］タブ ➡［データ ツール］グループ ➡［データの入力規則］➡「データの入力規則」ダイアログボックス上項目『リストの設定方法《直接手入力編》』の設定後ですと、設定が入っています。
「データの入力規則の削除方法」は、左下にある［すべてクリア］を🖱クリックします。
- 1. あらためて、［入力値の種類］を「リスト」にしましょう。
♦「空白を無視する」「ドロップダウン リストから選択する」に「✓」チェックを入れておきましょう。
2.［元の値］に🖱クリックして「|」カーソルを入れます。
3. ❶で作成した別シート「データ用」のシート見出しを🖱クリックします。
- 1.「データ用」シートの、セルA1～A12を🖱ドラッグで範囲選択します。
2.［元の値］に、リストにしたいデータ範囲「=データ!$A$1:$A$12」が入ります。
♦ セル番地に付いた「$」ドル記号は、「絶対参照」といって数式でセル番地を固定するものです。
「IF関数」の使い方と、なぜ絶対参照が
〝絶対必要！〟なのかを解説しています♪
3. 入力が完了しましたら、［OK］を🖱クリックしましょう。
- リストを設定したセルC2に ▼ボタン（アローボタン：Arrow=矢印）が付き、ドロップダウンリストの完成です！
VLOOKUP関数とHLOOKUP関数の授業です。
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『INDIRECT関数』を使って絞り込みリストを作成する
INDIRECT関数を使用すると、表示内容を絞り込みできるリストを作成できます。
すぐ実践できますように、🍳お料理のレシピのように1手順ずつ解説します！
- 今回は、「動物」➡「犬・猫・鳥」のいずれかをリストで選択すると右隣りのセルに、それぞれの動物の種類のリストを表示する絞り込みリストを作成します。
まず、下図のような表を作成しましょう。
- 「データ用」シートを作成します。
シートを追加したいときは、シート見出しの一番右「⊕」を🖱クリックします。＜シート名の変更方法＞
1. シート見出しを🖱右クリックします。
2. 表示されたメニュー内の「名前の変更」を🖱クリックします。
3. シート見出しの文字が グレーアウトしますので、名前を変更します。
4. Enterキーを押して完了です！「データ用」シート内に、下図のような、データ表を作成しましょう。
- 次の手順で、同じ動物のセル範囲ごとに名前を付けます。 1.犬の種類のセル範囲（A2からA6）を、🖱ドラッグなどで範囲選択します。
2.左上「名前ボックス」に「犬」と入力して、Enterキーを押して確定します。
3.上記1と2の操作を、「猫」（B2からB6）と「鳥」（C2からC6）にもします。
- 上記❶で作成した表に戻って、「動物」のセルB4～B6を範囲選択します。
- 「データの入力規則」ダイアログボックスを表示します。 ＜「データの入力規則」ダイアログボックスの表示方法＞
次の箇所を順に🖱クリックします。
●［データ］タブ ➡［データ ツール］グループ ➡［データの入力規則］➡「データの入力規則」ダイアログボックス - 1.［入力値の種類］を「リスト」にします。
♦「空白を無視する」「ドロップダウン リストから選択する」に、「✓」チェックを入れておきましょう。
2.［元の値］にカーソル「|」を入れます。
3.「データ用」のシート見出しを🖱クリックします。
- 1.「データ用」シートの犬・猫・鳥の、セルA1～C1を🖱ドラッグで範囲選択します。
2.［元の値］に、リストにしたいデータ範囲「=データ用!$A$1:$C$1」が入ります。
3. 入力が完了しましたら、［OK］を🖱クリックしましょう。 - リストの設定範囲に ▼ボタン（アローボタン：Arrow=矢印）が付き、動物のドロップダウンリストができました。
- 「種類」のセルC4～C6を範囲選択して、上記❺の手順で「データの入力規則」ダイアログボックスを表示します。
- 1.［入力値の種類］を「リスト」にします。
♦「空白を無視する」「ドロップダウン リストから選択する」に「✓」チェックを入れておきましょう。
2.［元の値］に「INDIRECT関数」を使用します。
今回は、次のように入力しましょう。➡「=indirect($B4)」
設定の意味は、「動物」のセルB4～B6で選択される犬・猫・鳥を、❸で同じ動物のセル範囲ごとにつけた名前：犬・猫・鳥と、結びつけています。
「ちょっと難しい…」と思われましたら、パズルのように思ってそのまま入力しましょう。
あともう少し！ 完成するととっても面白いですよ😊♪
- 関数の入力後［OK］を🖱クリックすると、「元の値はエラーと診断されます。続けますか？」というメッセージが表示されます。
［はい］を🖱クリックして大丈夫です。
- 絞り込みリストの完成です！
「動物」のリストで選択した犬・猫・鳥に応じて、「種類」のリストが変わります。
まとめ
今回の授業は、Excelならではの便利な機能『プルダウンリストの作り方』「ドロップダウン」「入力規則」「INDIRECT関数」の3種類を解説しました！
- 「ドロップダウンリストから選択」機能
🖱クリックだけで作成できる - 『データの入力規則』にある「リスト」を設定
♦ 直接手入力･･･リストにしたいデータが少ない場合
♦ セル参照･･･リストにしたいデータが多い場合 - 「INDIRECT関数」
絞り込みリストを作成
プルダウンリストを利用することで、①入力が早く楽になって、②誤入力も防げるので、一石二鳥ですね♪
😰作るのが難しい…と感じたリストは、今回ご紹介しましたリストを一度そのまま作成してみてから、ご自身の作成したいリストに応用されますと🏁ゴールが見えてきますよ。
選択した位置をピンポイントで表示できます。
😄ご受講お疲れさまでした！
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