こんにちは！ どこでもパソコン教室 です。
今回の授業は、Excel ではもちろん、Word や PowerPoint でもできる『グラフの作成』の基本とテクニックを解説します！
Excelのデータなどの 情報を効果的に伝えるためにグラフにしたい のですが、初心者なので、どのように始めればいいのか分からなくて困っています。。。
グラフの作成機能 を使いましょう！
高機能で見やすいグラフを短時間で作成できて、説得力をもって情報が伝わりやすくなります。
Wordの資料 や PowerPointのプレゼンテーション でも、データを視覚的に表現するためにグラフを挿入したいです。
作成は可能でしょうか？
WordとPowerPointにも、グラフの作成機能がありますので大丈夫です！
Excelとほぼ同じ操作でグラフを挿入できます。
それでは今回の授業は、最初に Excelでグラフの作成の基本とテクニック、 次に WordとPowerPointでのグラフの作成 を解説します♪
Excelで操作を理解した後にWordとPowerPointの操作をすることで、 理解度が上がり難易度は下がります ので、ぜひ最後までご受講ください！
🔰グラフの作成初心者ですけれども、ずっとできるようになりたかったので頑張ります♪
Excelでグラフの挿入「基本手順」
Excelで グラフを作成する手順 は、基本的に「7つのステップ」で完了します。
Excelはグラフ作成が得意なアプリなので、ここで基礎をしっかり理解しておくと、WordやPowerPointでグラフを作るときにも応用できます。
まずは、 グラフ作成の流れ を一緒に身につけていきましょう。
1⃣「データ」を入力
まず、グラフにしたいデータを、Excelシートに入力します。
今回使用するデータは「学習・自己啓発・訓練行動者率」です。
これは、学校での勉強・趣味・スキル向上・自己啓発など、自分を成長させる活動に参加している人の割合を示す指標です。
まさに今、ここで学んでいるあなたも“自己成長活動の参加者”ですね😊
出典：統計ダッシュボード (https://dashboard.e-stat.go.jp/)のデータを加工して作成
2⃣「データ範囲」を選択
グラフに使用するデータ範囲を🖱️ドラッグ*で選択します。
*ドラッグとは…マウスの左ボタンをクリックしたまま動かすことです。
3⃣「挿入」タブをクリック
グラフを挿入するために、次の順で🖱️クリックします。
4⃣「グラフの種類」を選択
おすすめのグラフを🖱️クリックすると、「グラフの挿入」ダイアログボックスが表示され、 選択したデータに適したグラフを提案 してくれます。
「すべてのグラフ」タブでは、Excelにある すべてのグラフから選択 できます。
👇それでは、よく使われるグラフの特徴を確認しながら、今回のデータに最適なグラフも探していきましょう。
棒グラフ
特徴： カテゴリーごとの値を比較するのに最適 です。
使用例： 好きなスポーツの人数を棒グラフにすると、どのスポーツが人気か一目で分かります。
折れ線グラフ
特徴： 時系列データの変化を示す のに適しています。
使用例： 月ごとの気温を折れ線グラフにすると、年間の気温の流れが分かります。
円グラフ
特徴： 全体に対する各部分の割合 を示します。
使用例： 家計の支出割合（食費15％、通信費10％など）を視覚化できます。
散布図
特徴： データの分布や相関関係 を示します。
使用例： 勉強時間（X軸）と試験得点（Y軸）を配置して、両者の関係性を可視化できます。
面グラフ
特徴： 時系列データの累積 を示し、複数データの推移を重ねて表示できます。
使用例： 年間売上とその内訳、地域ごとの人口推移などに活用できます。
5⃣『グラフが挿入される』
一覧からグラフを選択して［OK］を🖱️クリックすると、選択したデータをもとに グラフがシートに挿入されます。
今回は「棒グラフ」を選択しました。
6⃣ グラフを「カスタマイズ」
必要に応じて、グラフの要素やレイアウトを編集して“カスタマイズ”します。
ここでは、以下の要素を調整していきます。
グラフエリア
グラフ全体が表示される領域のことを指します。
プロットエリア
データが描かれる中心部分です。
| 名 称 | 説 明 |
|---|---|
| グラフタイトル | グラフ全体の内容やテーマを簡潔に表す見出しです。 |
| 軸ラベル | グラフのX軸やY軸に、データの項目や単位を示します。 |
| データラベル | 各データの具体的な値や名称を表示します。 |
| データテーブル | グラフの下に、データの詳細を表形式で表示します。 |
| 凡例（はんれい） | 各データ系列の色やシンボルの説明を表示してグラフの理解を助けます。 |
グラフタイトル
グラフ全体の内容を示すタイトル です。
「グラフタイトル」と表示されている部分を🖱️クリックすると編集できます。
軸ラベル
X軸・Y軸に 項目名や単位を表示 します。
- グラフを選択した状態 で以下を順に🖱️クリックします。
●「グラフツール｜グラフのデザイン」タブ ➡「グラフのレイアウト」グループ ➡［グラフ要素を追加］➡［軸ラベル］➡［第１縦軸］
- 軸ラベルが追加され、テキストボックスで編集・移動できます。
データラベル
データの具体的な値 を表示します。
- グラフを選択した状態 で以下を順に🖱️クリックします。
●「グラフツール｜グラフのデザイン」タブ ➡「グラフのレイアウト」グループ ➡［グラフ要素を追加］➡［データラベル］➡［中央］
- すべてのデータにラベルが付きます。
特定のデータだけに付けたい場合は、 先にそのデータを🖱️クリック して選択します。
データテーブル
グラフ下に データの表を表示 します。
- グラフを選択した状態 で以下を順に🖱️クリックします。
●「グラフツール｜グラフのデザイン」タブ ➡「グラフのレイアウト」グループ ➡［グラフ要素を追加］➡［データテーブル］➡［凡例マーカーあり］
- 表示後にレイアウトが崩れた場合は、グラフエリアやプロットエリアの サイズ調整で整えられます。
凡例
データ系列の色や説明を表示 します。
- グラフを選択した状態 で以下を順に🖱️クリックします。
●「グラフツール｜グラフのデザイン」タブ ➡「グラフのレイアウト」グループ ➡［グラフ要素を追加］➡［凡例］➡［右］
- 凡例が「下」から「右」へ移動します。
7⃣ グラフの「スタイル」を選択
グラフの見た目を一括で変更 できます。
かなり〝イメージチェンジ〟できます！
8⃣ グラフを別のシートに移動
グラフが大きくてデータが見えづらい場合は、「グラフの移動」機能で 別シートに移動 できます。
-
グラフを選択した状態 で以下を順に🖱️クリックすると、「グラフの移動」ダイアログボックスが表示されます。
「新しいシート」に「◉」チェックをして、必要に応じて任意のシート名に変更 ➡［OK］を🖱️クリックします。●「グラフツール｜グラフのデザイン」タブ ➡「場所」グループ ➡［グラフの移動］
- 元のシートの左側に「グラフ」シートが作成 され、グラフだけを大きく表示できます。
＜データのある元のシート＞
＜「グラフ」シート＞
Wordでグラフを挿入する方法
Wordでも、Excelと同じようにグラフを作成できることをご存じですか？
実は、 Wordの中に“Excelシート”が開いて、そこでデータを入力して作成する仕組み になっています。
- Wordで文書を開きます。
新規文書でも既存文書でもOKです。 -
次の順に🖱️クリックして、グラフを挿入します。
●「挿入」タブ ➡「図」グループ ➡ ［グラフ］
- 一覧から作成したいグラフを選び、［OK］を🖱️クリックします。
- Word上にグラフが挿入されると同時に、Excelのシートが表示されます。
- Excelシートに グラフ用のデータを入力 し、完了後に右上の［×］を🖱️クリックして閉じます。
- 入力したデータをもとに、Word文書内に グラフが自動的に反映 されます。
Excelと同じように、「グラフツール」タブからカスタマイズできます。
PowerPointでグラフを挿入する方法
PowerPointでも、Excelと同じ仕組みでグラフを作成できます。
スライドの中にExcelシートが開き、そこで データを入力して作成 します。
- PowerPointでスライドを開きます。
新規スライドでも既存スライドでもOKです。 -
次の順に🖱️クリック、またはスライドのレイアウト内にある［グラフの挿入］アイコンを🖱️クリックします。
●「挿入」タブ ➡「図」グループ ➡ ［グラフ］
- 一覧から作成したいグラフを選び、［OK］を🖱️クリックします。
- グラフがスライドに挿入されると同時に、Excelのシートが表示されます。
- Excelシートに データを入力 し、完了後に右上の［×］を🖱️クリックして閉じます。
- 入力したデータをもとに、スライド内の グラフが自動的に更新 されます。
PowerPointでも、Excelと同じように「グラフツール」タブでカスタマイズ可能です。
データをもっと伝わりやすくするアニメーション解説です。
まとめ
今回の授業は、Excel ではもちろん、Word や PowerPoint でもできる『グラフの作成』の基本とテクニックを解説しました！
👀 見た目で確認しながら簡単に作成 できて便利です。
けれども、データによってどのグラフが伝わりやすいかは経験値が必要ですので、何度も繰り返して作成してみましょう。
そして、Excelが得意とするグラフ作成ですけれども、WordとPowerPointでも〝突如として登場するExcel〟によって可能となりますので、ぜひご活用ください♪
グラフ「スパークライン」も便利です。
😲「またこの作業か…」が、もうなくなる
📊 ミスが減って、定時に帰れるようになる
💼 明日の仕事からそのまま使える、即戦力スキル
😄ご受講お疲れ様でした！
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