こんにちは！どこでもパソコン教室 四日市です。
今回の授業は、ファイル保存の基本「名前を付けて保存」「上書き保存」「別名で保存」の違いを学びます。
番外編として「図として保存」の使い方も紹介しますので、資料作成にも役立ちます。
実は、私も昔やらかしたことがあるんです…。
6時間かけて作った文書、保存し忘れて全部消えちゃって。
しかも2回も！あのときは本当に泣きそうでした。
えっ、先生でもそんなことあるんですか？それはショックですね…。
だからこそ、 保存方法の違いをちゃんと知っておくことが大事 なんです。
『名前を付けて保存』『上書き保存』『別名で保存』って、似てるようで役割が全然違うんですよ。
たしかに、なんとなく使ってましたけど、ちゃんと理解してないかも…。
この授業では、それぞれの保存方法の違いと使い分けをしっかり学べます。
さらに、WordやExcelで作った資料を『図として保存』する便利な方法も紹介しますよ。
それ、SNS投稿やチラシ作りにも使えそうですね！
そう！この授業を最後まで受講すれば、 保存ミスを防げる だけじゃなく、 作業効率もグッと上がります。
最終的に言えるのは――“保存の仕方を知ることは、時間と成果を守ること”なんです。
新規ファイルは『名前を付けて保存』する
初めて名前を付けるとき
赤ちゃんが生まれたら名前を付けますよね。👶🐶😺
ファイルも生まれたら、名前を付けてあげましょう！
ここでは、Wordを使って「名前を付けて保存」する方法をご紹介します。
- 「ファイル」タブを🖱️クリックします。
- 「名前を付けて保存」を🖱️クリックします。
すると、次のような＜保存できる場所＞が表示されます。＜保存できる場所の種類＞
● 最近使ったアイテム……最近使用したフォルダーが表示されます。
● OneDrive*……クラウド（インターネット上）に保存できるサービスです。
*OneDriveについて詳しくは、こちらをご参照ください👇
Microsoft 公式サイト：OneDrive とは – 楽しもう Office
● このPC……ローカルの保存場所。最近使ったアイテムとほぼ同じ表示です。
● 場所の追加……保存先を追加して、クラウド保存が可能になります。
● 参照……「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されます。
- 今回は［参照］を🖱️クリックして、 保存場所を指定 しましょう。
「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されますので、 保存したい場所を選びます。
今回は、デスクトップにある「名前を付けて保存しました！」フォルダー に、「名前を付けて保存します！」というファイル名で保存してみましょう。
保存の具体的な手順
1⃣ 保存する 場所 を選択します。
2⃣ 保存する フォルダー （今回は「名前を付けて保存しました！」）を🖱️ダブルクリックして開きます。
3⃣ 📄ファイルに名前（今回は「名前を付けて保存します！」）を付けます。
4⃣［保存］ボタンを🖱️クリックします。
- これで、 ファイルの保存が完了 しました！
タイトルバーにも、付けた名前「名前を付けて保存します！」が表示されています。
「同じ場所」に「同じファイル名」で保存することはできません。
1文字でも違えば、別ファイルとして保存できますよ！
連番だけを変えて同じ名前を付けたいときの〝プチ技〟
ドラマの〝シリーズもの〟のように、 番号だけを変えて同じ名前を付けたい ことってありますよね。
上記でもお伝えしたように、「同じ場所」に「同じファイル名」で保存することはできません。
そんなときは、「名前を付けて保存」ダイアログボックスを表示して、
次の手順で 一部分だけ入力し直すだけ で、スムーズに連番ファイルが作成できます。
2⃣ ダイアログボックスの「ファイル名」に、既存のファイル名が自動で入ります。
3⃣「ファイル名」の一部を変更します（例：「サスペンス劇場②」→「サスペンス劇場③」）
4⃣［保存］ボタンを🖱️クリックします。
5⃣ これで、連番ファイルが作成できました！
『上書き保存』の方法／間違えて上書き保存してしまったときの「復元」方法
上書き保存方法
名前を付けて保存したファイルを編集している最中、何かの拍子に……😱消えた。。。
そんな経験、ありませんか？（🤭私は何度もあります……）
だからこそ、編集中にこまめに実行していただきたいのが〝上書き保存〟です。
上書き保存とは、ファイル名を変更せずに、編集内容をその時点の状態で保存する機能 です。
作業の途中で保存しておくことで、 突然のトラブルにも備えられます。
ここでは、Excelを使って上書き保存の手順を解説します！
- 「男女別総人口推移」を2014年〜2019年の6年間分作成したいとします。
まずは新規ファイルに、2014年〜2016年までのデータを入力。
デスクトップの「名前を付けて保存しました！」フォルダーに「総人口推移」という名前で保存します。
※データ参考：統計局HP/人口推計（2019年（令和元年）10月1日現在）
-
編集を進めて、2019年まで入力したら、上書き保存を実行しましょう。
左上の［上書き保存］ボタンをクリックするだけでOKです！
別の方法で上書き保存する手順
1⃣「ファイル」タブを🖱️クリックします。
2⃣「上書き保存」を🖱️クリックします。
💡編集前も編集後も、ファイル名は変わりません。
そのままの名前で、最新の状態に更新されます。
上書き保存のショートカットキー
こまめに実行したい〝上書き保存〟には、便利なショートカットキーがあります。
Ctrl＋Sです。Sは”Save”を意味します。
ちなみに、まだ名前を付けていないファイルで Ctrl＋S を押すと、
「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示され、ファイル名の付け忘れを防いでくれます。
赤ちゃんも、ファイルも、生まれたら名前を付けてあげましょう！ということですね😊
実践的な使い方を解説しています！
上書き保存後の復元
便利な上書き保存ですが、 間違って保存してしまったとき 、「😩もう戻せない…」と諦めていませんか？
実は、 前の状態に戻す方法 があるんです！
いくつかある復元方法のうち、 初心者でも簡単にできる2種類 をご紹介しています。
👇詳しくはこちらをご受講ください
地デジ・BS・CS録画に対応しており、動作音が静かなのでリビングでも快適に使えます。
• USB 3.2 Gen1対応で高速転送
大容量データもスムーズに保存できるので、PCのバックアップや動画保存にも最適です。
• シンプル＆コンパクトなデザイン
黒一色の落ち着いた外観で、設置場所を選ばずインテリアにもなじみやすいのが嬉しいポイント。
『別名で保存』する
別の名前を付けて保存するという、「別名で保存」という方法があります。
手順は名前を付けて保存と同じです。
例えば、支店別の売上高報告をしたいときに、📄ファイルを支店ごとに新規作成していたらとても時間がかかってしまいます。
そこで、基礎となるテンプレートを作成しておいて、そこにデータを入力します。
ここで気を付けなければならないことは、そのまま上書き保存をしてしまうと、別の支店のデータを入力するたびに毎回データを消去しなければならないということです。
「別名で保存」することで、テンプレートはそのままで続きの入力がスムーズに行えます。
別名で保存する手順を、PowerPointで解説します！
- 「松支店」「竹支店」「梅支店」の売上高報告書を作成します。
新規で支店名やデータは未入力の「支店別売上高報告書テンプレート」を作成して名前を付けて保存します。
上項目「新規ファイルに名前を付けて保存する」と同じ手順で、デスクトップの「名前を付けて保存しました！」フォルダーに保存しましょう。
- 「支店別売上高報告書テンプレート」に直接「松支店」のデータを入力します。
「松支店」のデータを入力していますけれども、ファイル名は「支店別売上高報告書テンプレート」のままです。
- デスクトップにある「名前を付けて保存しました！」フォルダーに、「松支店売上高報告書」という名前を付けて保存しましょう。
すると、入力をしていた「支店別売上高報告書テンプレート」とは別に「松支店売上高報告書」ができました。
- 他の支店も同じように「支店別売上高報告書テンプレート」に入力をして、「竹支店売上高報告書」「梅支店売上高報告書」を作成しましょう。
- 最終的に、次の4つのファイルが出来上がりました。
● 支店別売上高報告書テンプレート
● 松支店売上高報告書
● 竹支店売上高報告書
● 梅支店売上高報告書このように、テンプレートから別名で保存することで、作業効率UPはもちろん資料のファイル名全体の統一化もできます！
名前を付けて保存のショートカットキー
別名で保存のときに使用する〝名前を付けて保存〟には、ファンクションキー F12が便利です。
番外編：「図として保存」をしてみましょう！
保存方法の番外編としまして、WordとPowerPointでできる「図として保存」をご紹介します。
図を扱うことがお好きな方にオススメの機能です！
図の種類は、図形・アイコン・テキストボックスなどがあり、組み合わせて〝グループ化〟できます。
けれども、コピー・貼り付け、移動、拡大・縮小をすると形が崩れてしまうことがあります。
そこで、「図」として貼り付けすることで形が崩れてしまうことを防ぎ、さらに図として保存することで、他の📄ファイルで「画像の挿入」で使用できるようになります！
今回は、図形（四角形：角を丸くする）とテキストボックスを組み合わせて、キーボードのキーを作ってみたいと思います。
👇「図」として貼り付けと「図として保存」を実際に一緒にやってみましょう。
- 次の箇所を順に🖱クリックして、図形の四角形：角を丸くするを挿入します。
●「挿入」タブ ➡「図」グループ ➡［図形］➡［四角形：角を丸くする］
- 次の箇所を順に🖱クリックして、図形に任意の書式を設定します。
●「描画ツール｜図形の書式」タブ ➡「図形のスタイル」グループ ➡［図形の塗りつぶし］［図形の枠線］［図形の効果］＜今回の設定＞
• 図形の塗りつぶし…薄い緑
• 図形の枠線…枠線なし
• 図形の効果…面取り▶角度
- テキストボックスを挿入、「Ctrl」と入力して任意の書式を設定します。
＜今回の設定＞
• フォント…HGP創英角ゴシックUB
• 文字の塗りつぶし…オレンジ、アクセント2、黒＋基本色50％
• 図形の枠線…枠線なし
テキストボックスの挿入方法など、詳しく解説している授業です。 -
図形とテキストボックスを選択して、次の箇所を順に🖱クリックして位置を中央に揃えます。
●「描画ツール｜図形の書式」タブ ➡「配置」グループ ➡［配置］➡［左右中央揃え］［上下中央揃え］
※少しずれてしまう場合は、選択して矢印キーで微調整できます。
- 図形とテキストボックスを選択して、次の箇所を順に🖱クリックして1つの図形にします。
●「描画ツール｜図形の書式」タブ ➡「配置」グループ ➡［グループ化］
- 「○」ハンドルを外向きに🖱ドラッグして拡大すると、図形と文字のバランスが崩れてしまいます。
- 図形をすべて選択して、次の手順で一旦図として貼り付けます。
● 🖱右クリック ➡［コピー］➡（マウスの位置をずらして）🖱右クリック ➡「図」
- 「○」ハンドルを外向きに🖱ドラッグして拡大しても図形と文字のバランスが崩れなくなります。
- 「図」を他の📄ファイルで「画像の挿入」で使用できるように、次の手順で「図として保存」します。
1⃣「図」を選択して、🖱右クリックします。
2⃣ 表示されたメニューの中から「図として保存」を🖱クリックします。
3⃣「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されます。
4⃣「ファイルの種類」を選択します。
（※「JPEGファイル インターチェンジ形式」がバランスが良くておすすめです。）
5⃣「ファイル名」を付けます。
6⃣［保存］を🖱クリックします。
さまざまな📄ファイルで、あなたが作成したオリジナルの図を活用してみましょう！
削除後は、図として保存しましょう。
挿入した図の扱い方に困ったときは、ぜひ👇下記の授業で解説している方法をお試しください。
まとめ
今回の授業は、ファイル保存の基本「名前を付けて保存」「上書き保存」「別名で保存」の違いを学びました。
それぞれの違いを知っておくことで、作業ミスを防ぎ、大切なデータをしっかり守ることができます。
さらに「図として保存」の方法を知っておくと、資料づくりやSNS投稿にも活用できて便利です。
頑張って作成した大切な作品や書類が泡と消えた…😭っとなりませんように、とくに上書き保存は 気づいたタイミングでコンスタントに実行 されるといいですね。
😄ご受講お疲れ様でした！
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